Digitale Dokumente enthalten wertvolle Informationen. Ohne klare Struktur ist es jedoch oft schwierig, schnell die richtigen Dokumente zu finden. Durch Klassifizierung werden Dokumente automatisch erkannt und dem passenden Dokumenttyp zugeordnet. So werden aus unstrukturierten Daten strukturierte Informationen. Ihre Dokumente erhalten eine passende Bezeichnung und werden direkt der richtigen Kategorie zugeordnet. Das schafft Übersicht und erleichtert die weitere Verwaltung.
Klassifizierung
Wann ist eine Klassifizierung sinnvoll?
Eine Klassifizierung eignet sich sowohl für Digitalisierungsprojekte als auch für Dokumente, die bereits digital vorliegen. Typische Anwendungsfälle:
- Personalakten: Digitale Personalakten sind häufig anders aufgebaut als klassische Papierakten. Durch die Klassifizierung können Dokumente bereits während der Digitalisierung automatisch den passenden Registern, Dokumenttypen oder Kategorien zugeordnet werden
- Bauakten: Dokumente wie Pläne, Zeichnungen und Schriftverkehr können automatisch nach Dokumenttyp kategorisiert werden. Das erleichtert die Verwaltung und sorgt dafür, dass Informationen erheblich schneller wiedergefunden werden.
Wie funktioniert die Klassifizierung?
Unser Beratungsteam begleitet Sie Schritt für Schritt durch den Klassifizierungsprozess:
- Bestandsaufnahme: Gemeinsam analysieren wir, welche Dokumenttypen klassifiziert werden sollen.
- Softwaretraining und Einrichtung: Die Software wird so trainiert, dass sie Dokumenttypen automatisch erkennt.
- Pilotprojekt: Im Rahmen eines Pilotprojekts testen wir die Software mit einem repräsentativen Datensatz.
- Optimierung: Wir analysieren die Ergebnisse und passen das Training gegebenenfalls an.
- Massenklassifizierung: Alle Dokumente werden automatisch nach den definierten Regeln klassifiziert.
- Manuelle Kontrolle: Ausnahmen werden anschließend geprüft und bei Bedarf angepasst.
Warum eine Klassifizierung?
- Die Klassifizierung bringt Struktur in Ihr digitales Dokumentenmanagement und sorgt für eine klare, nachvollziehbare Ordnung.
- Informationen lassen sich einfacher und schneller finden, genau dann, wenn sie benötigt werden.
- Das Dokumentenmanagement ist besser auf Ihre bestehenden Arbeitsprozesse abgestimmt. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
- Aufbewahrungsfristen können auf Dokumentenebene hinterlegt und verwaltet werden, sodass gesetzliche Vorgaben und Compliance-Anforderungen zuverlässig erfüllt werden.
Möchten Sie wissen, wie Klassifizierung Ihrer Organisation helfen kann? Archive-IT berät Sie gerne. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Gespräch.
