Viele Rechtsakten haben verbindliche Aufbewahrungsfristen und führen daher oft zu überfüllten Archiven. Das Notariat Olivier Waterkeyn im belgischen Waterloo erkannte dieses Problem und begann ein Gespräch mit Archive-IT.
Externe Lagerung
Die Notariatskanzlei hat sich dafür entschieden, einen Teil ihres Archivs extern bei Archive-IT zu lagern. Isabelle de Stefani, lic. Notar, bei Notar Olivier Waterkeyn, sagt: „Unser primäres Ziel war es, Platz zu sparen. Unsere Archivregale waren überfüllt, und es wurde immer komplizierter, dem Archiv neue Dateien hinzuzufügen. Darüber hinaus finden wir es sehr wichtig, unser Archiv konsultieren zu können, wenn eine Akte benötigt wird. Archive-IT schlug daraufhin vor, unsere ältesten Akten, die relativ selten konsultiert werden, extern in ihren sicheren Archivräumen zu lagern. Diese Lösung erfüllt unsere Anforderungen perfekt: In unserem Büro ist wieder Platz geschaffen worden und wir haben die Gewissheit, dass wir unsere Akten bei Bedarf innerhalb kurzer Zeit in elektronischer oder physischer Form zur Verfügung haben werden.“
Verlauf des Projekts
Isabelle fährt fort: „Wir haben uns dafür entschieden, dieses Projekt in Phasen anzugehen, so dass es nach drei Jahren abgeschlossen sein wird. Das funktioniert perfekt. Jede Phase verläuft auf die gleiche Weise: Archive-IT stellt uns Archivkartons zur Verfügung, in denen wir unsere Dateien ablegen. Diese Kartons werden dann mit einem Barcode-Etikett versehen. Auf diese Weise wird ein genaues Inventar unserer archivierten Dateien erstellt und diese werden dann in den sicheren Speicherplatz von Archive-IT transportiert. Wenn die Kisten gefüllt sind, vereinbaren wir einen Termin und Archive-IT kommt sie abholen. Der Transport von unserem Büro zur Archive-IT-Einrichtung erfolgt immer direkt, so dass die Gefahr einer Vermischung mit anderen Archive-IT-Kunden ausgeschlossen ist.“
Vertrauensvolle Zusammenarbeit
Das Notariat Olivier Waterkeyn und Archive-IT arbeiten schon seit längerer Zeit zusammen. Zusammen mit der Erfahrung, die Archive-IT mit Notariaten hat, hat dies sofort viel Vertrauen geschaffen. Isabelle: „Das Projekt wurde von allen beteiligten Parteien, sowohl von der Archive-IT als auch von unseren Mitarbeitern, sehr gut koordiniert. Unsere Kontaktperson bei Archive-IT schlug eine Arbeitsmethode vor, die unter Berücksichtigung des festgelegten Budgets für alle geeignet war. Wir sind daher sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit mit Archive-IT. Ein großes Kompliment an die Mitarbeiter für ihre Freundlichkeit und effiziente Arbeitsweise!“
Archive-IT dankt dem Notariat Olivier Waterkeyn für das Vertrauen!