Personalabteilungen und Personaldienstleister verarbeiten täglich eine Vielzahl von datenschutzrelevanten und personenbezogenen Daten. Digitale HR-Systeme sind heute aus dem Arbeitsprozess nicht mehr wegzudenken. Während viele Daten heute oft digital verarbeitet werden, nutzen viele Dienstleister und Unternehmen weiterhin Akten aus Papier. Diese Papierakten sind voll von wichtigen Daten, wie z.B. Leistungsbeurteilungen, Arbeitsverträgen oder Geschäftskorrespondenz. Diese Daten müssen nicht nur aus unternehmerischem Interesse aufbewahrt werden, sondern auch aus rechtlichen Gründen. Um die vorhandenen Daten zu bündeln und besser durchsuchbar zu machen, sollte das physische Archiv digitalisiert und in das bestehende digitale System integriert werden. So können Personalabteilungen schneller auf wichtige Informationen zu ihren Mitarbeitenden zugreifen. Gleichzeitig ist sichergestellt, dass alle Daten an einem Ort DSGVO-konform gespeichert sind. Durch die hohe Datenverfügbarkeit und den ortsunabhängigen sowie zeitunabhängigen Datenzugriff lassen sich Arbeitsprozesse und -abläufe effizienter gestalten. Mit Archive-IT gehen Sie den nächsten Schritt zur Workflow-Optimierung.
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Der erste Schritt: Die Digitalisierung Ihrer Akten
Arbeiten Sie immer noch mit Personalakten in Papierform? Archive-IT verfügt über umfangreiche Erfahrung in der Digitalisierung von Personalakten und erstellt für Sie ein digitales, DSGVO-konformes Personalarchiv.
Weitere Vorteile der digitalen Personalakte:
- Transparenz gegenüber Ihren Mitarbeitern
- Informationen sind auch außerhalb der Bürozeiten verfügbar
- Vielfältige Möglichkeiten zur Vergabe von Zugriffsrechten
- Integration mit verschiedenen HR-Systemen
Ihre Vorteile mit Archive-IT
- Bereitstellung aller digitalen und physisch verfügbaren Informationen an nur einem Ort.
- Integration Ihrer Daten in Recruiting-Systeme oder ATS.
- Gemeinsame Bearbeitung von Personaldaten und -akten.
- Ortsunabhängiger Zugriff auf Personalakten.
- Workflow-Optimierung.
- Erhöhte Produktivität durch schnelleres Finden von relevanten Informationen.
- Hohe Datenverfügbarkeit.
- Datenschutzkonforme Verwaltung Ihrer Akten und Dokumente.
- Einhaltung von Aufbewahrungsfristen durch individuelle Festlegung pro Datei.
- Rechtskonforme Datenarchivierung.
- Langjährige Erfahrung beim Entwickeln von maßgeschneiderten Lösungen für KMU.
Beratungsgespräch oder eine Live-Demo
Benötigen Sie Unterstützung bei der Digitalisierung Ihrer Personalakten oder suchen Sie nach einem modernen Dokumentenmanagementsystem für die Optimierung Ihrer Workflows? Dann nehmen Sie Kontakt zu uns auf, um ein unverbindliches Beratungsgespräch oder eine Live-Demo zu vereinbaren.
Reference
„Während des Digitalisierungsprozesses hat mir vor allem die proaktive Haltung von Archive-IT gefallen. Sobald ich keine Antwort von meiner Seite erhalten habe, bekam ich sofort eine Nachricht, ob ich Hilfe brauche. Die Mitarbeiter von Archive-IT sind wirklich darauf bedacht, dass alles so reibungslos wie möglich und termingerecht wie möglich abläuft.“
Petra Hasselo
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“Inzwischen haben wir etwa 725 Dateien über Archive-IT digitalisiert und das ist sehr gut. Unsere Akten sind nun für autorisierte Personen leicht zugänglich. Die Dateien wurden auf die richtige Weise gescannt, genau nach den Vereinbarungen, die wir mit Archive-IT getroffen haben. Wir mögen auch die Integration in Raet sehr; so arbeiten wir weiterhin mit unserem vertrauten System, was sehr angenehm ist.“
„Wenn Sie sich ansehen, wie die Archive-IT diesen Prozess gesteuert und abgewickelt hat, sind wir sehr zufrieden. Es war schön, wie sie die Planung mit uns teilten; wir konnten alles in Echtzeit verfolgen. Darüber hinaus sind alle Mitarbeiter sehr kundenorientiert, vom Projektmanagement über die Ausführung bis hin zur ICT. Wenn ich noch die Geschwindigkeit von Archive-IT hinzufüge, haben sie perfekt auf unsere Bedürfnisse reagiert.“
Luc Mintjes
,
Customer case
Kindante wollte, dass alle Daten eines Mitarbeiters an einer zentralen Stelle abgerufen werden können. Lesen Sie mehr darüber, welche geeignete Lösung Archive-IT hierfür anbot.
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