In HR-Abteilungen ist es oft eine Herausforderung, den Überblick zu behalten. Daten sind über verschiedene Systeme, Papierarchive und gemeinsame Ordnerstrukturen verteilt. Das führt zu Ineffizienz, Risiken im Bereich Datenschutz und unklaren Verantwortlichkeiten.
Durch die Digitalisierung Ihrer Personalakten und die Integration in ein zentrales HR-System schaffen Sie Übersicht, sparen Zeit und erfüllen gleichzeitig alle gesetzlichen Anforderungen, einschließlich der DSGVO.
Immer mehr Unternehmen wechseln zur digitalen Personalakte. Moderne HR-Systeme bieten häufig ein Modul, in dem Dokumente sicher digital gespeichert werden. Archive-IT unterstützt Sie dabei, bestehende Papierakten und digitale Ordner (z. B. von Netzlaufwerken) vollständig und sicher in diese Systeme zu migrieren.
Dies bringt nicht nur Vorteile für die HR-Abteilung, sondern auch für Mitarbeitende: Sie erhalten einfachen und transparenten Zugriff auf ihre eigenen Personaldaten.
Falls Sie neben den Papierordnern auch digitale Ordner haben, können Sie diese mit Archive-IT ebenfalls in Ihre digitale Anwendung migrieren. Auf diese Weise haben Sie nicht nur direkten Zugriff auf alle Informationen eines Mitarbeiters, sondern können demselben Mitarbeiter auch einen transparenten Zugriff auf seine eigene Akte geben.
Die Digitalisierung Ihrer Personalakten bringt sofort messbare Vorteile:
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihre Papierakten zu digitalisieren. Grundsätzlich unterscheiden wir drei Ansätze:
Archive-IT berät Sie gerne zur besten Vorgehensweise für Ihre Organisation.
Archive-IT bietet Standard-Schnittstellen zu gängigen HR-Systemen, wie z.B. SAP. So werden Dokumente automatisch und korrekt den jeweiligen Mitarbeitenden zugeordnet. Gemeinsam mit Ihrem Anbieter entwickeln wir die passende Lösung – inklusive Bulk-Import der Dokumente.
Die Kosten hängen ab von:
Daher erhalten Sie von uns stets ein individuelles Angebot. In der Angebotsphase geben wir Ihnen einen transparenten Überblick über alle Kosten.
