1967 wurde die „Stichting Kankerbestrijding der Samenwerkende Ziekenhuizen in Arnheim en omgeving“ gegründet. Seit 1991 wird der Name in: Das Arnhems Radiotherapeutic Institute‘, oder das ARTI. Neben der bestmöglichen strahlentherapeutischen Versorgung der Patienten betreibt das ARTI als unabhängiges onkologisches Zentrum die Erforschung der Strahlentherapie. Ab dem 1. Januar 2013 bildet das ARTI zusammen mit dem Strahlentherapieinstitut Stedendriehoek en Omstreken (RISO) die Strahlentherapiegruppe. Um sich im Gesundheitswesen zu behaupten, war ein Wechsel zu einem voll zugänglichen, digitalen System unumgänglich. Das ARTI hat sich mit Bedacht für Archive-IT entschieden.

Eigene Scanlinie oder Outsourcing?

Maurits Hesselmans (Care Manager): „Die Überlegungen zur Digitalisierung unseres Papierarchivs waren schon länger im Gange, so dass, als wir im Februar 2012 mit dem Büroeinzelhändler Wink von Archive-IT in Kontakt kamen, die Pläne bald konkret wurden. Wir starteten im Juni 2012 und das Projekt dauerte etwa drei Monate. Wir haben 10.000 Papierakten digitalisiert. Wir überlegten, eine eigene Scanlinie zu verwenden, aber es wurde schnell klar, dass dies zu lange dauern und sehr ineffizient sein würde. Wir hielten es für sehr wichtig, dass die Professionalität hoch ist und die gewünschte Geschwindigkeit des Projekts erreicht werden kann. Später haben wir auch die Software für den Zugriff auf unser digitalisiertes Archiv überprüft und auf JIM umgestellt. Die Ärzte arbeiten mit Medfolio (Nexus) zusammen, mit dem ein Link zu JIM hergestellt wird, um einen vollständigen Einblick in die digitalisierte Papierakte zu erhalten. Dadurch entsteht eine Gesamtdatei, neu und alt kombiniert.“

Digitales Arbeiten in der Praxis

Marcel Stam (Fachärztin – Strahlentherapeutin): „Während eines Behandlungsgesprächs durchlaufen Sie mit dem Patienten verschiedene Phasen. Ich habe die EPD immer offen für mich. Mit dem Link zu Archive-IT sind Informationen vollständig und mit einem einzigen Klick zugänglich. Die Patienten werden über verschiedene Krankenhäuser zu uns überwiesen, so dass wir Zugang zu den meisten EPDs der umliegenden Krankenhäuser haben. Mit dem Virtual Printer Driver haben wir Screenshots gemacht, um alle wichtigen Informationen in unserem eigenen System zu sammeln. Es kann vorkommen, dass manchmal eine Diagnose im Krankenhaus A gestellt wird, die Bestrahlung im ARTI und der Betrieb im Krankenhaus B erfolgt. Mit dem Virtual Printer Driver haben wir nun alle Informationen zusammen in unserer eigenen EPD. Natürlich wäre es toll, wenn es in Zukunft möglich wäre, einen zentralen Status zu erreichen, in dem jeder behandelnde Arzt arbeiten könnte.“

EPD-Integration

Laut Paul Nilissen (Softwareentwickler / Systemadministrator) war das erste Ziel, den Übergang von Papier zu Digital mit Hilfe von Archive-IT zu erreichen. Die Software funktionierte jedoch so gut, dass sie einen Schritt weiter ging und über eine Verbindung mit JIM eine Integration mit ihrer EPD schuf.

Marion Diepenbroek (Mitarbeiterin des Administrative Patient Bureau) wird über den Übergang sprechen. „Eine Reihe von Mitarbeitern wurde als Key-User befragt und absolvierte eine Schulung, um die Archiv-IT-Software optimal kennenzulernen und für unser Unternehmen zu nutzen. Dieses Wissen gaben sie dann an die übrigen Mitarbeiter weiter. Die Vorteile eines solchen Systems sind enorm. Die Suche nach den richtigen Informationen gehört der Vergangenheit an. Es ist einfach da. In der Vergangenheit haben wir oft sehr lange damit verbracht, alles zusammen zu finden.“

Eline Scholten (Doktersassistente) bestätigt dies, da sie Teil der Projektgruppe war, hat sie den Prozess im Detail erlebt. Eine stundenlange Suche im Papierarchiv ist nicht mehr erforderlich. Die eingesparte Zeit kann für primäre Aufgaben verwendet werden.

Die Suche gehört der Vergangenheit an.

„Eigentlich hat sich die Methode kaum geändert. Wo Sie vorher schreiben und blättern mussten, müssen Sie nun die Datei abrufen und auf Felder klicken. Wie ich bereits sagte, ist es nicht mehr notwendig, nach den richtigen Informationen zu suchen, alles ist immer zugänglich und vollständig. Diese Zugänglichkeit bietet viele Vorteile. Wenn eine Akte sowohl vom Arzt als auch von uns benötigt wird, müssen wir uns nicht mehr darauf einigen, wer die Akte wo und zu welcher Zeit ablegt. Auf diese Weise vermeiden Sie Fehler und gewährleisten damit auch die Sicherheit der Patienteninformationen.

In den letzten Jahren hat das ARTI große Fortschritte in Richtung digitaler Arbeit gemacht. Sie befinden sich jetzt in einer hybriden Situation, in der noch nicht alles digital ist. In der zweiten Phase des Übergangs wird das Unternehmen auf eine vollständig digitale Arbeitsumgebung umstellen.

Weitere Referenzen
Radiotherapiegroep | Archive-IT

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