Digitalisierung Ihres Papierarchivs durch Experten

Maßgeschneiderte Lösungen

Für jedes Projekt wählen wir die passende Methode, vom Massenscan bis zur sensiblen Einzelverarbeitung. Archive-IT digitalisiert unter anderem:

• Bücher und gebundene Werke.
• Großformatige Zeichnungen und Bauakten (bis DIN A0+).
• Patienten- und Personalakten.
• Historische oder fragile Dokumente.

Vorteile der Archivdigitalisierung

• Mehr Platz durch die Reduzierung von Papierarchiven.
• Schneller und standortunabhängiger Zugriff auf digitale Dokumente.
• Vergabe individueller Lese- und Bearbeitungsrechte.
• Mehr Kontrolle und Transparenz über Ihre Daten.
• Schnelles Auffinden durch intelligente Suchfunktionen.
• Anbindung an IT-Systeme für Analysen und Reports.
• Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Löschfristen gemäß DSGVO.

Hochwertiges Scannen

Wir arbeiten mit leistungsstarken Scannern namhafter Hersteller. Für die unterschiedlichen Vorlagen und Medien setzen wir Einzugs-, Flachbett- und Aufsichtscanner (Buchscanner) ein. Damit decken wir Formate von DIN A4 und kleiner bis DIN A0 sowie Übergrößen ab. Unterstützt durch Bildbearbeitungs- und Bildaufbereitungssoftware, zum Beispiel VRS, entstehen aus den Originalen hochwertige Digitalisate. Auf diese Weise gelingt die Digitalisierung Ihres Archivs unter Einhaltung höchster Qualitätsstandards.

Besonders sensible Daten scannen wir auf Wunsch direkt bei Ihnen vor Ort, beispielsweise in unseren mobilen Bürocontainern. So vermeiden Sie Transportrisiken und behalten jederzeit die volle Kontrolle über Ihre Dokumente.

Datenprüfung

Wir übernehmen die vollständige Vorbereitung und Prüfung Ihrer Akten. Unsere Leistungen zur Dokumentenvorbereitung und -prüfung umfassen:

• Ausheften, Entfernen von Büro- oder Heftklammern, Glätten und Sortieren Ihrer Unterlagen.
• Visuelle Kontrolle während des Scanprozesses.
• Automatisierte und manuelle Qualitätsprüfung (Auflösung, Vollständigkeit, Duplikate).
• Digitale Optimierung: Leerseitenentfernung, Ausrichtung, OCR-Volltexterkennung.
• Sichtkontrolle bei der Indexierung.
• Stichprobenkontrolle durch unser Team und Ihre Projektverantwortlichen.

Schritt für Schritt: Ihr Archiv digitalisieren

1. Bestandsaufnahme

Unser Beratungsteam sichtet gemeinsam mit Ihnen die Dokumente, die digitalisiert werden sollen. Dabei besprechen wir die Möglichkeiten und zeigen Ihnen, wie sich Ihre Anforderungen, Wünsche und Budgetvorgaben am besten umsetzen lassen. Damit behalten Sie von Anfang an den vollen Überblick über Ihre Archivdigitalisierung.

2. Unverbindliches Angebot

Sie erhalten ein unverbindliches Angebot, in dem alle Leistungen und Projektdetails zur Digitalisierung Ihrer Dokumente transparent aufgeführt sind.

3. Vereinbarung & Planung

Wenn Sie sich für eine Zusammenarbeit mit Archive-IT entscheiden, steht Ihnen während des gesamten Projekts unser Projektmanagement als persönliche Ansprechperson zur Seite. Gemeinsam mit Ihnen vereinbaren wir die endgültigen Scan-Termine und erstellen einen Online-Projektplan. Auf diesen können Sie jederzeit zugreifen, um den aktuellen Status live mitzuverfolgen.

4. Transport

Wir übernehmen den sicheren Premium-Transport von Ihren Standorten direkt zu Archive-IT nach Deutschland.

5. Registrierung

Alle Akten werden einzeln registriert und mit einer eindeutigen Barcode-Nummer versehen. Anschließend erhalten Sie ein Empfangsprotokoll, in dem alle registrierten Akten aufgeführt sind. So stellen wir sicher, dass 100 % der gelieferten Dokumente erfasst und digitalisiert wurden.

6. Scan-Vorbereitung und Reinigung

Vor dem Scannen werden nicht scanbare Materialien wie Heft- und Büroklammern entfernt. Je nach Vereinbarung kann der Inhalt auch bereinigt werden.

7. Digitalisierung

Mit hochwertigen High-Volume-Scannern digitalisieren wir Ihre Dokumente schnell, präzise und zuverlässig. Leerseiten werden dabei automatisch erkannt und entfernt.

8. Datenanreicherung

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Daten anzureichern, zum Beispiel mithilfe von OCR, Parsing oder Datenextraktion. Dabei handelt es sich um softwarebasierte Prozesse, die direkt nach dem Digitalisierungsprozess durchgeführt werden und Ihre Daten nachhaltig aufwerten.

9. Export

Nach der Digitalisierung und Datenanreicherung bereiten wir die digitalen Dokumente für den Export vor, zum Beispiel in Ihr eigenes System oder in das Portal von Archive-IT.

10. Vernichtung/Lagerung/Rückgabe

Nach Projektabschluss bewahrt Archive-IT sowohl die digitalen als auch die physischen Dokumente drei Monate lang auf. Danach entscheiden Sie, was mit den Originalen geschehen soll: vertrauliche Vernichtung, Einlagerung bei Archive-IT oder Rückgabe.

Dokumente digitalisieren mit Scan on Demand

Sie möchten nicht das gesamte Archiv auf einmal digitalisieren? Kein Problem! Wir lagern Ihre Akten sicher ein und digitalisieren sie auf Abruf. Ihre Vorteile:

• Bedarfsgerechte Digitalisierung spart Kosten.
• Schneller Zugriff auf angeforderte Dokumente (digital oder physisch).
• Effizienter, störungsfreier Workflow – auch während der Digitalisierung.