Verfügt Ihre Organisation über unterschiedliche Dokumenttypen, die Sie nach gesetzlichen Vorgaben aufbewahren müssen, und wissen Sie nicht, wie Sie dabei am besten vorgehen sollen? Mit unserem digitalen Archivsystem AIR bringen Sie Ordnung in das Dokumentenchaos und speichern Ihr gesamtes Archiv sicher und rechtskonform auf einer einheitlichen Plattform.
AIR
Assured Integration of Records
Archive-IT bietet mit AIR eine leistungsstarke Lösung, um Struktur in die Verwaltung digitaler Dokumente zu bringen. Ihr gesamtes Archiv wird dafür in einem zentralen System erfasst und verwaltet. Dadurch bleiben alle Dokumente und Akten während der gesamten Aufbewahrungsfrist zugänglich, authentisch, zuverlässig und nutzbar. Mit leistungsstarken Funktionen im Bereich Records Management ermöglicht AIR die Verwaltung Ihres digitalen Archivs nach den geltenden gesetzlichen Vorgaben. Speichern Sie Ihre Dokumente sicher in einer geschützten Umgebung und nutzen Sie Metadaten, um Informationen effizient zu organisieren, zu durchsuchen und wiederzufinden.
Funktionen des digitalen Archivsystems AIR
- Dokumente aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten, um Erkenntnisse zu gewinnen.
- Neue dynamische Akten auf Basis von Metadaten erstellen, sodass Dokumente aus unterschiedlichen Quellsystemen in einer gemeinsamen Akte zusammengeführt werden können.
- Dokumente oder Dokumentauswahlen sicher intern und extern teilen, wahlweise nur zur Ansicht, mit Downloadmöglichkeit oder mit zeitlich begrenztem Zugriff.
- Dokumente einfach zum System hinzufügen.
- Dokumente aus beliebigen Quellen hochladen.
- Individueller Datenzugriff für mehrere berechtigte Personen gleichzeitig.
- Intelligentes und effizientes Workflowmanagement.
- Rechts- und datenschutzkonformes Vertragsmanagement.
- Dateien einfach mit Dritten außerhalb der eigenen Unternehmensstruktur teilen.
- Einfache und umfassende Rechte- und Zugriffsverwaltung.
- Zugriffsrechte auf Dokumentenebene steuerbar.
Ordnungsplan für digitale Archive
Um AIR optimal zu nutzen, erstellen wir gemeinsam mit Ihnen einen Ordnungsplan. Dabei analysieren wir, welche Dokumenttypen in Ihrer Organisation vorhanden sind, welche Aufbewahrungspflichten bestehen und welche Metadaten für jedes Dokument erforderlich sind. Dieser Plan bildet die Grundlage Ihres digitalen Archivs. Neue Dokumente werden nach diesen Vorgaben eindeutig, strukturiert und effizient archiviert.
Offloading von Daten
Ein digitales Archiv mit unveränderbaren Dokumenten ist ein Aspekt. Eine weitere wichtige Anwendung von AIR ist die Entlastung bestehender Systeme. Da Daten in allen Formen und Systemen exponentiell wachsen, geraten Primärsysteme an ihre Grenzen, was zu Leistungseinbußen und unnötigem Frust führt. Das Offloading von Daten schafft Raum und steigert die Effizienz. Archive-IT sorgt dafür, dass bestimmte abgeschlossene Daten aus dem Primärsystem extrahiert und sicher in AIR importiert werden.
Die Vorteile von AIR
- Sichere Cloudlösung mit privaten Rechenzentren in den Niederlanden und Frankreich.
- Revisionssichere Archivierung zur Gewährleistung der Dokumentenauthentizität.
- Geeignet für die langfristige Archivierung von Dokumenten.
- Unterstützt alle Dateiformate, einschließlich Audio, Video und Dokumente, und bildet damit die Grundlage für Ihr VNA oder E-Depot.
- Metadaten für jede Datei sorgen für optimale Auffindbarkeit.
- Flexibles Löschkonzept, das auf Basis von Metadaten gesteuert werden kann.
- Vollständig individuell konfigurierbar.
- Erfüllt alle gesetzlichen und fachliche Anforderungen, darunter ISO 16175 und ISO 14721 (OAIS).
- Entlastet Primärsysteme und verbessert deren Leistung (Offloading).
