Ja. Wir digitalisieren Ihre Akten und Pläne sicher und effizient. Ihre Papierdokumente können anschließend in unserem modernen Archiv in Brüggen sicher aufbewahrt werden. Auf Wunsch digitalisieren wir Dokumente auch bedarfsgerecht über Scan on Demand.

Wir gewährleisten eine zuverlässige 1:1-Digitalisierung. Die Dokumente werden manuell vorbereitet und geprüft. Während des gesamten Prozesses führen wir strenge Qualitätskontrollen und Stichproben durch, um Verluste oder Fehler zu vermeiden.

Ja, mit Scan on Demand. Ihre Dokumente bleiben sicher archiviert und werden digital zur Verfügung gestellt, sobald Sie ein bestimmtes Dokument benötigen.

Die von Archive-IT digitalisierten Dateien werden grundsätzlich über die Archive-IT-Software bereitgestellt. Dies gewährleistet unter anderem Sicherheit und Zugänglichkeit. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Dateien physisch zu liefern.

Selbstverständlich. Wir verfügen über Erfahrung mit verschiedensten Dokumenttypen, einschließlich gebundener Archive und Großformaten (bis DIN A0). Besondere Anforderungen an Handling, Transport oder Lagerung setzen wir vollständig gemäß Ihren Vorgaben um.

Nach der Digitalisierung entscheiden Sie selbst, was mit den physischen Dokumenten geschieht. Sie können wählen zwischen:

• Sicherer Langzeitarchivierung in unserem geschützten Archiv: ideal für Dokumente, die selten benötigt werden, aber sicher und nachvollziehbar aufbewahrt werden sollen. Unsere Einrichtungen sind brand-, einbruch- und klimageschützt.
• Zertifizierter Aktenvernichtung: Wenn Dokumente nicht mehr benötigt werden, sorgen wir für eine professionelle und zertifizierte Vernichtung.
• Rücklieferung im Originalzustand: Auf Wunsch liefern wir Ihre Dokumente inklusive Ordnern oder Akten im ursprünglichen Zustand zurück.

Wir scannen stets nach Ihren Wünschen. Unser Standard ist der Farbscan, da er mehr Details erfasst und insbesondere bei älteren Dokumenten, wie verblassten Notizen, bessere Ergebnisse liefert. Farbe erhöht zudem den Wiedererkennungswert, was in der Regel zu einer höheren Nutzerakzeptanz führt. Selbstverständlich bieten wir auch Schwarz-Weiß- oder Graustufenscans an.

Wir können Ihre bestehende Ordnerstruktur digital übernehmen oder an Ihre Wünsche anpassen. Mithilfe von OCR, Metadaten und Hyperlinks können Sie schnell und effizient im digitalen Archiv recherchieren.

Nach der sicheren Vernichtung Ihres Archivs erhalten Sie ein Vernichtungszertifikat. Dieses enthält eine Auflistung aller Akten, die für Sie vernichtet wurden. Damit können Sie nachweisen, dass das für Ihre Organisation geltende Vernichtungskonzept umgesetzt wurde.

Die von Archive-IT archivierten Unterlagen können nicht nur digital, sondern auch in physischer Form angefordert werden. Der Versand erfolgt per (eingeschriebener) Post oder Kurierdienst.

Physische Dokumente werden sicher in Brüggen (DE) aufbewahrt. Die Standorte sind mit Videoüberwachung, Brandmeldesystemen, Gaslöschanlagen und Zugangskontrollen ausgestattet und erfüllen strenge Archivierungsstandards.

Zur Realisierung eines vollständig digitalen Archivs kann das Archive-IT-System grundsätzlich nahtlos in ein EPD, ECD sowie in verschiedene Dokumentenmanagementsysteme integriert werden. So wird eine moderne Archivierung mit bestehenden Datenbeständen zu einem vollständigen digitalen Archiv zusammengeführt. Sie arbeiten weiterhin in Ihrem gewohnten System.

Dokumente dürfen erst nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vernichtet werden. Möchten Sie genau wissen, wie lange bestimmte Dokumente aufzubewahren sind? Laden Sie unser Whitepaper herunter oder kontaktieren Sie uns direkt für eine individuelle Beratung.

Wir kombinieren physische Sicherheitsmaßnahmen (abschließbare, brandsichere Lagerung und geschulte Fahrer) mit digitaler Sicherheit (Verschlüsselung, Berechtigungsmanagement, Protokollierung). Alle Prozesse sind DSGVO-konform.

Ihre Dokumente werden in brandsicheren, verschließbaren Boxen durch interne, geschulte Fahrer transportiert. Der Transport erfolgt direkt, ohne unnötige Zwischenstopps oder Übernachtungen außerhalb unserer gesicherten Standorte.

Archive-IT ist nach ISO 27001 und ISO 9001 zertifiziert. Darüber hinaus entspricht die SaaS-Software (Cloud) den Verisign-Standards, und unsere Mitarbeitenden haben ein polizeiliches Führungszeugnis sowie eine Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnet.

Senden Sie eine E-Mail mit den neuen Daten an info@archive-it.de. Wir werden Ihre Daten so schnell wie möglich anpassen.