Unsere eigens entwickelte Software, das Virtual Archive, dient als zentrale Archivlösung für all Ihre Dokumente. Nutzen Sie die physische Archivierung bei Archive-IT? Dann können Sie über Scanning on Demand mit wenigen Klicks eine Akte anfordern und diese direkt digital im Virtual Archive einsehen. Arbeiten Sie mit digitalen Akten oder einer Kombination aus physischen und digitalen Akten? Mit dem Virtual Archive verwalten und bearbeiten Sie Ihre Akten einfach und sicher, jederzeit und überall.
Virtual Archive
Virtual Archive: Ihre Lösung für die Aktenverwaltung
Das Virtual Archive wurde entwickelt, um Transparenz in die Informations- und Dokumentenprozesse Ihrer Organisation zu bringen. Organisationen stehen oft vor dem Problem, dass Papierdokumente nur an einem Ort gleichzeitig verfügbar sind oder die Suche nach dem richtigen Dokument zu viel Zeit kostet. Dies beeinträchtigt die Effizienz.
Mit dem Virtual Archive gehören diese Herausforderungen der Vergangenheit an: Sie haben jederzeit und überall schnellen und einfachen Zugriff auf Ihre Dokumente. Darüber hinaus lassen sich Nutzungsrechte und Berechtigungen einfach verwalten, sodass Mitarbeitende nur Zugriff auf die Dokumente haben, für die sie berechtigt sind.
Virtual Archive als SaaS oder On-Premises
Wir bieten das Virtual Archive als SaaS-Lösung oder als On-Premises-Variante an. Entscheiden Sie sich für unsere SaaS-Variante, profitieren Sie von einer sicheren Lösung, den höchsten Sicherheitsstandards entspricht. Bevorzugen Sie eine lokale Speicherung Ihrer Daten? Dann ist Virtual Archive On-Premises die passende Lösung. Die Daten werden in Ihrer eigenen IT-Umgebung verwaltet, statt in unserem Rechenzentrum.
Für die Nutzenden ändert sich nichts: Sie melden sich ganz einfach über den Webbrowser an und erhalten Zugriff auf alle freigegebenen Daten.
Funktionen des Virtual Archive
- Überblick über alle physischen und digitalen Informationen.
- Physisch archivierte Akten bei Archive-IT? Fordern Sie diese digital über Scanning on Demand an.
- Relevante Akten schnell über das Suchfeld finden.
- Einfacher und sicherer Zugriff auf digitalisierte Akten.
- Gleichzeitige Nutzung einer Akte durch mehrere berechtigte Personen.
- Umfassende Rechteverwaltung und Berechtigungsstruktur.
- Zwei-Faktor-Authentifizierung optional einstellbar.
- Benutzerfreundliche Ansicht der Dokumente über den Aktenviewer.
- Detaillierte Protokollierung aller Aktionen innerhalb einer Akte.
- Versionshistorie aller Dokumente.
Ihre Vorteile mit dem Virtual Archive
Arbeiten Sie bereits mit einem eigenen System? Wir ermöglichen nahtlose Integrationen, damit Ihre Angestellten weiterhin mit der vertrauten Umgebung arbeiten können. Wird eine Akte benötigt, die im Virtual Archive gespeichert ist? Dann öffnet ein Klick im vorhandenen System direkt die passende Akte im Virtual Archive.
Ein zusätzlicher Vorteil: Kein wiederholtes Einloggen nötig. Dank Single Sign-On (SSO) erhalten Sie sofort Zugriff auf die gewünschten Akten. Gleichzeitig bleibt die Leistung Ihres Hauptsystems erhalten, da große Datenmengen sicher im Virtual Archive gespeichert werden.
Schneller, einfacher und sicherer Zugriff auf Ihre physischen und digitalen Informationen? Finden Sie Ihre Akte mit nur einem Klick und fügen Sie problemlos neue digitale Informationen hinzu. Das Virtual Archive macht es möglich!
Einige Vorteile:
- Abrechnung nach tatsächlicher Nutzung
- Einsparungen durch zentrale Updates
- Zeitgewinn durch Wegfall von Wartung und Upgrades
- Hohe Mobilität: Daten jederzeit und überall abrufen und bearbeiten