Die Verwaltung physischer Archive kann komplex und zeitaufwendig sein, insbesondere, wenn Organisationen keinen einfachen Zugriff oder keine klare Übersicht haben. Häufig fehlt ein effizientes System, um Archivunterlagen schnell zu finden und anzufordern, was zu unnötigen Verzögerungen führt. Lagern Sie Ihr physisches Archiv extern bei Archive-IT und verwalten Sie es mit dem Anforderungssystem OAK! Damit wird die Verwaltung und Anforderung Ihres externen physischen Archivs deutlich vereinfacht und optimiert.
OAK
OAK
OAK ist ein cloudbasiertes, digitales Anforderungssystem, das speziell für Organisationen entwickelt wurde, die ihr physisches Archiv einfach und effizient verwalten und abrufen möchten. Mit OAK erhalten Sie schnellen Zugriff auf Ihr Archiv und können selbst entscheiden, ob die Unterlagen physisch oder digital bereitgestellt werden. Das System ist benutzerfreundlich konzipiert und bietet alle grundlegenden Funktionen, die für das Verwalten von Papierarchiven notwendig sind. OAK eignet sich besonders für Szenarien, in denen keine komplexen Berechtigungsprozesse oder umfangreiches digitales Archivmanagement erforderlich sind, jedoch eine zuverlässige und effiziente Lösung gefragt ist.
Wichtigste Eigenschaften
- Cloudbasierter Zugriff: OAK ist webbasiert und somit nahezu überall verfügbar, sofern eine Internetverbindung besteht.
- Schnelle und einfache Verwaltung: Das System ermöglicht eine effiziente Registrierung und Anforderung physischer Archivunterlagen.
- Flexible Bereitstellungsoptionen: Bei einer Anforderung können die Archivunterlagen entweder physisch geliefert oder digital zur Verfügung gestellt werden.
Funktionen des OAK
Ein Auszug der Funktionen, die OAK Ihnen bietet:
- Dashboard mit allen relevanten Informationen.
- Registrierung von Archivobjekten.
- Anforderung von Akten und Dossiers.
- Suchfunktion für gezielte Textrecherche.
- Übersicht über alle registrierten Objekte.
- Statusanzeige des Archivs, z. B. „ausgeliehen“ oder „verfügbar“.
- Bei einer Anforderung kann der Nutzer wählen, ob die benötigten Unterlagen digital oder physisch geliefert werden sollen. Im Fall einer digitalen Lieferung werden die Unterlagen direkt in OAK angezeigt.
- Erweiterte Suchfunktion basierend auf registrierten Metadaten.
- Digitale Dateien können heruntergeladen werden, wahlweise auf Dossier- oder Registerebene.
- Überwachung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.
- Erstellung von Löschlisten zur einfachen Archivbereinigung.
Skalierbar & zukunftssicher
OAK wurde mit großer Sorgfalt in Eigenregie entwickelt, um Organisationen ein leistungsstarkes und zugängliches Tool für die Archivverwaltung zu bieten. Diese Lösung bildet die ideale Grundlage für die physische Archivierung und lässt sich bei wachsenden digitalen Anforderungen problemlos in weiterführende Systeme wie Virtual Archive oder AIR integrieren.
