GGNet ist eine Organisation für psychische Gesundheitsversorgung und bietet alle Arten von psychologischer Hilfe an. Von Präventionskursen bis hin zu längeren Therapieformen. Im Jahr 2007 fand eine Fusion mit Spatie statt. Die Kundendateien von Spatie wurden Anfang dieses Jahres an GGNet übergeben. Außerdem wurde beschlossen, dass alle Kundendateien aus den verschiedenen GGNet-Regionen zentral gespeichert werden sollen. Das zentrale medizinische Archiv im Hauptgebäude konnte diese Mengen nicht bewältigen, so dass es in den Keller verlegt wurde. Einige der Akten aus den Regionen waren mehr als ein Jahr lang in Kisten in unserem Keller gelagert, da kein Platz mehr zum Hängen vorhanden war. Insgesamt waren die Akten auf drei verschiedene Räume verteilt.

In drei Wochen sammelte Archive-IT unter anderem alle Akten und gab im ersten Stock des GGNet-Hauptgebäudes einen großen Raum frei. Es war sogar ein (Außen-)Lift beteiligt. Die Dateien wurden dann nach Reuver transportiert, individuell beschriftet und registriert und aufgehängt. Wenn eine Datei in der Zwischenzeit angefordert wurde, war sie per Scannen bei Bedarf schnell verfügbar. GGNet ist sehr zufrieden mit dieser benutzerfreundlichen Lösung.

Ein Meisterwerk

Für Archive-IT war dies das bisher größte Projekt: In der ersten Woche wurden die Akten aus dem ersten Stock des Hauptgebäudes in die Archive-IT-Wagen überführt, anschließend mit einem Bauaufzug vom Balkon heruntergebracht und für den Transport verladen. In der zweiten Woche war der Keller an der Reihe. Der erste Raum mit Hängeregistern wurde ebenfalls mit Wagen überhängt. Das Hinterzimmer im Untergeschoss war voll von Kartons mit Kundenakten aus den Regionen. Projektleiterin Archiv Esther Brokke: „Letzteres war ein großes Problem. Schauen Sie einfach in eine der 300 Boxen: Es war auf der Suche nach einer Nadel im Heuhaufen. Die Kisten wurden nach Monaten sortiert, aber alles war durcheinander. Einige Dateien wurden dringend angefordert und wir mussten „nein“ immer öfter verkaufen. Am Anfang waren unsere eigenen Dateien übersichtlich angeordnet und wir waren sehr stolz auf sie. Mit der Ankunft der Akten aus Apeldoorn und den Regionen wuchsen wir aus unserer Liga heraus und mussten mehrere Räume nutzen, so dass die Übersicht verschwand. Keine ideale Situation, chaotisch und unhaltbar“, schließt sie.

Digital

Projektleiterin Esther Brokke: „In der Vorbesprechung wurde deutlich, dass die daraus resultierende Archivsituation eine große Herausforderung ist. Für uns und für den Lieferanten. Nach dem Sondierungsgespräch erhielten wir ein Angebot zur Lagerung auf Paletten oder zur Einzellagerung. Die Wahl war nicht so schwierig, nachdem die Vor- und Nachteile aufgelistet waren. Die Suche nach einem Karton auf Paletten ist viel zu schwierig! Vor allem, wenn die Informationen schnell verfügbar sein müssen. Ein Vergleich der Preise über einen Zeitraum von 15 Jahren zeigte, dass sie nicht so weit auseinander lagen. Das liegt vor allem daran, dass wir eine ganze Reihe von Anfragen haben. Die einmalige Investition bei Archive-IT ist höher, aber die Qualität und Geschwindigkeit der Abfrage gleicht dies mehr als aus! Innerhalb weniger Stunden nach der Anfrage steht die Datei digital zur Verfügung. Darüber hinaus werden alle Dateien einzeln registriert, was bedeutet, dass einige der Dateien, die als „verloren“ galten, wieder ans Tageslicht gekommen sind.

Durchsuchen

GGNet arbeitet mit der Webanwendung Virtual Archive. Die Abteilung Health Care Administration erhält Anfragen von Verarbeitern oder externen Organisationen und fordert die Dateien von Archive-IT an. Sobald die Datei digital empfangen wurde, wird sie heruntergeladen und an die elektronische Patientenakte (EPD) angehängt. Esther Brokke: „Das gibt uns einen einfachen Zugang zu unserer Geschichte. Vergleichen Sie es mit einem Diorama aus der Vergangenheit. Wir haben noch keine Verbindung zwischen Virtual Archive und unserem Registrierungssystem, aber das wird in Zukunft möglich sein. Wir haben erst im Juli 2011 angefangen und wollen erst einmal untersuchen, wie das funktioniert. Alles in allem lief das Projekt reibungslos, Hut ab!“

Abschließend

In Zusammenarbeit mit Raet wurden auch die HR-Dateien von GGNet digitalisiert und in Raet Online zur Verfügung gestellt. Archive-IT hat eine Partnerschaft mit Raet. Die Partnerschaft zwischen Archive-IT und Raet stellt sicher, dass Organisationen bei der Digitalisierung von Informationen und deren Bereitstellung für die Rechteinhaber in der Organisation optimal unterstützt werden.

Weitere Referenzen
GG Net | Archive-IT

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