Digitale Dokumente enthalten wertvolle Informationen, doch ohne Struktur ist es oft schwierig, schnell die richtigen Dateien zu finden. Durch Klassifizierung werden Dokumente automatisch erkannt und dem richtigen Dokumenttyp zugeordnet. So wird aus unstrukturierten Daten strukturierte Information. Ihre Dateien erhalten den korrekten Dateinamen und werden direkt in die passende Kategorie eingeordnet. Effizient, übersichtlich und intelligent.
Klassifizierung
Wann ist Klassifizierung sinnvoll?
Klassifizierung eignet sich sowohl für Digitalisierungsprojekte als auch für bereits digital gespeicherte Dokumente. Häufige Anwendungsfälle:
- Personalakten: Die Struktur digitaler Akten unterscheidet sich oft von der Papierform. Durch Klassifizierung bei der Digitalisierung wird die Historie korrekt gemäß der neuen digitalen Struktur zugeordnet
- Bauakten: Dokumente wie Pläne, Zeichnungen und Schriftverkehr können automatisch anhand ihres Typs kategorisiert werden. Das erleichtert die Verwaltung und Wiederauffindbarkeit erheblich.
Wie funktioniert Klassifizierung?
Unsere erfahrenen Berater begleiten Sie Schritt für Schritt durch den Klassifizierungsprozess:
- Bestandsaufnahme – Gemeinsam analysieren wir, welche Dokumenttypen klassifiziert werden sollen.
- Software-Training & Einrichtung – Die Software wird so trainiert, dass sie Dokumenttypen automatisch erkennt.
- Pilotprojekt – Bei einem Trainingstag bei Archive-IT testen wir die Software mit einem repräsentativen Datensatz.
- Optimierung – Wir analysieren die Ergebnisse und passen das Training gegebenenfalls an.
- Massenklassifizierung – Alle Dokumente werden automatisch gemäß den definierten Regeln klassifiziert.
- Manuelle Kontrolle – Ausnahmen werden im Nachgang manuell überprüft und angepasst.
Warum Klassifizierung?
- Klassifizierung bringt Ordnung in Ihr digitales Dokumentenmanagement und sorgt für eine klare, logische Struktur.
- Informationen lassen sich einfacher und schneller finden – genau dann, wenn sie benötigt werden.
- Das Dokumentenmanagement ist besser auf Ihre bestehenden Arbeitsprozesse abgestimmt, was Zeit spart und Fehler reduziert.
- Aufbewahrungsfristen werden auf Dokumentenebene angewendet, sodass alle gesetzlichen und Compliance-Anforderungen erfüllt werden.
Möchten Sie wissen, wie Klassifizierung Ihrer Organisation helfen kann? Archive-IT denkt gerne mit Ihnen mit! Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Gespräch.
