Digitale Archivierung

Ein digitales Archiv geht weiter als eine Ordnerstruktur mit digitalen Dateien. Alles hängt davon ab, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit zu finden. Aber das ist noch nicht alles. Wir sehen, dass viele Organisationen eine enorme Vielfalt an Informationsflüssen haben. Mehrere Anwendungen, verschiedene Arten der Informationsspeicherung, lokale Ordner und so weiter. Archive-IT hat sich in den vergangenen Jahren auf die digitale Archivierung spezialisiert. Ob es sich um digitalisierte Akten handelt, die erschlossen werden müssen, um physische Akten, die digital erfasst werden müssen oder um Dokumente, die bereits an der Quelle digital sind. Eine sichere, effiziente und zugängliche Lösung für jede Herausforderung.

Warum ein digitales Archiv?

Es ist wichtig, dass Sie und Ihre Kollegen Zugriff auf Ihr Informationsmanagement haben. Auf eine sichere, vertrauenswürdige und benutzerfreundliche Weise. Indem Sie hierfür eine intelligente Softwarelösung einsetzen, die Ihre Anforderungen voll erfüllt, können Sie Kosten sparen und Effizienz realisieren. Archive-IT hat mehrere Software-Applikationen entwickelt, um immer eine passende Lösung in der Welt der Archivierung anbieten zu können. Es gibt nicht eine einzige Wahrheit. Archive-IT wird gemeinsam mit Ihnen herausfinden, welche Bedürfnisse Ihre Organisation hat und welche gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden müssen, um zu bestimmen, welche Lösung Ihre Probleme lösen und Ihre Organisation auf ein höheres Niveau bringen wird. Sie sind nicht auf sich allein gestellt!

Vorteile

  • Sichere Erreichbarkeit, wo und wann auch immer.
  • Berechtigungen auf Detailebene.
  • Informationen aus verschiedenen Perspektiven betrachten.
  • Verknüpfen Sie Metadaten mit Ihren Dateien, um Daten anzureichern.
  • Einfaches Suchen und Finden.
  • Einrichten einer strukturierten Aufbewahrungsrichtlinie.

Digital compliancy

Unsere AIR-Lösung bietet nicht nur Records Management, sondern auch umfangreiche Funktionen zur Verwaltung von Dokumenten und anderen Dateiformaten. Metadatengesteuert und einfach zu teilen, auch mit Personen außerhalb Ihres Unternehmens. AIR ist ein digitaler Tresor, der die Aufbewahrungsfristen und die Erhaltung digitaler Daten in Übereinstimmung mit den Gesetzen und Vorschriften vollständig garantiert. Die erweiterten Suchperspektiven machen es sehr benutzerfreundlich und anwendbar.

Dateiverwaltung

Möchten Sie Dateien extern bei Archive-IT ablegen? Sie können das Virtuelle Archiv nutzen, um Ihr Archiv zu verwalten, Anfragen zu stellen und Akten digital einzusehen. Das Virtuelle Archiv kann auch als Ihr eigenes Dateiverwaltungssystem verwendet werden, in dem Sie digitale Dateien anzeigen und bearbeiten können. Es bietet sowohl physische als auch digitale Funktionalitäten und ist sehr gut geeignet für Organisationen, die mit einer hybriden Situation umgehen müssen, wenn es um Papier und Digitales geht.


Gesetzgebung und Vorschriften

Es ist entscheidend, dass Ihre digitalen Dokumente jederzeit sicher archiviert sind. Archive-IT hat in die Informationssicherheit investiert, so dass Maßnahmen auf höchstem Niveau ergriffen werden und sie kontinuierlich gegen die sich verändernden digitalen Technologien getestet wird. Lesen Sie mehr über unsere Informationssicherheit.

Kosten der digitalen Archivierung

Der Aufbau eines digitalen Archivs ist Maßarbeit und hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab. Die Investition besteht aus einmaligen Kosten, wie Schulung und Einrichtung. Je nach Situation können Sie sich auch für eine Kaufberatung entscheiden. Wenn die Einrichtungsphase abgeschlossen ist, müssen Sie sich mit den wiederkehrenden Kosten beschäftigen. Dazu gehören die Software-Lizenzen und die zugehörigen Gigabytes, wenn Sie sich für die Cloud-Variante entscheiden. Gerne setzen wir uns mit Ihnen zusammen, um Ihre Wünsche und Bedürfnisse zu besprechen und Ihnen ein entsprechendes Angebot zu unterbreiten.

Interessiert?

Fordern Sie eine unverbindliche Demo über das Kontaktformular an. Wir werden Ihnen die Software bei einem (Online-)Termin kurz erklären. Weitere Fragen? Fordern Sie hier weitere Informationen an.

Reference

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