Ja. Wir digitalisieren Ihre Akten und Pläne sicher und effizient. Ihre Papierdokumente können anschließend sicher in unserem modernen Archiv in Brüggen aufbewahrt werden. Auf Wunsch digitalisieren wir Dokumente auch bedarfsgerecht per Scan on Demand.

Wir gewährleisten eine zuverlässige und originalgetreue Digitalisierung. Die Dokumente werden manuell vorbereitet und geprüft. Während des gesamten Prozesses führen wir regelmäßige Qualitätskontrollen und Stichproben durch, um Verluste oder Fehler zu vermeiden.

Ja, mittels Scan on Demand. Ihre Unterlagen bleiben sicher archiviert und werden erst dann digital bereitgestellt, wenn Sie eine bestimmte Akte benötigen.

Die von Archive-IT digitalisierten Dokumente werden grundsätzlich über die Archive-IT-Software bereitgestellt. Dies gewährleistet unter anderem Sicherheit und einen einfachen Zugriff. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Dokumente in physischer Form bereitzustellen.

Selbstverständlich. Wir verfügen über Erfahrung mit unterschiedlichsten Dokumenttypen, einschließlich gebundener Archive und Großformaten bis DIN A0. Besondere Anforderungen an Handling, Transport oder Lagerung setzen wir nach Ihren Vorgaben sorgfältig um.

Nach der Digitalisierung entscheiden Sie selbst, was mit den physischen Dokumenten geschieht. Sie können wählen zwischen:

• Sicherer Langzeitarchivierung in unserem geschützten Archiv: ideal für Dokumente, die selten benötigt werden, aber sicher und nachvollziehbar aufbewahrt werden müssen. Unsere Einrichtungen sind gegen Brand, Einbruch und klimatische Einflüsse geschützt.
• Zertifizierter Aktenvernichtung: Wenn Dokumente nicht mehr benötigt werden, sorgen wir für eine professionelle und zertifizierte Vernichtung.
• Rücklieferung im Originalzustand: Auf Wunsch liefern wir Ihre Dokumente inklusive Ordnern oder Akten im ursprünglichen Zustand zurück.

Wir scannen stets nach Ihren Anforderungen. Unser Standard ist der Farbscan, da er mehr Details erfasst und insbesondere bei älteren Dokumenten, zum Beispiel bei verblassten Notizen, bessere Ergebnisse liefert. Farbe erhöht zudem den Wiedererkennungswert, was in der Regel zu einer höheren Akzeptanz bei den Nutzenden führt. Selbstverständlich bieten wir auch Schwarz-Weiß- oder Graustufenscans an.

Wir können Ihre bestehende Ordnerstruktur digital übernehmen oder gemeinsam mit Ihnen anpassen. Mithilfe von OCR, Metadaten und Hyperlinks können Sie schnell und effizient im digitalen Archiv recherchieren.

Nach der sicheren Vernichtung Ihres Archivs erhalten Sie ein Vernichtungszertifikat. Dieses enthält eine Auflistung aller Akten, die für Sie vernichtet wurden. So können Sie nachweisen, dass das für Ihre Organisation geltende Vernichtungskonzept eingehalten wurde.

Die von Archive-IT archivierten Unterlagen können nicht nur digital, sondern auch in physischer Form angefordert werden. Der Versand erfolgt per Einschreiben oder Kurierdienst.

Physische Dokumente werden sicher in Brüggen in Deutschland aufbewahrt. Die Standorte sind mit Videoüberwachung, Brandmeldesystemen, Gaslöschanlagen und Zugangskontrollen ausgestattet und erfüllen strenge Archivierungsstandards.

Zur Realisierung eines vollständig digitalen Archivs kann das Archive-IT-System grundsätzlich nahtlos in ein EPD, ein ECD sowie in verschiedene Dokumentenmanagementsysteme integriert werden. So werden moderne Archivierung und bestehende Datenbestände zu einem vollständigen digitalen Archiv zusammengeführt. Sie arbeiten weiterhin in Ihrem gewohnten System.

Dokumente dürfen erst nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vernichtet werden. Möchten Sie genau wissen, wie lange bestimmte Dokumente aufzubewahren sind? Laden Sie unser Whitepaper herunter oder kontaktieren Sie uns direkt für eine individuelle Beratung.

Wir kombinieren physische Sicherheitsmaßnahmen, zum Beispiel abschließbare und brandsichere Lagerung sowie geschultes Transportpersonal, mit digitaler Sicherheit, etwa Verschlüsselung, Berechtigungsmanagement und Protokollierung. Alle Prozesse sind DSGVO-konform.

Ihre Dokumente werden in brandsicheren, verschließbaren Boxen durch internes, geschultes Transportpersonal transportiert. Der Transport erfolgt direkt, ohne unnötige Zwischenstopps oder Übernachtungen außerhalb unserer gesicherten Standorte.

Archive-IT ist nach ISO 27001 und ISO 9001 zertifiziert. Darüber hinaus entspricht die SaaS-Software, also die Cloud-Lösung, den Verisign-Standards, und unsere Mitarbeitenden haben ein polizeiliches Führungszeugnis vorgelegt sowie eine Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnet.

Senden Sie eine E-Mail mit den neuen Daten an info@archive-it.de. Wir werden Ihre Daten so schnell wie möglich anpassen.