Verfügt Ihre Organisation über verschiedene Dokumentarten, die Sie gemäß gesetzlichen Vorschriften aufbewahren müssen, wissen aber nicht, wie Sie dies am besten angehen sollen? Mit unserem digitalen Archivsystem AIR bringen Sie Ordnung in das Dokumentenchaos und speichern Ihr gesamtes Archiv sicher und rechtskonform auf einer einheitlichen Plattform.
AIR
Assured Integration of Records
Archive-IT bietet mit AIR die ideale Lösung, um Struktur in die Verwaltung digitaler Dokumente zu bringen, indem das gesamte Archiv in einem übergeordneten System erfasst wird. Dadurch bleiben alle Dokumente und Akten während der gesamten Aufbewahrungsfrist zugänglich, authentisch, zuverlässig und nutzbar. Mit leistungsstarken Funktionen im Bereich Records Management ermöglicht AIR die Verwaltung Ihres digitalen Archivs gemäß den geltenden gesetzlichen Vorgaben. Speichern Sie Ihre Dokumente sicher in einer geschützten Umgebung und nutzen Sie die Vorteile von Metadaten, um effizient zu organisieren, zu navigieren, zu suchen und zu finden.
Funktionen des digitalen Archivsystems AIR
- Dokumente aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten, um Erkenntnisse zu gewinnen.
- Neue dynamische Akten auf Basis von Metadaten erstellen, sodass Dokumente aus unterschiedlichen Quellsystemen in einer neuen Akte zusammengeführt werden können.
- Dokumente oder Dokumentauswahlen sicher intern und extern teilen – wahlweise nur zur Einsicht, mit Download-Möglichkeit und zeitlich begrenztem Zugang.
- Einfaches Hinzufügen von Dokumenten zum System.
- Hochladen von Dokumenten aus beliebigen Quellen.
- Individueller Datenzugriff von mehreren Nutzern gleichzeitig.
- Smartes und effizientes Workflow-Management.
- Rechts- und datenschutzkonformes Vertragsmanagement.
- Einfaches Teilen von Dateien mit Dritten außerhalb der eigenen Unternehmensstruktur.
- Einfache und umfassende Rechte- und Zugriffsverwaltung.
- Zugriffsrechte auf Dokumentenebene steuerbar.
Ordnungsplan für digitale Archive
Um AIR optimal zu nutzen, erstellen wir gemeinsam einen Ordnungsplan. Dabei analysieren wir, welche Dokumenttypen in Ihrer Organisation vorhanden sind, welche Aufbewahrungspflichten bestehen und welche Metadaten für jedes Dokument erforderlich sind. Dieser Plan bildet die Grundlage Ihres digitalen Archivs. Neue Dokumente werden gemäß dieser Richtlinien archiviert, eindeutig und effizient.
Daten-Offloading
Ein digitales Archiv mit unveränderbaren Dokumenten ist ein Aspekt. Eine weitere wichtige Anwendung von AIR ist die Entlastung bestehender Systeme. Da Daten in allen Formen und Systemen exponentiell wachsen, geraten Primärsysteme an ihre Grenzen, was zu Leistungseinbußen und unnötigem Frust führt. Das Offloading von Daten schafft Raum und steigert die Effizienz. Archive-IT sorgt dafür, dass bestimmte abgeschlossene Daten aus dem Primärsystem extrahiert und sicher in AIR importiert werden.
Die Vorteile von AIR
- Sichere Cloud-Lösung aus privaten Rechenzentren in den Niederlanden und Frankreich.
- Unveränderbare Speicherung der Dokumente gewährleistet Authentizität.
- Geeignet für die langfristige Archivierung von Dokumenten.
- Unterstützt alle Dateiformate, einschließlich Audio, Video und Dokumente, und bildet damit die Grundlage für Ihr VNA oder E-Depot.
- Metadaten für jede Datei sorgen für optimale Auffindbarkeit.
- Flexibles Löschkonzept, einstellbar basierend auf Metadaten.
- Vollständig individuell konfigurierbar.
- Erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen, darunter ISO 16175 und ISO 14721 (OAIS).
- Entlastet Primärsysteme und verbessert deren Leistung (Offloading).
