Auch wenn Dokumente bereits digital vorliegen, entweder direkt aus einem System oder durch Digitalisierung, sind die enthaltenen Informationen nicht automatisch sofort nutzbar. Häufig führt die Digitalisierung lediglich zu einem einfachen digitalen Abbild. Bei anderen digitalen Dokumenten fehlen wichtige Bezeichnungen oder Metadaten. Zudem kann es eine Herausforderung sein, in großen Dokumentenmengen effizient zu suchen. In solchen Fällen ist Datenanreicherung die passende Lösung.
Datenanreicherung
Von unstrukturierten Daten zu strukturierten Informationen
Mithilfe intelligenter Technologien werden unstrukturierte Daten in strukturierte Informationen umgewandelt. Das verbessert nicht nur die Auffindbarkeit von Dokumenten, sondern hilft auch, gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Das Hinzufügen korrekter Metadaten ist dabei entscheidend, um Ihre Dokumente besser nutzbar und langfristig verwaltbar zu machen.
Vorteile der Datenanreicherung
- Verknüpfung von Metadaten mit digitalen Dateien.
- Einfache Umsetzung einer Aufbewahrungsrichtlinie auf Basis von Metadaten.
- Dokumenten die richtige Dateibezeichnung zuweisen.
- Relevante Informationen aus ausgewählten Dokumenten extrahieren.
- Zusammenhänge zwischen verschiedenen Dokumenten sichtbar machen.
- Schnell zum richtigen Ergebnis dank präziser Suchfunktion.
Datenanreicherung: die Möglichkeiten
OCR
Optical Character Recognition erkennt Text in digitalen Dokumenten und macht die Inhalte durchsuchbar.
Datenextraktion
Spezifische Informationen werden aus dem digitalen Dokument extrahiert und als Metadaten mit der Datei verknüpft.
Klassifizierung
Dokumente werden softwaregestützt kategorisiert. So entstehen aus unstrukturierten Daten strukturierte Informationen.
Anonymisierung
Personenbezogene Daten, die nicht benötigt werden, werden entfernt oder anonymisiert, um die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen.
Digitales Archiv
Bei der Datenanreicherung werden Ihre Daten ergänzt und optimiert, sodass sie besser nutzbar und leichter auffindbar werden. Dabei ist es essenziell, dass diese Informationen sicher, strukturiert und zuverlässig zugänglich sind. Ein gut organisiertes digitales Archiv spielt hierbei eine zentrale Rolle. Entdecken Sie, wie ein digitales Archiv Ihnen helfen kann, Dokumente effizient zu verwalten und rechtskonform zu archivieren.
