Gertrud Vogel: „Die digitalisierten Dateien sind einfach zu bedienen und auch unterwegs zugänglich. GGD Twente ist von JIM begeistert, vor allem wegen seiner Fähigkeit, weiterhin auf die gleiche Weise zu arbeiten und der Lesbarkeit der digitalisierten Datei. Mit der neuesten Version von mlCAS müssen sich Benutzer nicht mehr zweimal anmelden. Wir sind sehr zufrieden mit dieser Zusammenarbeit, bei der sich alle Parteien aufeinander geeinigt haben.“
Mit der Wahl von JIM ist die Arbeitsweise der GGD auf dem neuesten Stand. Es gibt jetzt gute technische Möglichkeiten, alle Dateien in virtuelle Dateien zu konvertieren.
Wichtige Vorteile dieses Übergangs sind:
• Dateien sind immer und überall verfügbar;
• Weniger Verwaltungsaufgaben;
• Weniger Reise- und Fahrzeit für die Jugendbetreuer;
• Dateien können nicht mehr verloren gehen;
• Verhindert doppelte Registrierung (in der digitalen Datei und auf Papier).
Ambitioniertes regionales Kooperationsprojekt
Gertrud Vogel wurde von GGD Twente mit der Einführung der nationalen Kinderakte beauftragt. Dies wurde von Den Haag abgesagt, und die Jugendämter selbst suchten nach einer geeigneten digitalen Akte. Sie erklärt: „Die Verwaltung in der Region Twente hatte sich bereits 2007 für einen gemeinsamen Ansatz für eine verbesserte Kinderakte im Alter von 0 bis 19 Jahren entschieden. Teilnehmer waren Carinova, Carint, GGD Regio Twente, Livio und Thuiszorg Noord-West Twente. Ich habe vorgeschlagen, die drei auf dem Markt erhältlichen Softwarepakete zu testen. Daran beteiligten sich drei Heimpflegeorganisationen und eine GGD; die Zusammenarbeit mit den Beratungsstellen war im Gange. Ich ließ es administrativ festhalten, dass sie gemeinsam ein System wählen würden. Drei Gruppen testeten die Pakete in Hengelo, Ermelo und Almelo. Ich habe mir alle Arten von Prozessen ausgedacht, die in der Praxis vorkommen. Nach der Testphase konnte jeder eine Bewertung vornehmen und es gab Unterstützung bei den Anwendern. Im Juni 2008 haben wir eine Testberatung durchgeführt und getestet, wie viele Klicks Sie bisher auf einer bestimmten Registerkarte gemacht haben und ob Sie sich im Paket verirrt haben. Einstimmig hat sich m;lCAS als die Beste herausgestellt“, sagt Gertrud Vogel.
Beispiel für eine Zusammenarbeit
Mit der Entscheidung für mlCAS hat GGD Twente sofort die Entscheidung getroffen, die Anwendung vollständig zu verwalten. Dieser Service wird vollständig von NetSourcing angeboten. NetSourcing ist eine Partei, die sich auf die technische Umsetzung und das Management von Anwendungen im Gesundheitswesen spezialisiert hat. Neben der Jugendgesundheitsversorgung verfügen sie auch über umfangreiche Erfahrungen in der häuslichen Pflege, der Pflege/Pflege und dem Rest der Pflege, wie z.B. der psychiatrischen Versorgung. Gertrud Vogel: „Mitte 2010 brachte uns NetSourcing in Kontakt mit Archive-IT. Ich habe immer gesagt: Wir werden nicht digitalisieren, weil die physischen Dateien bereits nicht lesbar sind. Aber unsere Schulärzte arbeiten vor Ort mit Laptop und UMTS-Karte, so dass die Akten auch unterwegs zugänglich sein mussten. Die Dateien wurden 1:1 übernommen und wir waren positiv überrascht, dass sie absolut lesbar sind! Wirklich großartig. Im Frühjahr 2011 besuchten wir Archive-IT, um ein Gefühl für das Unternehmen zu bekommen. Nach der Berichterstattung an den Vorstand konnten wir mit dem Kick-off beginnen. Es waren Anstrengungen erforderlich, um Unterstützung zu erhalten, da eine Gruppe von Anwendern der digitalen Datei sehr skeptisch gegenüberstand. Nach einem Treffen zwischen den Anwendern und Archive-IT waren alle begeistert! Und das ist nicht mehr passiert.“