Die Verwaltung von Dokumenten an Hochschulen und Universitäten ist oft komplex. Zeugnisse, Notenübersichten, Studierenden- und Personalakten oder Verwaltungsunterlagen befinden sich noch häufig verstreut in zahlreichen Ordnern. Das macht das Auffinden und die sichere Aufbewahrung von Informationen zeitaufwendig und fehleranfällig. Hinzu kommen gesetzliche Vorschriften zu Aufbewahrungsfristen und Transparenz, die zusätzlichen Druck erzeugen. Viele Einrichtungen verlieren dadurch nicht nur den Überblick, sondern auch wertvollen Platz. Mit den physischen und digitalen Lösungen von Archive-IT schaffen Sie Struktur, sparen Zeit und behalten die volle Kontrolle über Ihre Daten. So können Sie sich wieder ganz auf Lehre und Service konzentrieren.
Hochschulen und Universitäten
Digitales Archiv für Hochschulen
Mit den IT-Lösungen von Archive-IT sind digitale Dokumente einfach und sicher zugänglich – sowohl für Unterlagen, die langfristig archiviert werden müssen, als auch für solche, die mit externen Partnern oder Studierenden geteilt werden. Zudem gewinnen gesetzliche Vorgaben zunehmend an Bedeutung und werden immer strenger. Durch die Automatisierung und transparente Dokumentation dieser Prozesse behalten Sie jederzeit die vollständige Kontrolle über Ihre Daten. Archive-IT ermöglicht es Ihnen, Dokumente während der gesamten Aufbewahrungsfrist effizient, sicher und unkompliziert bereitzustellen.
Digitalisierung von Papierakten
Papierakten, die regelmäßig genutzt werden, können digitalisiert werden, um Zugänglichkeit, Sicherheit und Zusammenarbeit zu verbessern. Wir beraten Sie individuell, abgestimmt auf Ihre Systeme und Prozesse, damit Ihr Dokumentenmanagement effizient und zukunftssicher gestaltet wird.
Vorteile der Digitalisierung
- Jederzeit und überall Zugriff auf Ihre digitalen Akten
- Schnelles Auffinden von Dokumenten und Zeitersparnis
- Automatische Erinnerungen an Aufbewahrungsfristen
- Platzersparnis durch reduzierten Papierverbrauch und physische Lagerung
- Volle Einhaltung der DSGVO-Anforderungen
Externe Aufbewahrung für selten genutzte Dokumente
Für Akten, die nur selten benötigt werden, aber dennoch den Aufbewahrungsfristen unterliegen, bieten wir eine sichere Lösung zur physischen Archivierung. Dazu zählen beispielsweise alte Personalakten, Abschlussarbeiten oder Finanzunterlagen, die ausschließlich in Papierform vorliegen. Diese Dokumente können extern aufbewahrt werden, sodass Ihre eigenen Arbeitsräume entlastet werden. Benötigen Sie dennoch unerwartet ein Dokument, können Sie es unkompliziert anfordern. Innerhalb kürzester Zeit erhalten Sie die Unterlagen – digital oder physisch –, ganz nach Ihrem Bedarf.
