AIR von Archive-IT: Mehr als nur Datenarchivierung

Der Berg an digitalen Daten in jeder Organisation wird immer größer. Dabei kann schnell die Übersicht verloren gehen. Für Unternehmen wird es dann schwer, gesetzlich vorgeschriebene Datenschutzbestimmungen oder Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Ein Grund: Digitale Daten werden häufig unkontrolliert und ohne System an vielen verschiedenen Orten gespeichert. Ein Teil davon befindet sich zum Beispiel im CRM-System, ein anderer im ERP, wiederum andere Informationen werden über Outlook, SharePoint oder andere Systeme geteilt. Nicht zu vergessen sind Dateien, die auf lokalen Festplatten oder USB-Sticks gesichert werden. Da diese Dateien nicht standardisiert erfasst und archiviert wurden, ist das Suchen, Finden und Speichern im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsrichtlinien für viele Unternehmen eine große Herausforderung und kaum ohne Software lösbar. Die digitale Archivierung mit einer smarten IT-Lösung sorgt für Abhilfe.

Effizientes Dokumentenmangementsystem: AIR von Archive-IT

AIR steht für Assured Integration of Records und wird als übergreifendes System eingesetzt, um Ordnung im digitalen Chaos zu schaffen. Digitale Dokumente müssen viele Anforderungen erfüllen, die in einem digitalen Archiv aufgezeichnet werden müssen. AIR bietet alle Funktionalitäten, um dies in einer benutzerfreundlichen und vollständig rechtskonformen Weise zu realisieren. AIR verwendet u.a. Metadaten zum Klassifizieren, Navigieren, Suchen und Finden von Daten aus Ihrem digitalen oder physischen Archiv.

Highlights unserer Software

Einige der Funktionalitäten, die Ihnen AIR bietet:

  • Digitale Archivierung und Verwaltung auf Dokumentenebene.
  • Metadaten gesteuerte, intelligente Suchfunktion.
  • Einrichtung eines Archivs zur Identifizierung von Dokumententypen.
  • Automatisch eingerichtete, umfassende und detaillierte Aufbewahrungsrichtlinien.
  • Verwaltung von Aufzeichnungen.
  • Vielfältige Schnittstellen zu anderen Systemen.

  • Hochladen von Dokumenten aus beliebigen Quellen.
  • Individueller Datenzugriff von mehreren Nutzern gleichzeitig.
  • Smartes und effizientes Workflow-Management.
  • Rechts- und datenschutzkonformes Vertragsmanagement.
  • Einfaches Teilen von Dateien mit Dritten außerhalb der eigenen Unternehmensstruktur.
  • Einfache und umfassende Rechte- und Zugriffsverwaltung.
  • Zugriffsrechte auf Dokumentenebene steuerbar.

Entlastung von IT-Systemen

Ein digitales Archiv mit geschlossenen Dokumenten erfordert nicht nur hohe Speicherkapazitäten, sondern erzeugt auch hohe Datenvolumina. Greifen z.B. viele Nutzer gleichzeitig auf Daten zu, werden IT-Systeme oftmals an ihre Belastungsgrenzen gebracht. AIR kann für Abhilfe sorgen, indem es bestehende Systeme entlastet. Durch das Auslagern von Daten schaffen Sie Platz. archive-IT sorgt für den sicheren Datenimport in unser System.

Dies wird erreicht:

  • Ihr IT-System wird durch die Entlastung und das Outsourcen des Datenarchivs leistungsfähiger und schneller.
  • Sie können sofort eine Aufbewahrungsrichtlinie für abgeschlossene Dokumente einführen, damit Sie nichts länger als nötig aufbewahren.
  • Durch die intelligentere Nutzung der Speicherkapazität profitieren Sie von geringeren Betriebskosten.
  • Sie haben jederzeit Zugriff auf Ihre Daten und können Dokumente ohne Begrenzung sichern.

Ihr Weg zu einem Datenarchivierungskonzept mit AIR

In einem gemeinsamen Gespräch können wir u.a. Fragen klären wie „Wo sind Hürden und Herausforderungen bei der Datenverwaltung und wie kann AIR zur Lösung beitragen?“ In einem Demo-Test können Sie sich von der Leistungsfähigkeit von AIR überzeugen. Danach erhalten Sie auf Wunsch ein unverbindliches Angebot für Ihr Unternehmen.

Sagen Sie zu, kommen folgende Schritte:

  1. Definieren von Dokumenttypen & entsprechenden Metadaten
  2. AIR-Konzeptentwurf
  3. Proof of Concept
  4. Implementierung und endgültiger Entwurf
  5. Start Ihres effizienten Datenmanagementsystems

Demo-Anfrage

Heben Sie Ihre Datenarchivierung und -verwaltung auf ein neues Level: AIR von Archive-IT. Jetzt Kontakt aufnehmen!

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