System für Unternehmen, Behörden und Dienstleister

Mit Archive-IT erhalten Sie mehr als eine Archivierung Ihrer wichtigen Daten und Dokumente. Denn für die Verwaltung Ihrer physischen oder digitalen Dateien haben wir eine spezielle Software entwickelt: Virtual Archive. Dieses System ist ein zentrales Archiv für all Ihre physische Akten und digitale Dateien. Entscheiden Sie sich für eine physische Archivierung mit Archive-IT? Dann können Sie Ihre Datei mit einem Tastendruck über Scanning on Demand anfordern. Sie können die digitale Datei dann über das Virtual Archive ansehen. Auch wenn Sie mit digitalen Dateien (oder einer Kombination davon) arbeiten, können Sie diese mit der sicheren Anwendung einfach verwalten, einsehen und bearbeiten. Auf diese Weise nutzen Sie ein innovatives System mit Dokumentmanagement-funktionalität, das hohe Ansprüche an Nutzerfreundlichkeit, Effizienz und Datensicherheit erfüllt.

Was bietet Ihnen das Virtual Archive von Archive-IT?

Das Virtual Archive wurde entwickelt, um einen Einblick in alle Informationsflüsse innerhalb Ihrer Organisation zu ermöglichen. Immer mehr Unternehmen stehen vor dem Problem, dass Papier immer nur an einem Ort sein kann oder dass sie lange nach dem richtigen Dokument suchen müssen. Ebenso fehlt bei Papierdokumenten die Möglichkeit, schnell und einfach die gewünschten Daten zu extrahieren. Prozesse und Arbeitsabläufe werden ineffizient und sorgen für hohen Zeit- und Personalaufwand.

Unser System löst diese Probleme und ermöglicht es Ihnen, Ihre Dokumente jederzeit und überall schnell und einfach einzusehen. Auch Benutzerrechte und Berechtigungen sind einfach einzurichten, so dass Mitarbeiter nur auf Dokumente zugreifen können, für die sie die entsprechenden Rechte erhalten haben. Darüber hinaus können Sie mit wenigen Klicks die benötigen Daten zusammenstellen und über Schnittstellen mit Ihren Systemen weiterverarbeiten, z.B. für Reportings, Statistiken oder Auswertungen.

SaaS oder On Premise

Wir bieten das Virtual Archive als SaaS- oder On Premise-Lösung an. Die SaaS-Lösung ist eine sichere Wahl, weil wir die höchstmöglichen Sicherheitsstandards einhalten. Sie möchten Ihre Daten lieber lokal speichern? Zu diesem Zweck wurde das Virtual Archive On Premise entwickelt. Die Daten werden auf Ihrem eigenen Server verwaltet und nicht auf unseren Servern gehostet. Für Sie als Anwender ändert sich dabei nichts. Sie melden sich über ihren Webbrowser an und haben Zugriff auf die Dateien und Informationen, die Sie benötigen.

Papierarchive outsourcen und digital verwalten

Virtual Archive ist nicht nur für Ihre digitalen Informationsflüsse geeignet. Die Stärke unseres Systems liegt darin, dass es sowohl mit physischen als auch digitalen Archiven kombiniert werden kann. In der Praxis gibt es trotz digitaler Transformation in jedem Unternehmen sowohl Papierakten als auch digitale Akten. Unser Virtual Archive bringt diese beiden Welten zusammen.

So können Sie Ihr Papierarchiv z.B. im Virtual Archive speichern und dort alle Daten digital verwalten. Wird eine physische Akte benötigt? Dann können die Archivmitarbeiter mit Hilfe der Anwendung genau sehen, wo sich die Datei in der Organisation befindet. Sie können dann entweder dem Kollegen physisch zugestellt oder digitalisiert und im Virtual Archive eingesehen werden. Die Akten werden bei der Ausleihe mit einem Status versehen, so dass die Archivmitarbeiter immer wissen, wo sich die Informationen befinden.

Ein weiterer Vorteil unseres System mit Dokumentenmanagement-funktionalität besteht in seiner großen Transparenz: Alle Aktionen werden registriert und protokolliert.

Zentrale Funktionen Virtual Archive

  • Einsicht in alle Informationsflüsse. Sowohl physisch als auch digital.
  • Scanning-on-Demand-Service für die schnelle Bereitstellung von physischen Akten.
  • Schnelle Suchergebnisse.
  • Einfache Suche nach den gewünschten Informationen wie bei einer Internetsuchmaschine.
  • Einfacher und sicherer Zugriff auf alle digitalen Dateien.
  • 24/7 Zugriff auf alle Daten von jedem Ort der Welt.
  • Einfache und sichere Rechteverwaltung zur Steuerung des Datenzugriffs.
  • Bearbeiten und anschauen von Dateien durch mehrere Nutzer gleichzeitig.
  • Optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung.
  • Versionsgeschichte für besseres Nachvollziehen von Änderungen.
  • Hohe Kontrolle durch konstante Protokollierung aller Datenzugriffe.

Einfache Einbindung in gängige Verwaltungssysteme

Arbeiten Sie bereits mit Ihrem eigenen System? Dann können wir unser Datenmanagementsystem dank vieler Schnittstellen einfach integrieren. Das hat den großen Vorteil, dass Ihre Mitarbeiter weiterhin mit ihrem gewohnten System arbeiten. Benötigen sie eine Datei, die im Virtual Archive archiviert ist? Dann führt sie eine eigene Schaltfläche in Ihrem aktuellen System direkt zur Suchleiste und mit wenigen Klicks zu den gewünschten Informationen aus Ihrem Datenarchiv.

Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie sich nicht jedes Mal neu anmelden müssen. Wenn Sie Single Sign On verwenden, werden Sie direkt zur richtigen Datei geleitet. Außerdem wird Ihr Hauptsystem durch die großen Datenmengen nicht ausgebremst, da diese im Virtual Archive gespeichert sind!

Sie möchten einen schnellen, einfachen und sicheren Zugriff auf Ihre physischen und digitalen Informationsflüsse schaffen? Finden Sie Ihre Datei mit einem Klick und fügen Sie einfach neue digitale Informationen hinzu. Das Virtual Archive macht es möglich!

Weitere Vorteile:

  • Sie bezahlen nur für die tatsächliche Nutzung.
  • Updates werden zentral eingespielt.
  • Wir übernehmen Wartung und Upgrades automatisch.
  • Sie können jederzeit von überall auf Ihre Daten zugreifen.

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Lernen Sie jetzt Ihre Möglichkeiten mit dem smarten Virtual Archive von Archive-IT kennen und vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch mit unseren Experten.

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