HRM-Digitalisierung

HRM-Abteilungen verarbeiten täglich eine Vielzahl von datenschutzrelevanten und personenbezogenen Daten. Digitale HR-Systeme sind heute aus dem Arbeitsprozess nicht mehr wegzudenken. Während Daten heute oft digital verarbeitet werden, bleibt der Schrank oder das Archiv mit Papierakten immer noch physisch. Diese Papierakten sind voll von wichtigen Daten, wie z.B.: Leistungsbeurteilungen, Arbeitsverträge, E-Mail-Verkehr, Änderungsformulare und andere wichtige Dokumente und Nachschlagewerke. Das sind alles Informationen, die aufbewahrt werden müssen, nicht nur für den Geschäftsbetrieb, sondern auch für die Gesetzgebung. Im Idealfall sollte das Archiv der Papierinformationen in das derzeit verwendete digitale System integriert werden. Eine Übersicht mit allen Informationen zu jedem Mitarbeiter.  Dies erreichen Sie durch die Digitalisierung Ihrer Personalakten.

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Digitalisierung von Personalakten

Arbeiten Sie immer noch mit Personalakten in Papierform? Archive-IT verfügt über umfangreiche Erfahrung in der Digitalisierung von Personalakten. Denken Sie an das Einzelscannen und die Neuklassifizierung der Datei, um sie vollständig GDPR-sicher zu machen. Archive-IT bespricht mit Ihnen die Möglichkeiten, wenn es um Dokumenttypen, Registerkarten und andere digitale Wünsche und Anforderungen geht. Die Wünsche und Anforderungen, die zu Ihrer Organisation, dem Budget, aber auch zu den aktuellen Gesetzen und Vorschriften passen.

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Vorteile einer digitalen HR-Akte:

  • Transparenz gegenüber Ihren Mitarbeitern
  • Informationen sind auch außerhalb der Bürozeiten verfügbar
  • Umfangreiche Rechtestrukturen möglich
  • Integration mit verschiedenen HR-Systemen wie AFAS oder Raet
  • Eine Übersicht mit allen Informationen zu jedem Mitarbeiter

Struktur der Personalakte

Was sind die Bestandteile einer Akte?

  • Persönliche Daten: einschliesslich Namens- und Adressangaben, Kopie des Personalausweises, Kopie der Diplome, Lebenslauf usw.
  • Verträge: einschließlich Arbeitsvertrag, Übersichtsurlaub, Dokumentation zur Verfügung gestellte Immobiliengesellschaft etc.
  • Leistung: einschließlich Stellenprofil, Berichte über Beurteilungs-/Funktionsgespräche, absolvierte Kurse usw.
  • Fehlzeiten: einschließlich Häufigkeit von Krankheitsurlaub
  • Diverses/Sonderposten: einschließlich Notizen des Vorgesetzten, Korrespondenz mit/über den Mitarbeiter usw.

Eine Personalakte enthält mehrere Dokumente. Mit diesen Dokumenten sind auch unterschiedliche Aufbewahrungsfristen verbunden, was die Aufbewahrungspolitik erheblich erschwert. Die Software von AIR ermöglicht es, die Aufbewahrungsrichtlinie so einzurichten, dass sie vollständig mit der AVG-Gesetzgebung übereinstimmt.

aufbewahrungsfristen

Partner

Um Sie bestmöglich zu unterstützen, arbeiten wir mit Partnern wie AFAS oder Raet zusammen, um die digitalisierten Dateien in dem System zugänglich zu machen, mit dem Sie bereits arbeiten. Wir sorgen für einen direkten, sicheren Import in Ihr Trusted System, ohne dass Sie sich darum bemühen müssen. Arbeiten Sie mit einem Paket, mit dem Archive-IT nicht zusammenarbeitet? Kein Problem, wir sorgen trotzdem dafür, dass Ihre Dateien nahtlos integriert sind!

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Reference

Customer case

Kindante wollte, dass alle Daten eines Mitarbeiters an einer zentralen Stelle abgerufen werden können. Lesen Sie mehr darüber, welche geeignete Lösung Archive-IT hierfür anbot.

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