Digitale Archivierung

Klingt gut: Alles ist digital. Dieser große Stapel an digitalen Daten wird jedoch immer größer. Unternehmen können den Wald vor lauter Bäumen oft nicht sehen, daher ist es wichtig, den Überblick zu behalten. Denn digital zu arbeiten steht und fällt mit der Fähigkeit, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit leicht zu finden. Indem alles in einem übergreifenden digitalen Archivsystem untergebracht wird, werden digitale Informationen auf die richtige Weise archiviert. AIR bietet die Lösung!

Anforderung von Informationen

Weshalb ist die digitale Lösung von Archive-IT die richtige Wahl?

  • AVG-konform;

  • Effizienzsteigerung;

  • Informationen sind überall und jederzeit verfügbar;

  • Umfangreiche Berechtigungsstrukturen möglich;

  • Vollständig optimiert für Ihre eigene Benutzerfreundlichkeit.

Digitale Archivierung (1) | Archive-IT

Assured Integration of Records

Dokumente, die bereits digital sind oder von der Quelle digitalisiert wurden, werden in dem digitalen Äquivalent eines Aktenschranks abgelegt. Das Archiv, das Archive-IT anbietet, wird als „Assured Integration of Records“ oder AIR bezeichnet.

AIR ist in der Lage, unstrukturierte Daten durch die Verwendung von Metadaten zu strukturieren. Ein digitales Archiv ist nur dann wertvoll, wenn Sie es schnell und sicher suchen und finden können. AIR ist sozusagen ein digitaler Safe, in dem Sie alle Ihre Dateien sichern können. Ob es sich nun um ein Video, ein PDF, eine Word-Datei oder ein Audiofragment handelt, alle diese Dateien können in AIR! gespeichert werden. Durch intelligente Berechtigungsstrukturen, Protokollierung und eine umfangreiche Aufbewahrungsrichtlinie hat Ihr Informationsmanagement die volle Kontrolle. Außerdem kannst du noch weiter gehen. Durch die geschickte und dynamische Bündelung aller gespeicherten Daten mittels Smart Folder werden weitere Erkenntnisse aus den vorhandenen Daten gewonnen. Auf diese Weise werden Daten zu wertvollen Informationen erhoben.

Ein einzigartiger Aspekt von AIR ist die Aufbewahrungsrichtlinie: Eine Aufbewahrungsfrist ist mit den gespeicherten Dokumenten in AIR verknüpft. Dokumente mit einer Aufbewahrungsfrist sind nicht zu entfernen, ein perfektes Sicherheitsnetz für mögliche menschliche Fehler. Darüber hinaus ist es möglich, Prozesse durch einfache Workflows zu automatisieren und z.B. die Berechtigung zum Entfernen von Dokumenten zu strukturieren und zu sichern.

Vorteile von AIR:

  • Informationen aus verschiedenen Quellen in einer Datenbank;

  • Durch die Zuordnung der richtigen Metadaten zu Dokumenten wird die Suchzeit verkürzt;

  • Die Aufbewahrungsfristen lassen sich den Dokumenten bequem zuordnen und verhindern menschliche Fehler.

Laptop

Anpassbar

Systeme haben oft ein Standardlayout und fehlen oft ein wenig Personalisierung und damit Optimierung. Die Plattform von AIR hingegen kann vollständig an die Bedürfnisse des Benutzers angepasst werden. So kann ein Vorstandsmitglied schnell auf die Protokolle einer vorangegangenen Sitzung zugreifen und der Personalverantwortliche kann problemlos auf die Personalakten zugreifen.

Die AIR-Plattform ist so umfangreich, dass es unmöglich ist, alle Funktionalitäten und Annehmlichkeiten zu beschreiben. Du musst AIR erleben. Fordern Sie eine unverbindliche Demo an, um herauszufinden, welche Möglichkeiten für Ihr Unternehmen bestehen.

Positionierung AIR

AIR ist eine Content Services Plattform, auf der – wie der Name schon sagt – Content verwaltet wird. Die Tatsache, dass es sich um eine Plattform handelt, bedeutet einerseits, dass sie „offen“ ist und mit anderen Systemen verbunden werden kann, und andererseits, dass sie Funktionalitäten zur Strukturierung der Dienste rund um diese Inhalte bietet. AIR wird zur Verwaltung statischer Informationen verwendet und ist eine Ergänzung zu einem DMS oder Office 365. Darüber hinaus ist es hervorragend geeignet, alte Altsysteme auslaufen zu lassen, indem alle Daten in einem System gesammelt werden.

„Der große Vorteil der digitalen Datei von Archive-IT besteht darin, dass sie genau so aussieht wie die Papierakte. Tabs wurden hinzugefügt, das Aussehen ist das gleiche wie bei der Papierdatei und es gibt sogar eine Browsing-Funktion, die es uns ermöglicht, einfach durch die Dateien zu blättern. Diese kleinen Features machen einen großen Unterschied. Dank der praktischen Suchfunktion sind alle Informationen im Handumdrehen gefunden. Ich nenne das manchmal scherzhaft unsere digitale Papierakte. Für die Profis sind die Informationen genauso schnell digital abrufbar wie in der Papierakte, so dass keine Zeit durch die neue Arbeitsweise verloren geht.

Francie Peters | Gouverneurin, De Bureaus

„Sophia Rehabilitation suchte einen Partner, um die enorme Menge an Papierakten, insbesondere die medizinischen Akten, zu digitalisieren. Einer der Gründe dafür war, dass im neuen Gebäude kein Platz mehr für das Archiv war. Noch wichtiger war jedoch das Bestreben, ein papierloses und effizientes Arbeitsumfeld zu schaffen. Archive-IT war für uns der richtige Partner, um dieses Projekt durchzuführen!“

Bianca Holtman | Projektleiter, Sophia revalidatie

„Wir überlegten, es selbst mit einer eigenen Scanlinie zu machen, aber es wurde schnell klar, dass es zu lange dauern würde und auf diese Weise sehr ineffizient wäre. Wir hielten es für sehr wichtig, dass die Professionalität hoch ist und die gewünschte Geschwindigkeit des Projekts erreicht werden kann. Später haben wir auch die Software für den Zugriff auf unser digitalisiertes Archiv überprüft und auf JIM umgestellt. Die Ärzte arbeiten mit Medfolio (Nexus) zusammen, mit dem ein Link zu JIM hergestellt wird, um einen vollständigen Einblick in die digitalisierte Papierakte zu erhalten. Dadurch entsteht eine Gesamtdatei, neu und alt kombiniert.“

Maurits Hesselmans | Pflegemanager, ARTI

Unsere Kunden

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