Bildung

Das digitale Arbeiten im Bildungsbereich ist weitgehend akzeptiert. Dennoch stoßen wir immer noch auf viele Papierakten aus der Vergangenheit, und wir können verschiedene Informationsflüsse innerhalb dieses Sektors unterscheiden. Denken Sie an Personalakten, Schülerakten, Noten, Zeugnisse und zum Beispiel Verwaltungsakten. All diese Informationsquellen führen oft dazu, dass es keinen zentralen Überblick gibt, Dateien schwer zu finden und zu teilen sind und Ineffizienz die Folge ist. Auch die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften zu Aufbewahrungsfristen und Transparenz ist für viele Bildungseinrichtungen eine Herausforderung.

Was Ihre Bildungseinrichtung erreichen möchte:

  • Dokumente, auf die von mehreren Standorten aus zugegriffen werden kann.
  • Kein unnötiges Suchen nach dem richtigen Dokument mehr.
  • Verwalten Sie automatisch Aufbewahrungsfristen in Übereinstimmung mit Gesetzen und Vorschriften.
  • Die Digitalisierung eliminiert Papier in Ihrem Unternehmen.
  • Umfangreiche Protokollierung, wenn es um Informationssicherheit geht.
  • Einfache gemeinsame Nutzung von Dokumenten, mit Personen innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation.
  • Richten Sie Berechtigungen und Rechte richtig ein.

Digitalisieren

Wir empfehlen Ihnen, die Personal- und Studentenakten, die noch Teil Ihrer aktuellen Arbeitsprozesse sind, zu digitalisieren. Ein Berater von Archive-IT hilft Ihnen bei der Entscheidung, welcher Weg der Digitalisierung am besten zu Ihrer Situation passt. Archive-IT hat viel Erfahrung im Bildungsbereich, wenn es um die Digitalisierung geht, wir können Ihnen beim Layout, den Metadaten und vielem mehr helfen.

Vorteile digitale Datei

  • Ein Dokument kann von mehreren Personen gleichzeitig eingesehen werden.
  • Nur für autorisierte Mitarbeiter zugänglich.
  • Dokumente sind immer zugänglich, egal wo Sie sind.
  • Schnelles Suchen und Finden durch Zuweisung von Attributen.
  • Mit einer automatisierten Aufbewahrungsrichtlinie bewahren Sie nur auf, was notwendig ist.
  • Einfacher Austausch mit internen und externen Personen.
  • Die Dokumente werden gemäß den DSGVO-Richtlinien sicher gespeichert.
  • Machen Sie wertvollen Platz in Ihrer Organisation frei.

Integrationen

Gibt es in Ihrer Bildungseinrichtung noch Personalakten in Papierform? Dann ist es ratsam, diese Akten direkt in Ihr HR-System digitalisieren zu lassen. Archive-IT hat z.B. Verbindungen zu AFAS und Visma | Raet, wo die digitalisierten Dateien direkt in die eigene Anwendung unter dem richtigen Mitarbeiter importiert werden können. Arbeiten Sie mit einem anderen Paket? Überhaupt kein Problem. Archive-IT sorgt dafür, dass es in der richtigen Form geliefert wird, so dass es in großen Mengen importiert werden kann.

Digitale Archiveren

Bei Studentenakten oder anderen Dokumenten sehen wir oft, dass die aktuellen Anwendungen nicht ausreichend in der Lage sind, dokumenten-/dateienübergreifend zu suchen oder die richtigen Aufbewahrungsfristen mit den richtigen Dokumententypen zu verknüpfen. Deshalb hat Archive-IT eine Software entwickelt, mit der dies einfach und gesetzeskonform erfolgen kann. Indem Sie einzelnen Dokumenten Metadaten zuweisen, können Sie datei- und dokumentübergreifend suchen. Suchen Sie das eine Diplom? Mit wenigen Mausklicks steht es Ihnen zur Verfügung. Neugierig auf diese Technologie? Hier erzählen wir Ihnen mehr darüber!

Physische Archivierung

Die physische Archivierung bietet eine Lösung für Dateien, die selten oder nie konsultiert werden. Denken Sie z. B. an Akten von Mitarbeitern, die ihren Arbeitsplatz verlassen haben, oder an Unterlagen von Schülern, die die Schule vor langer Zeit verlassen haben. Auch die Finanzunterlagen der Verwaltung sind oft noch auf Papier. Diese Dokumente müssen oft eine Aufbewahrungsfrist einhalten und sind nicht mehr Teil der aktuellen Arbeitsprozesse. Benötigen Sie unerwartet noch ein Dokument? Dann fordern Sie es über unseren Scanning-on-Demand-Service an. Sie erhalten die Datei dann physisch oder digital, je nach Bedarf.


Customer case

Kindante wollte, dass alle Daten eines Mitarbeiters an einer zentralen Stelle abgerufen werden können. Lesen Sie mehr darüber, welche geeignete Lösung Archive-IT hierfür anbot.

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