Die Mytylschule Gabriël ist eine Schule in’s-Hertogenbosch für Sonder- und Sekundarschulbildung. Eine Schule, die voller Leben ist und im Zentrum einer Gesellschaft steht, die sich ständig verändert. Das wichtigste Ziel ist, dass Bildung und Unterstützung die Schüler befähigen, einen selbstbewussten Platz in der Gesellschaft einzunehmen.
Die Mytylschool Gabriël hat sich dafür entschieden, ihre Personalakten innerhalb ihrer eigenen AFAS-Umgebung digitalisieren und importieren zu lassen. Inge Oelen (Direktorin/Verwalterin) und Lilian van Amelsvoort (P&O Policy Officer) waren in den Prozess eingebunden und tauschten ihre Erfahrungen aus.
Vom Papier zum Digitaldruck
Die Damen sagen: „Es ist nicht mehr so, dass man alles auf dem Papier hat, es ist extrem verletzlich, viel fehleranfälliger und man muss das GDPR berücksichtigen. Bei der digitalen Arbeit können die Mitarbeiter ihre eigenen Dokumente jederzeit einsehen. Das hat Archive-IT für uns erreicht, indem es alle gescannten Dateien an AFAS InSite überträgt. Alle Mitarbeiter haben Zugriff auf ihre eigenen Personalakten. Jetzt sitzen sie einfach auf dem Tablett zu Hause auf der Couch und beobachten, was in den Jahren, in denen sie hier gearbeitet haben, passiert ist. Wir erhalten bereits positive Reaktionen!“
Positiv überrascht
Die Wahl für Archive-IT war einfach: „Wir haben gute Geschichten und Erfahrungen über Archive-IT gehört. Nach dem ersten Treffen waren wir komplett umgedreht, es war ein nettes Gespräch und wir waren positiv überrascht von der Beteiligung. Für uns war es besonders wichtig, dass sie sorgfältig ausgeführt wurde. Darüber hinaus trug es dazu bei, dass der Auftrag schnell ausgeführt werden konnte und dass Archive-IT eine bewährte Verbindung zu AFAS hat.“
„Jetzt sitzen die Mitarbeiter zu Hause auf der Couch auf dem Tablett und schauen sich an, was in den Jahren, in denen sie hier gearbeitet haben, passiert ist.“
Gute Beratung
Der Transport der Dateien ist mit viel Arbeit verbunden. Die Mitarbeiter der Mytylschool Gabriël waren mit dem Prozess sehr zufrieden. Lilian sagt: „Die Sammlung der Akten verlief einwandfrei. Ich war dabei, als die Akten geladen wurden und das Auto dann versiegelt wurde, was mir ein Gefühl der Vertrautheit gab. Als die Dateien bei Archive-IT waren, gab es eine Kommunikation hin und her, wie die Datei digital aussehen sollte. Das war mehr, als wir im Voraus gedacht hatten, aber logischerweise im Nachhinein. Wir hatten dies nicht berücksichtigt, aber glücklicherweise stellte Archive-IT spezifische Fragen, um sicherzustellen, dass alle unsere Wünsche in die digitale Datei aufgenommen wurden. Der Kontakt war angenehm, die Kommunikationswege waren kurz und wir dachten wirklich mit uns mit, was ganz im Einklang mit den Erwartungen stand, die wir hatten. Archive-IT zeichnet sich durch den persönlichen Kontakt und das professionelle Image der digitalen Datei aus.“
Anfordern von Dateien
Neben der Digitalisierung der Personalakten wurden auch eine Reihe von Dateien archiviert. Lilian empfand den Prozess des Abrufs einer Datei als positiv. Ein umfangreicher Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Druckbildschirmen und Pfeilen machte es sehr einfach, eine Datei anzufordern.
Hatten Inge und Lilian eine Ergänzung zu dem oben genannten? „Ja, wir sind die beste Schule in den Niederlanden!“