Überfüllte Archivräume, unübersichtliche Aktenschränke, Ordner, die im Weg stehen, und die Schwierigkeit, im entscheidenden Moment das richtige Dokument zu finden – kommt Ihnen das bekannt vor? Viele Organisationen haben Schwierigkeiten mit papierbasierten Informationsflüssen, die oft historisch gewachsen sind. Gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen führen zusätzlich dazu, dass physische Archive viel Platz beanspruchen, obwohl sie im täglichen Arbeitsprozess nicht mehr benötigt werden.
Physische Archivierung
Externe Speicherung Ihres Archivs
Nicht jedes Archiv sollte auf dieselbe Weise gelagert werden. Um unseren Kunden die bestmögliche Lösung zu bieten, hat Archive-IT drei verschiedene Formen der Archivlagerung entwickelt. Welche Lagerungsart am besten geeignet ist, hängt ab von der Aktualität, der Zugriffshäufigkeit, den Aufbewahrungsfristen, dem Archivtyp, den Anforderungen und dem Budget. Unsere Berater ermitteln gemeinsam mit Ihnen die passende Lösung.
Ihre Vorteile bei der externen Archivierung
- Höchste Sicherheit für Ihre Dokumente – physisch und digital.
- Wertvoller Raum wird in Ihrer Organisation freigesetzt.
- Zugriff nur für autorisierte Personen.
- Einfaches Anfordern von Archivdokumenten über unsere Anwendung.
- Automatische Verwaltung von Aufbewahrungsfristen.
Paletten Lagerung
Für Archivgut, das selten oder gar nicht mehr eingesehen wird, aber aus rechtlichen Gründen noch aufbewahrt werden muss, eignet sich die Palettenlagerung optimal.
- Ihre Unterlagen werden in Kartons oder Ordnern auf Paletten gelagert.
- Niedrige jährliche Lagerkosten.
- Benötigen Sie doch einmal ein Dokument, erhalten Sie es innerhalb von 24 Stunden digital über Scanning on Demand.
Individuelle Lagerung
Papierdossiers, die nicht täglich gebraucht, aber im Bedarfsfall schnell verfügbar sein müssen? Die individuelle Lagerung bietet absolute Lieferzuverlässigkeit.
- Jedes Dossier wird einzeln erfasst und archiviert.
- Höchste Sicherheitsmaßnahmen – physisch und digital.
- Über Scanning on Demand ist Ihr Dossier innerhalb von 90 Minuten digital verfügbar.
Klimatisierte Lagerung
Einige Archive unterliegen den Anforderungen des Archivgesetzes und müssen über Jahrhunderte oder sogar unbegrenzt aufbewahrt werden.
- Höchste Sicherheitsvorkehrungen – physisch wie digital.
- Speziell klimatisierte Archivräume mit umfangreicher Klimaregulierung.
- Schneller digitaler Zugriff über Scanning on Demand.
