Behörden arbeiten täglich mit personenbezogenen und sensiblen Daten. Dabei gelten hohe Anforderungen an den Datenschutz. Gleichzeitig sind zahlreiche rechtliche Vorgaben zu berücksichtigen. Für viele Akten gelten zum Beispiel verbindliche Aufbewahrungsfristen. Das betrifft unter anderem Bauzeichnungen, Baugenehmigungen, Zulassungen und andere wichtige Dokumente. Werden diese Akten ausschließlich intern archiviert, bringt das häufig Nachteile mit sich. Papierakten benötigen viel Platz, verlangsamen Arbeitsprozesse und sind nur eingeschränkt zugänglich. Durch die Digitalisierung von Aktenbeständen können Behörden effizienter arbeiten, Platz sparen und den Zugriff auf wichtige Informationen verbessern.
Behörden, Städte und Kommunen
Digitalisierung von Akten im öffentlichen Sektor
Die Digitalisierung ist eine sinnvolle Lösung für die öffentliche Verwaltung, insbesondere für Akten, die häufig eingesehen, an verschiedenen Standorten benötigt und langfristig aufbewahrt werden müssen.
Archive-IT verfügt über umfangreiche Erfahrung in der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung und der Einführung der E-Akte. Dieser Prozess wird gemäß den gesetzlichen Vorgaben durchgeführt, sodass die digitale Akte allen gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Gemeinsam mit Ihnen entwickelt Archive-IT eine passende Lösung für Ihre Verwaltung, abgestimmt auf Ihre Organisation, Ihr Budget und die aktuellen gesetzlichen Anforderungen.
Archive-IT verfügt über umfangreiche Erfahrung in der Digitalisierung von Verwaltungsakten und der Einführung elektronischer Akten. Dabei richten wir den gesamten Prozess an den geltenden gesetzlichen Vorgaben aus, damit die digitalen Akten die relevanten Anforderungen erfüllen.
Scannen von Großformaten für Behörden
Unsere leistungsstarken Scanner verarbeiten nicht nur Standardformate, sondern auch großformatige Dokumente wie Baupläne, Umweltgenehmigungen, Landkarten, Blaupausen und andere Sonderformate bis zur Größe A0. So lassen sich selbst komplexe und umfangreiche Dokumente effizient verwalten und sicher in einem digitalen Archiv speichern.
Platz sparen und Effizienz steigern
Archive-IT unterstützt seit vielen Jahren Behörden, Städte und Kommunen in Deutschland bei der physischen Archivierung von Akten. Unsere Kundschaft profitiert von hohen Sicherheitsstandards, einer zuverlässigen Bereitstellung benötigter Akten und klar strukturierten Archivierungsprozessen.
