Digitalisierung

Es gibt viele Organisationen, die noch ein Papierarchiv haben. Aus der Vergangenheit oder anders. Das nimmt oft unnötig Platz weg und der Standort ist der begrenzende Faktor. Das Dokument kann sich immer nur an einem Ort befinden. Die Herausforderung liegt auch im Suchen und Finden der richtigen Informationen. Darüber hinaus wird viel digital gearbeitet, so dass hybride Situationen eher die Regel als die Ausnahme sind. Einiges davon ist noch auf Papier und einiges ist digital. Zugänglichkeit und Sicherheit sind immer schwerer zu gewährleisten, von der Effizienz ganz zu schweigen.

Durch die Digitalisierung von Papierinformationen können Sie der hybriden Welt auf einen Schlag ein Ende bereiten:

  • Wertvoller Platz wird innerhalb Ihrer Organisation frei.
  • Ihre Dokumente sind nicht mehr ortsabhängig.
  • Autorisierter Zugriff ist einfach und sicher einzurichten.
  • Nie wieder nach einer Datei oder einem bestimmten Dokument suchen.
  • Nutzen Sie die Vorteile digitaler Technologien, um Daten anzureichern.
  • Implementieren Sie eine digitale Löschrichtlinie, die mit dem DSGVO übereinstimmt.

Schritt-für-Schritt-Plan

1. Bestandsaufnahme
Ein erfahrener Berater schaut sich mit Ihnen die Dokumente an, erklärt Ihnen die Möglichkeiten und berät Sie, wie Sie diese am besten nach Ihren Wünschen, Anforderungen und Ihrem Budget digitalisieren können.

2. Angebotsvorschlag
Archive-IT macht Ihnen ein Angebot, in dem alles festgelegt ist.

3. Vereinbarung & Planung
Werden Sie mit Archive-IT arbeiten? Dann wird Ihnen ein Projektmanager zugewiesen, der während des Prozesses Ihr Ansprechpartner ist. Der Projektleiter vereinbart mit Ihnen die endgültigen Scan-Termine und erstellt eine Online-Planung, auf die Sie jederzeit zugreifen können, um den Prozess zu verfolgen.

4. Transport
Archive-IT kümmert sich um den exklusiven Transport von Ihrem(n) Standort(en) zum Hauptsitz von Archive-IT.

5. Anmeldung
Alle Dateien werden einzeln registriert und mit einer eindeutigen Barcode-Nummer versehen. Sie erhalten ein Empfangsprotokoll. Auf diesem Protokoll werden alle von Archive-IT registrierten Dateien aufgelistet, was eine 100%ige Zuverlässigkeit der Lieferung garantiert.

6. Scan-Vorbereitung und Reinigung
Die Dateien werden von nicht scanbaren Materialien wie Heftklammern und Büroklammern gereinigt. Der Inhalt kann auch, entsprechend der Vereinbarung, bereinigt werden.

7. Digitalisierung
Mit hochwertigen High-Volume-Scannern digitalisieren wir Ihre Dokumente im Eiltempo. Leere Seiten werden automatisch herausgefiltert.

8. Belebung
Es ist möglich, eine Datenanreicherung auf die digitalen Dateien anzuwenden. Denken Sie an OCR, Klassifizierung oder Datenextraktion. Dabei handelt es sich um Softwareschritte, die nach dem Digitalisierungsprozess durchgeführt werden und die Ihren Daten mehr Wert verleihen.

9. Exportieren
Nach dem Digitalisieren und Vitalisieren werden die digitalen Dateien für den Export vorbereitet. Es gibt mehrere Möglichkeiten: 1. Archiv-IT-Software 2. Im Namen Ihres eigenen Systems 3. Sichere Datenübertragung.

10. Vernichtung/Lagerung/Rückgabe
Wenn das Projekt abgeschlossen ist, wird Archive-IT sowohl die digitalen als auch die physischen Daten für drei Monate aufbewahren. Nach diesen drei Monaten haben Sie die Wahl: vertrauliche Vernichtung, Einlagerung bei Archive-IT oder Rückgabe.

Digitalisieren Sie Ihre Dokumente

Für jedes Projekt schauen wir, welche Art der Digitalisierung am besten geeignet ist. Archive-IT verfügt über spezielle Geräte, um eine Vielzahl von Dokumenten zu digitalisieren. Wir digitalisieren unter anderem die folgenden Dokumententypen:

Dies sind nur ein paar der Möglichkeiten. Neugierig auf die Möglichkeiten für Ihre Dokumente? Fragen Sie unverbindlich einen unserer Mitarbeiter.

Kosten für das Digitalisieren von Archiven

Jedes Projekt erfordert ein maßgeschneidertes Angebot. Ein Archive-IT-Berater erstellt für Sie auf der Grundlage verschiedener Parameter einen Vorschlag. Die Beratungs- und Einführungsveranstaltung ist unverbindlich. Gerne besuchen wir Sie vor Ort oder koordinieren die Situation mit Ihnen aus der Ferne. Da bei der Digitalisierung viele verschiedene Entscheidungen zu treffen sind, ist dieses Treffen ein wertvoller Moment, um Ihnen ein realistisches Bild der Digitalisierungsraten zu vermitteln. Neugierig auf die Kosten für die Digitalisierung Ihres Archivs? Kontaktieren Sie uns und Sie erhalten einen massgeschneiderten Vorschlag!

Interessiert?

Füllen Sie das untenstehende Formular aus und vereinbaren Sie einen (Online-)Termin mit einem unserer Mitarbeiter. Weitere Fragen? Fordern Sie hier weitere Informationen an.

Reference

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