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Pflegegruppe Tangenborgh ist auf die Altenpflege mit den Schwerpunkten Wohnen, Pflege und Soziales spezialisiert. Ihr Ziel erreichen sie in der Region Süd-Drenthe, wo sie sich dadurch auszeichnen, dass sie den Menschen nahe sind und die Wünsche ihrer Bewohner wirklich kennen. Zorggroep Tangenborgh hat seine digitalen Ziele klar formuliert, um effizienter und transparenter arbeiten zu können. Archive-IT half ihnen, die Digitalisierungsarbeiten der Personalabteilung durchzuführen.

Gerwin Maat (Ass. Head of Automation) und Miriam Klok (Project Manager eHRM) von Zorggroep Tangenborgh erklären, welche Schritte sie unternommen haben, um diese effiziente, transparente und sichere Personalabteilung zu realisieren.

Die Wahl für Archive-IT

„Ich habe den Prozess von Anfang an begleitet: von der Lieferantenauswahl über die Planung bis hin zur Endbewertung. Für uns war das Scannen unserer Personalakten selbst keine Option. Wir wollten dies einer Partei überlassen, die auf diesen Bereich spezialisiert ist, die schnell reagieren kann und vor allem die Sicherheit der Daten angemessen gewährleisten kann. Personalakten sind äußerst sensibel für den Datenschutz, und eine gute Sicherheit und Zertifizierung zu diesem Thema war daher entscheidend für unsere Entscheidung. Es fühlte sich sofort gut an. Bevor wir mit Archive-IT arbeiteten, machte ich die Reise nach Reuver, um tatsächlich zu erfahren, mit welcher Organisation wir es zu tun haben, welche Maßnahmen sie ergriffen haben und um die Dienstleistungen in der Praxis zu sehen. Dieses gute Gefühl wurde bei diesem Besuch weiter bestätigt.“ sagt Gerwin mit Überzeugung.

Eine vollständige Bereitstellung von Informationen

Miriam Klok war aus ihrem Fachgebiet an den Inhalten des Projekts beteiligt. „Als wir in unserer AFAS-Umgebung auf die digitale Personalakte umgestiegen sind, war mir sofort klar, dass mit diesen Papierakten etwas“ getan werden musste. Um alles vollständig zu halten, war dieser Digitalisierungsprozess unvermeidlich. Und das ist gut so: Jetzt, da wir alles digital haben, können wir viel effizienter arbeiten. Die Mitarbeiter können ihre eigene Akte einsehen, was uns zu einer transparenten Abteilung macht. Bevor wir alle Akten in großen Mengen von Archive-IT digitalisiert haben, haben wir ein Pilotprojekt mit Archive-IT durchgeführt. Sie haben vorab 40 Dateien für uns digitalisiert. Das war für uns ein sehr angenehmer Ansatz; dieser Pilotversuch hat uns in der Praxis gezeigt, ob unsere Entscheidungen in Bezug auf die digitale Datei die richtigen waren, und wir konnten sie auch bei Bedarf verfeinern. Das gab uns Zuversicht, als wir den großen Digitalisierungskampf begannen“, sagt Miriam.

Gerwin ergänzt das noch: „Es versteht sich von selbst, dass es immer etwas Zeit braucht, um sich an eine neue Arbeitsweise zu gewöhnen, aber wir können auf ein sehr erfolgreiches Projekt zurückblicken. Die sachliche Mentalität, die Flexibilität und die Beratungsrolle von Archive-IT haben diesen Erfolg maßgeblich bestimmt. Unsere digitalen Ambitionen gehen viel weiter und Schritt für Schritt wird Pflegegruppe Tangenborgh vollständig digital.“

Wir danken Pflegegruppe Tangenborgh für das Vertrauen in Archive-IT!

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