Personalakten

Eine HRM-Abteilung innerhalb eines Unternehmens hat es oft mit verschiedenen Informationsinseln zu tun. Häufig werden HR-Systeme wie Visma Raet oder AFAS eingesetzt, aber es gibt auch eine papierbasierte Historie der Personalakten. Darüber hinaus werden digitale Akten von Mitarbeitern manchmal in einer Ordnerstruktur auf einem gemeinsamen Laufwerk archiviert. Nicht effizient, nicht compliant und nicht transparent.

Eine digitale Personalakte

Viele bestehende Systeme verfügen über ein Modul zur Archivierung von Dokumenten als Online-Personalakte. Durch die Digitalisierung der Historie von Personalakten und deren Integration in das jeweilige Paket entsteht eine einzige Übersicht mit allen Informationen zu einem Mitarbeiter. Außerdem können Sie endlich die Kommode mit den Papierdokumenten loswerden. Falls Sie neben den Papierordnern auch digitale Ordner haben, können Sie diese auch in Ihre digitale Anwendung migrieren. Auf diese Weise haben Sie nicht nur direkten Zugriff auf alle Informationen eines Mitarbeiters, sondern können demselben Mitarbeiter auch einen transparenten Zugriff auf seine eigene Akte geben.

Möglichkeiten

Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, Ihre Papierpersonalakten zu digitalisieren. Grob gesagt können wir drei Formen unterscheiden:

  • Digitalisierung auf Datei-/Tab-Ebene.
  • Digitalisierung anhand ausgewählter Schlüsseldokumente.
  • Digitalisierung auf Dokumentenebene.

Warum digitalisieren?

  • Wertvoller Platz wird freigesetzt.
  • Es wird eine einzige Übersicht über alle Personalinformationen erstellt.
  • Sie können die Gesetze und Vorschriften des GDPR leichter einhalten.
  • Sicherheit und Berechtigungen sind besser gewährleistet.
  • Sie bieten Transparenz gegenüber Ihren Mitarbeitern.
  • Sie können Ihre Tätigkeiten unabhängig von Zeit und Ort ausführen.

Unverbindliche Beratung

Um herauszufinden, welche Art der Digitalisierung am besten zu Ihren Wünschen, Anforderungen und Ihrem Budget passt, raten wir Ihnen immer zu einem unverbindlichen Gespräch mit einem unserer Kollegen. Gemeinsam schauen wir uns das Layout der Papierdateien an, das Layout, das Sie digital verwenden (oder verwenden möchten) und Ihre Anforderungen an die Benutzerfreundlichkeit.

Integration in Ihr System

Archive-IT hat Verbindungen zu Systemen wie AFAS und Visma | Raet. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass alle digitalisierten Dokumente direkt in Ihr System importiert und dem richtigen Mitarbeiter zugeordnet werden. Ohne dass Sie irgendwelche Arbeit oder Energie aufwenden müssen. Arbeiten Sie mit einem Paket, zu dem wir keine Standardschnittstelle haben? Überhaupt kein Problem! Archive-IT setzt sich mit dem Lieferanten in Verbindung und sorgt dafür, dass die digitalisierten Dateien in der richtigen Form angeliefert werden, so dass sie in großen Mengen importiert werden können. Neugierig, ob wir uns mit Ihrer Software integrieren können? Fragen Sie uns über das untenstehende Kontaktformular.

Mehrwert schaffen durch Vitalisierung

Archive-IT nutzt intelligente Technologie, um unstrukturierte Daten in strukturierte Informationen zu verwandeln. Dies geschieht u.a. durch Klassifizierung, Datenextraktion und OCR. Auf diese Weise versehen wir Ihre Dokumente mit Metadaten, die Ihnen z. B. helfen, die richtigen Informationen zu finden, Dokumente zu kategorisieren und Ihre Aufbewahrungsrichtlinien einzurichten. Lesen Sie mehr darüber, wie dieser Prozess funktioniert!

Der Prozess & die Kosten

Alles beginnt mit einer informellen Beratung. Anschließend wird ein Angebot für Sie erstellt. Sind Sie einverstanden? Dann geht es weiter mit der Implementierung. Die Schritte, die Ihr Projekt durchläuft, finden Sie auf unserer Digitalisierungsseite.

Während der Angebotsphase werden wir Sie über die Kosten informieren. Da die Kosten für die Digitalisierung von Personalakten stark vom Umfang, der Digitalisierungsmethode und der eingesetzten Technologie abhängen, erstellen wir immer ein maßgeschneidertes Angebot.

Interessiert?

Füllen Sie das Formular aus und vereinbaren Sie einen (Online-)Termin mit einem unserer Mitarbeiter. Weitere Fragen? Fordern Sie hier weitere Informationen an.

Reference

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