Sichere Digitalisierung Ihrer Dokumente

Digitalisierung nach Maß

Für jedes Projekt wählen wir die passende Methode – von Massenscans bis zur sensiblen Einzelverarbeitung. Archive-IT digitalisiert unter anderem:

• Bücher und gebundene Werke.
• Großformatige Zeichnungen und Bauakten (bis DIN A0+).
• Patienten- und Personalakten.
• Historische oder fragile Dokumente.

Ihre Vorteile auf einen Blick

• Mehr Platz durch die Reduzierung von Papierarchiven.
• Standortunabhängiger und schneller Zugriff auf digitale Dokumente.
• Vergabe individueller Lese- und Bearbeitungsrechte.
• Bessere Kontrolle und Transparenz über Ihre Daten.
• Schnelles Auffinden durch intelligente Suchfunktionen.
• Anbindung an IT-Systeme für Analysen und Reports.
• Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Löschfristen gemäß DSGVO.

Hochwertiges Scannen

Wir sind hervorragend ausgestattet mit Scannern namhafter Hersteller. Für die große Zahl unterschiedlicher Medien verwenden wir Einzugs-, Flachbett- und Aufsichtscanner (Buchscanner). Mit diesen Geräten decken wir den Bereich von DIN A4 (und kleiner) bis DIN A0 und Übergrößen ab. Unterstützt durch Bildbearbeitungs- und Bildaufbereitungssoftware (wie z.B. VRS) werden aus den Originalen qualitativ hochwertige Digitalisate erstellt.

Für besonders sensible Daten bieten wir Scannen bei Ihnen vor Ort an – z. B. in mobilen Bürocontainern, die wir bereitstellen. So vermeiden Sie Transportrisiken und behalten volle Kontrolle über Ihre Dokumente.

Datenprüfung

Wir nehmen Ihnen die komplette Aufbereitung Ihrer Akten ab. Unsere Leistungen zur Dokumentenvorbereitung und -prüfung umfassen:

• Entheften, Glätten und Sortieren Ihrer Unterlagen.
• Visuelle Kontrolle während des Scanprozesses.
• Automatisierte und manuelle Qualitätsprüfung (Auflösung, Vollständigkeit, Duplikate).
• Digitale Optimierung: Leerseitenentfernung, Ausrichtung, OCR-Volltexterkennung.
• Sichtkontrolle bei der Indexierung.
• Stichprobenkontrolle durch unser Team und Ihre Projektverantwortlichen.

Schritt für Schritt zur Ihrem digitalen Dokumentenbestand

1. Bestandsaufnahme

Ein erfahrener Berater schaut sich mit Ihnen die Dokumente an, die Sie digitalisieren wollen. Er erklärt Ihnen die Möglichkeiten und berät Sie, wie Sie diese am besten nach Ihren Wünschen, Anforderungen und Ihrem Budget umsetzen können.

2. Unverbindliches Angebot

Archive-IT macht Ihnen ein Angebot, in dem alle Details und Leistungen rund um die Datendigitalisierung aufgeführt sind.

3. Vereinbarung & Planung

Werden Sie mit Archive-IT arbeiten? Dann wird Ihnen ein Projektmanager zugewiesen, der während des Prozesses Ihr Ansprechpartner ist. Der Projektleiter vereinbart mit Ihnen die endgültigen Scan-Termine und erstellt eine Online-Planung, auf die Sie jederzeit zugreifen können, um den Prozess zu verfolgen.

4. Transport

Wir kümmern uns um den sicheren Premium-Transport von Ihrem(n) Standort(en) zum deutschen Standort von Archive-IT.

5. Anmeldung

Alle Dateien werden einzeln registriert und mit einer eindeutigen Barcode-Nummer versehen. Sie erhalten ein Empfangsprotokoll. Auf diesem Protokoll werden alle von Archive-IT registrierten Dateien aufgelistet. So garantieren wir Ihnen, dass 100% der gelieferten Dokumente auch digitalisiert wurden.

6. Scan-Vorbereitung und Reinigung

Die Dateien werden von nicht scanbaren Materialien wie Heftklammern und Büroklammern gereinigt. Der Inhalt kann auch, entsprechend der Vereinbarung, bereinigt werden.

7. Digitalisierung

Mit hochwertigen High-Volume-Scannern digitalisieren wir Ihre Dokumente im Eiltempo. Leere Seiten werden automatisch herausgefiltert.

8. Datenanreicherung

Es ist möglich, Ihre Daten anzureichern, z.B. mit Hilfe von OCR, Parsing oder Datenextraktion. Dabei handelt es sich um Softwareschritte, die nach dem Digitalisierungsprozess durchgeführt werden und die Ihren Daten aufwerten.

9. Exportieren

Nach dem Digitalisieren und Datenanreicherung werden die digitalen Dateien für den Export vorbereitet, z.B. in Ihr System oder in das Portal von Archive-IT.

10. Vernichtung/Lagerung/Rückgabe

Wenn das Projekt abgeschlossen ist, wird Archive-IT sowohl die digitalen als auch die physischen Daten für drei Monate aufbewahren. Nach diesen drei Monaten haben Sie die Wahl: vertrauliche Vernichtung, Einlagerung bei Archive-IT oder Rückgabe.

Scan on Demand

Sie möchten nicht das gesamte Archiv auf einmal digitalisieren? Kein Problem! Wir lagern Ihre Akten sicher ein und digitalisieren sie auf Abruf. Ihre Vorteile:

• Bedarfsgerechte Digitalisierung spart Kosten.
• Schneller Zugriff auf angeforderte Dokumente (digital oder physisch).
• Effizienter, störungsfreier Workflow – auch während der Digitalisierung.