Digital compliancy

Der Berg an digitalen Daten in jeder Organisation wird immer größer. Dies führt zu einem Verlust der Übersicht und macht es unmöglich, die korrekten Gesetze und Vorschriften einzuhalten. Es gibt oft eine Vielzahl von "Orten" für die digitale Archivierung von Daten. Ein Teil davon befindet sich zum Beispiel im CRM-System und im ERP-Paket, andere Informationen werden über Outlook, SharePoint oder andere Systeme bezogen. Auch werden viele Dokumente noch lokal auf einer Festplatte gespeichert. Da die Dokumente nicht mit den richtigen Merkmalen versehen wurden, ist das Suchen, Finden und Speichern gemäß einer angemessenen Aufbewahrungsrichtlinie für viele Unternehmen eine große Herausforderung. Die Übersicht geht verloren und die Zuverlässigkeit lässt zu wünschen übrig. Beginnen Sie also mit einem digitalen Archiv.

AIR

AIR steht für Assured Integration of Records und wird als übergreifendes System eingesetzt, um Ordnung im digitalen Chaos zu schaffen. Digitale Dokumente müssen viele Anforderungen erfüllen, die in einem digitalen Archiv aufgezeichnet werden müssen. AIR bietet alle Funktionalitäten, um dies in einer benutzerfreundlichen, anwendbaren und vollständig konformen Weise zu erfassen. Mit AIR nutzen wir die Kraft der Metadaten zum Klassifizieren, Navigieren, Suchen und Finden.

Funktionalitäten

Einige der Funktionalitäten, die Ihnen AIR bietet:

  • Digitale Archivierung und Verwaltung, auf Dokumentenebene.
  • Metadaten-gesteuert.
  • Einrichten eines Archivs zur Identifizierung von Dokumenttypen.
  • Richten Sie automatisch eine umfassende und detaillierte Aufbewahrungsrichtlinie ein.
  • Verwaltung von Aufzeichnungen.
  • Zahlreiche Integrationsmöglichkeiten mit externen Systemen.

 

  • Hochladen von Dokumenten aus beliebigen Quellen.
  • Jeder Benutzer kann Dokumente aus seiner eigenen Perspektive betrachten und darauf zugreifen.
  • Workflow-Management.
  • Vertragsmanagement.
  • Einfache gemeinsame Nutzung von Dokumenten, auch mit Personen außerhalb Ihres Unternehmens.
  • Umfangreiche Rechte- und Berechtigungsstruktur möglich.
  • Sicherheitsregeln können auf Dokumentenebene festgelegt werden.

Entladen von Daten

Ein digitales Archiv mit geschlossenen Dokumenten ist eine Sache. Eine weitere Anwendung von AIR ist, dass es bestehende Systeme entlastet. Da Daten, egal in welcher Form und in welchem System, exponentiell wachsen, werden Primärsysteme überlastet. Dies führt zu Leistungsproblemen und unnötigen Frustrationen. Das Auslagern von Daten schafft Platz. Archive-IT sorgt dafür, dass bestimmte geschlossene Daten aus dem Primärsystem extrahiert und in AIR importiert werden.

Dies wird erreicht:

  • Das primäre System, das täglich benötigt wird, gewinnt durch weniger Daten an Leistung.
  • Sie können sofort eine Aufbewahrungsrichtlinie für abgeschlossene Dokumente einführen, damit Sie nichts länger als nötig aufbewahren.
  • Eine intelligentere Nutzung der Speicherkapazität kann zu Kosteneinsparungen führen.

Der Prozess

Wir beginnen damit, Ihren Bedarf zu ermitteln. Was sind die Hindernisse und wie kann AIR eine Lösung anbieten? Während der Einführung findet auch eine kurze Demo-Präsentation statt. Nach einem maßgeschneiderten Vorschlag und einer ausführlichen, umfassenden Demo haben Sie die Wahl. Entscheiden Sie sich für die digitale Archivierung mit Archive-IT? Dann wird der folgende Vorgang gestartet.

  1. Definieren von Dokumenttypen & entsprechenden Metadaten
  2. AIR-Konzeptentwurf
  3. Proof of Concep
  4. Implementierung und endgültiger Entwurf

Demo-Anfrage

Fordern Sie eine unverbindliche Demo über das Kontaktformular an.

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