Manchmal reicht die Digitalisierung allein nicht aus.

Sobald sich Ihr Unternehmen für die Digitalisierung von Papierakten entscheidet, führt dies unmittelbar zu einer Verbesserung der Gesamtübersicht. Allerdings ist es oft schwierig, in einer umfangreichen Akten die gewünschten Informationen zu finden. Wir beispielsweise in einer mehr als 100 Seiten starken Bilanz. Ein Programm, das eine Akte analysieren und dann spezifische Informationen in leicht auffindbaren Untergruppen klassifizieren kann, wäre da die Lösung.

Anforderung von Informationen

Aufbereitung

Unser Aufbereitungsservice wandelt unstrukturierte Daten in strukturierte Daten umgewandelt. Dadurch wird die Auffindbarkeit von Dokumenten verbessert und die Übersichtlichkeit gesteigert. Die Aufbereitung erfolgt in folgenden Schritten:

  1. Klassifizierung
  2. Auszug und Indexierung
  3. Validierung
  4. Export
  1. Classificeren
  2. Extraheren en Indexeren
  3. Valideren
  4. Exporteren
Tablet

Der Ablauf

Nach der Digitalisierung der Dokumente müssen diese klassifiziert werden. Bei der Klassifizierung stellt sich die große Frage: Um welches Dokument handelt es sich? Die Archive-IT-Software analysiert ein Dokument und erkennt dabei, dass es sich beispielsweise um ein Führungszeugnis, Urlaubsantrag oder eine Steuererklärung handelt.

Hat die Software einmal klassifiziert, um welche Art von Dokument es sich handelt, kann sie anhand der zugeordneten Klassifizierung die notwendigen Informationen aus dem Text extrahieren und übersichtlich darstellen. Dieser Schritt der übersichtlichen Darstellung wird als Indexierung bezeichnet.

Anschließend müssen die Informationen validiert werden. Bei der Validierung erfolgt eine manuelle Prüfung. Dies gewährleistet, dass alle Informationen vom System korrekt verarbeitet wurden und das System die Informationen auch korrekt anzeigt.

Schließlich sind die Informationen bereit für den Export in die Archive-IT-Software: AIR oder Ihr derzeitiges System. Durch die Aufbereitung können Sie Ihre digitalen Daten aufwerten und in Informationen umwandeln.

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