Ersetzendes Scannen für Ihr Papierarchiv
Die Akte ist gescannt. Der Ordner steht trotzdem noch im Regal. Weil niemand sicher sagen kann, ob das Papier wirklich entsorgt werden darf. Kommt Ihnen das bekannt vor? Ersetzendes Scannen schafft die Grundlage, geeignete Papieroriginale durch digitale Dokumente zu ersetzen. Unternehmen, Behörden sowie Einrichtungen im Gesundheits- und Rechtswesen gewinnen damit Platz und erleichtern den Zugriff auf ihre Akten.
Archive-IT begleitet Ihr Projekt mit Blick auf TR-RESISCAN. Welche Originale erhalten bleiben müssen und welche vernichtet werden dürfen, klären Ihre zuständigen Fachstellen vorab.
Stehen Sie auch vor diesen Herausforderungen?
Ein Teil der Akten liegt im Schrank, ein anderer auf dem Server. Wer vollständige Unterlagen braucht, sucht an mehreren Stellen. Die doppelte Ablage kostet Zeit und Platz:
- Papierarchive belegen Platz, obwohl die Akten bereits gescannt sind.
- Dokumente lassen sich nur schwer wiederfinden und gemeinsam nutzen.
- Es bleibt unklar, welche Originale durch Scans ersetzt und vernichtet werden dürfen und wer dies freigibt.
- Unterlagen, die nur auf Papier vorliegen, sind bei Verlust oder Beschädigung oft nicht wiederherstellbar.
Ersetzendes Scannen schafft hierfür einen geregelten und überprüfbaren Ablauf.
Papieroriginale durch digitale Dokumente ersetzen
Beim ersetzenden Scannen werden Papierdokumente digital erfasst und elektronisch aufbewahrt. Bei Belegen spricht man auch von belegersetzendem Scannen. Originale dürfen erst entfallen, wenn keine Pflichten zur Aufbewahrung im Original oder andere Gründe entgegenstehen. Ein Scan hat nicht automatisch denselben Beweiswert.
Die BSI TR-03138, kurz TR-RESISCAN, schafft einen einheitlichen Rahmen für den Scanprozess. Für steuerlich relevante Unterlagen gelten zusätzlich die GoBD. Datenschutz bleibt gesondert zu beachten.
Das Ergebnis ist ein nutzbares digitales Archiv. Die Vernichtung geeigneter Originale setzt Prüfung und Freigabe voraus.
Nachvollziehbarkeit als Grundlage
Ein verlässliches Verfahren braucht klare Zuständigkeiten und dokumentierte Kontrollen. Archive-IT stimmt Leistungen und Verantwortlichkeiten mit Ihnen ab. Dazu gehören:
- Digitale Kopien, die den Inhalt der Vorlage vollständig und lesbar wiedergeben.
- Kontrollen, deren Umfang und Zuständigkeit feststehen.
- Ein abgestimmtes Scankonzept und eine Verfahrensdokumentation.
- Dokumentierte Prüfergebnisse und ein festgelegter Umgang mit Fehlern und Auffälligkeiten.
Welche Vorteile bietet ersetzendes Scannen?
- Mehr Platz: Freigegebene Papierbestände müssen nach der Vernichtung nicht weiter gelagert werden.
- Weniger Suchaufwand: OCR-Texterkennung und Indexierung erleichtern das Wiederfinden Ihrer Dokumente.
- Einfacherer Zugriff: Berechtigte Personen können digitale Akten gemeinsam nutzen.
- Nachvollziehbare Abläufe: Festgelegte Prüfungen und dokumentierte Ergebnisse machen den Scanprozess überprüfbar.
- Passende Ablage: Virtual Archive verwaltet digitale und physische Akten. AIR unterstützt die digitale Langzeitarchivierung.
