Pento in Zwolle will sein riesiges, prall gefülltes Archiv loswerden. Die Digitalisierung ihres Archivs ist ein Muss, aber eine Bedingung ist, dass alle Daten in einem System verfügbar sind.
Streben nach einem papierlosen Arbeitsumfeld
Michael Heil, Direktor des Pento, hatte sich seit langem für ein papierloses Arbeitsumfeld eingesetzt. „Das Archiv begann sich zu wölben“, sagt Michael Heil. „Wir hatten dort etwa 30.000 Akten, die viel Platz in Anspruch nahmen. Es gibt noch etwas anderes, was wir damit machen können. Auf der Fachmesse Zorg&ICT 2007 fiel der Cent. Archive-IT führte mich in das Konzept von „Papierlos vom ersten Tag an“ ein. Dazu gehört auch die Virtuelle Datei, die es ermöglicht, elektronische Dokumente wie auf Papier darzustellen. Dies führt zu einer hohen Akzeptanz unsererseits.“
Ein integriertes Paket
Michael Heil: „Unsere gesamte Automatisierung ist in einem Open-Source-Programm namens Open AC untergebracht. Im Großen und Ganzen verfügen wir über ein Paket, das es uns ermöglicht, alle Namen und Adressen von Kunden in Rechnung zu stellen, zu registrieren, zu speichern und den gesamten Prozess mit der Krankenkasse zu garantieren. Bevor wir mit Archive-IT sprachen, war uns bereits klar, dass wir eine Verbindung zwischen unserer digitalen Datei und unserem Open-AC-Paket wünschen. Archive-IT musste ein integraler Bestandteil von Open AC werden und Archive-IT konnte das für uns tun.“
Hinter den Kulissen
„Mit JIM, dem Dateiverwaltungsprogramm, arbeiten wir hinter den Kulissen.“ Laut Michael Heil. Dieses sogenannte JIM / Open AC Plug-In stellt sicher, dass der JIM-Bildschirm mit den Dateien und Dokumenten synchron mit dem ausgewählten Patienten im Hauptsystem läuft. Die Benutzer können so in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung direkt aus dem Hauptsystem auf ihre elektronischen Akten und Dokumente zugreifen. „Abhängig vom ausgewählten Patienten werden die verfügbaren Datensätze angezeigt. Wenn die Datei noch nicht digital ist, können wir die Datei bei Archive-IT über einen Link anfordern. Die Datei wird uns innerhalb einer halben Stunde digital zurückgeschickt, danach können wir sie in der virtuellen Datei ansehen und bearbeiten.“
Hohe Akzeptanz
Michael Heil erklärt, warum er sich für Archive-IT entschieden hat: „Die virtuelle Datei war entscheidend! Da wir Virtual File verwenden, hat das Konzept eine hohe Akzeptanz. Die Mitarbeiter von Pento arbeiten mit digitalen Akten, aber alle elektronischen Dokumente werden als traditionelle Papierakten dargestellt. Und die Tatsache, dass Archive-IT mit uns umzieht, wie die Verbindung, die sie mit JIM und Open AC für uns hergestellt haben, macht Archive-IT zu einer logischen Wahl.“
Abschluss der ersten Phase
Nach Phase eins, in der Pento digitale Dateien anfordern und einsehen kann, wurde auch Phase zwei etwas später umgesetzt. Darüber hinaus ließen sie 10.000 aktuelle Dateien per Bulkscanning digitalisieren und einige davon extern im sicheren Archivdepot von Archive-IT speichern. Das Streben nach einem papierlosen Arbeitsumfeld ist für das Pento Realität geworden!