Die Verwaltung physischer Archive kann komplex und zeitaufwendig sein, besonders dann, wenn ein schneller Zugriff oder eine klare Übersicht fehlt. Häufig fehlt ein effizientes System, mit dem sich Archivunterlagen gezielt finden und anfordern lassen. Das führt zu unnötigen Verzögerungen. Lagern Sie Ihr physisches Archiv extern bei Archive-IT und verwalten Sie es mit dem Anforderungssystem OAK. So werden Verwaltung und Anforderung Ihres externen physischen Archivs deutlich einfacher und effizienter.
OAK
OAK
OAK ist ein cloudbasiertes digitales Anforderungssystem, das speziell für Organisationen entwickelt wurde, die ihr physisches Archiv einfach und effizient verwalten und Unterlagen schnell anfordern möchten. Mit OAK erhalten Sie schnellen Zugriff auf Ihr Archiv und können selbst entscheiden, ob die Unterlagen physisch oder digital bereitgestellt werden. Das System ist benutzerfreundlich aufgebaut und bietet alle grundlegenden Funktionen, die für die Verwaltung von Papierarchiven notwendig sind. OAK eignet sich besonders für Szenarien, in denen keine komplexen Berechtigungsprozesse oder kein umfangreiches digitales Archivmanagement erforderlich sind, aber dennoch eine zuverlässige und effiziente Lösung benötigt wird.
Wichtigste Eigenschaften
- Cloudbasierter Zugriff: OAK ist webbasiert und somit nahezu überall verfügbar, sofern eine Internetverbindung besteht.
- Schnelle und einfache Verwaltung: Das System ermöglicht eine effiziente Registrierung und Anforderung physischer Archivunterlagen.
- Flexible Bereitstellungsoptionen: Bei einer Anforderung können die Archivunterlagen entweder physisch geliefert oder digital zur Verfügung gestellt werden.
Funktionen des OAK
Ein Auszug aus den Funktionen, die OAK Ihnen bietet:
- Dashboard mit allen relevanten Informationen.
- Registrierung von Archivobjekten.
- Anforderung von Akten und Dossiers.
- Suchfunktion für gezielte Textrecherche.
- Übersicht über alle registrierten Objekte.
- Statusanzeige des Archivs, z. B. „ausgeliehen“ oder „verfügbar“.
- Bei einer Anforderung kann die nutzende Person wählen, ob die benötigten Unterlagen digital oder physisch geliefert werden sollen. Im Fall einer digitalen Lieferung werden die Unterlagen direkt in OAK angezeigt.
- Erweiterte Suchfunktion auf Basis registrierter Metadaten.
- Digitale Dokumente können wahlweise auf Akten- oder Registerebene heruntergeladen werden..
- Überwachung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.
- Erstellung von Löschlisten zur einfachen Archivbereinigung.
Skalierbar und zukunftssicher
OAK wurde von Archive-IT mit großer Sorgfalt entwickelt, um Organisationen ein leistungsstarkes und leicht zugängliches Tool für die Archivverwaltung zu bieten. Diese Lösung bildet die ideale Grundlage für die physische Archivierung und lässt sich bei wachsenden digitalen Anforderungen problemlos in weiterführende Systeme wie Virtual Archive oder AIR integrieren.
