Digitale Archivierung

Ein digitales Archiv ist weit mehr als eine Ordnerstruktur mit digitalen Dateien anzulegen. Um eine hohe Usability sicherzustellen, hängt es davon ab, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit zu finden und entsprechend bereitzustellen. Aber das ist noch nicht alles. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass es in Unternehmen gleich mehrere Informations- und Datenflüsse gibt. Für deren Steuerung sind unterschiedliche Softwareprogramme im Einsatz, die Daten werden in unterschiedlichen Formaten und an unterschiedlichen Orten gespeichert. So sind zwar Dokumente und Daten archiviert, aber ohne Struktur kaum effizient nutzbar.

Archive-IT hat sich in den vergangenen Jahren auf die digitale Archivierung und Dokumentenmanagementsysteme spezialisiert. Ob es sich um digitalisierte Akten handelt, die erst aufbereitet und geparst werden müssen, um physische Akten, die digital erfasst werden müssen oder um Dokumente, die bereits digital hinterlegt wurden: Archive-IT bietet in all diesen Fällen eine sichere, effiziente und nutzerfreundliche Lösung für jede Herausforderung.

Warum ein digitales Archiv?

Es ist wichtig, dass Sie und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zugriff auf Ihr Informationsmanagement haben, und zwar am besten nutzerfreundlich, gleichzeitig und sicher. Intelligente Dokumentenmanagement-Software von Archive-IT erfüllt genau diese Anforderung. Darüber hinaus sparen Sie Kosten und optimieren Ihre Arbeitsabläufe.

Archive-IT wird gemeinsam mit Ihnen herausfinden, wo Ihr Bedarf liegt und welche gesetzlichen Anforderungen für ein digitales Archiv erfüllt werden müssen. Heben Sie Ihr Datenmanagement und die Verwaltung von Dokumenten und Akten auf ein neues Level: mit Archive-IT.

Ihre Vorteile mit Softwarelösungen von Archive-IT

  • Sicherer Zugriff auf Ihre Dokumente und Akten, von überall, jederzeit.
  • Rechteverwaltung und Zugriffsmanagement auf Dateiebene.
  • Gemeinsames Arbeiten an einem Dokument, ortsunabhängig und webbasiert.
  • Datenanreicherung für höhere Datenqualität.
  • Einfache und effektive Suchfunktion.
  • Hohe UX-Standards beim Einrichten der Archivstruktur.

Digital compliancy

AIR von Archive-IT bietet nicht nur ein stringentes Management Ihrer Dateneinträgt, sondern auch umfangreiche Funktionen zur Verwaltung von Dokumenten sowie anderen Dateiformaten. Unser System basiert auf dem Auslesen von Metadaten und erlaubt es, Daten und Dokumente einfach mit Dritten zu teilen. AIR ist vergleich mit einem digitalen Tresor, der die Aufbewahrungsfristen und die Erhaltung digitaler Daten in Übereinstimmung mit den Gesetzen und Vorschriften sicherstellt.

Dateiverwaltung

Möchten Sie Dateien extern bei Archive-IT ablegen? Dann können Sie das Virtual Archive auch als Ihr eigenes Dateiverwaltungssystem verwenden. Dort lassen sich alle digitalen Dateien anzeigen und bearbeiten. Es bietet sowohl physische als auch digitale Funktionalitäten und ist sehr gut geeignet für Organisationen, die auch in Zeitalter der Digitalisierung weiterhin Papierakten nutzen (müssen), diese aber zeitgemäß analysieren und verwenden wollen.

Hohe Anforderungen an den Datenschutz

Es ist entscheidend, dass Ihre digitalen Dokumente jederzeit sicher archiviert sind. Archive-IT setzt auf höchste IT-Sicherheitsstandards und schützt Ihr digitales Archiv so zuverlässig vor Bedrohungen durch Cyberkriminelle.

Was kostet die digitale Archivierung von Akten und Dokumenten?

Der Aufbau eines digitalen Archivs ist Maßarbeit und hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab. Die Investition besteht aus einmaligen Kosten, wie Schulung und Einrichtung sowie Kosten für die Nutzung. Dazu gehören die Software-Lizenzen und die zugehörigen Gigabytes, wenn Sie sich für die Cloud-Variante entscheiden. Gerne setzen wir uns mit Ihnen zusammen, um Ihre Wünsche und Bedürfnisse zu besprechen und Ihnen ein entsprechendes Angebot zu unterbreiten.

Digitale Archivierung von Akten und Dokumenten – effizientes Dateimanagementsystem mit Archive-IT. Jetzt anfragen!

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Fordern Sie eine unverbindliche Demo über das Kontaktformular an. Wir werden Ihnen die Software bei einem (Online-)Termin kurz erklären. Weitere Fragen? Fordern Sie hier weitere Informationen an.

Reference

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