Externes Archivlager schafft "neuen" Büroraum

Wenn Menschen unter körperlichen Beschwerden leiden und nicht mehr in der Lage sind, alles im Haus selbst zu erledigen, unterstützt Aafje Hulpthuis diesen Personenkreis in Rotterdam und Umgebung mit Hilfe im Haushalt. Dies alles geschieht mit dem Ziel, den Menschen ein (längeres) Leben in ihrer vertrauten Umgebung zu ermöglichen, in der sie sich wohl fühlen. Aafje ist überzeugt, dass Menschen länger gesund und vital bleiben, wenn sie ihren Tagesrhythmus selbst bestimmen können und sich wohlfühlen. Zu Hause.

Aafje Hulpthuis verfügte über ein großes Archiv, das in einem Raum untergebracht war, der besser genutzt werden konnte. Sie haben sich dafür entschieden, dieses Archiv extern in den sicheren Archiven von Archive-IT zu speichern. Beate Geene, Facility Manager bei Aafje, spricht über die Zusammenarbeit mit Archive-IT.

Überwindung des Platzmangels 

Beate beginnt: „Wir haben nach einer Lösung gesucht, unser Archiv auszulagern, weil wir den Platz einfach besser nutzen können. Unser Unternehmen wächst, und das bedeutet, dass der Platz in unserem Büro immer knapper wird. Wenn das Archiv, das kaum konsultiert wird, in einem Raum untergebracht ist, den wir auch als Büro nutzen könnten, ist die Wahl leicht getroffen. Also begann ich, im Internet nach Archivierungsanbietern zu suchen, und da stießen wir unter anderem auf Archive-IT. Ich habe mehrere Parteien kontaktiert, um herauszufinden, was für uns am besten geeignet wäre. Wir haben es hier mit sensiblen Daten zu tun, deshalb wollte ich dieses Projekt sehr vorsichtig angehen. Denken Sie zum Beispiel an Personaldaten, Verwaltung, aber auch an Kundendaten."

Sichere Archivierung

Am Ende haben wir mehrere Anbieter verglichen, aber das gute Gefühl, das wir bei Archive-IT hatten, hat den Ausschlag gegeben. Wir haben uns auf das Niveau der Informationssicherheit konzentriert; das war für uns ein wichtiges Kriterium. Wenn man dann noch die Flexibilität, die Fähigkeit, mit uns mitzudenken, und die Tatsache, dass sie ihre Versprechen eingehalten haben - sogar in der Anfangsphase - hinzuzählt, gibt einem das Vertrauen. Und sie sind diesem Vertrauen gerecht geworden. Ich fand das ziemlich aufregend, denn es war eine ganz schöne Aufgabe. Ich hatte damit gerechnet, dass sie wochenlang daran arbeiten würden und dass zwangsläufig etwas schief gehen würde, aber diese Sorgen wurden mir von Anfang an genommen. Es ist wirklich schön zu wissen, dass alles in Ordnung sein wird", sagt Beate.

Lösung für Aufbewahrungsfristen

Beate fügt hinzu: „Nicht nur der Raumgewinn, den wir damit erzielen, war das Ziel. Wir haben jetzt auch eine Lösung, um die Aufbewahrungsfristen auf eine gute Art und Weise zu straffen. Archiv-IT hat das Jahr der Vernichtung in die Registrierung aufgenommen. Auf diese Weise können wir jedes Jahr eine Vernichtungsrunde durchführen, so dass das Papierarchiv schließlich ausstirbt. Im Moment fügt Archive-IT keine Papierarchive mehr hinzu, da wir digitalisiert haben und neue Informationen digital erstellt werden. Die Lösungen von Archive-IT gehen daher einen großen Schritt weiter als "nur" die Auslagerung des Archivs. Sie sind gut durchdacht, erfüllen strenge Sicherheitsanforderungen und erleichtern die Umsetzung einer Löschungspolitik. Das nenne ich Erleichterung!"

Archive-IT bedankt sich bei Aafje Hulpthuis für ihr Vertrauen in unsere Lösungen, unsere Organisation und vor allem in unsere Mitarbeiter.

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