Swalm & Roer ist eine Foundation, die eine innovative, herausfordernde und angemessene Ausbildung anbietet, damit die Talente der Kinder zur Geltung kommen. Die Stiftung bietet Grund- und Fachschulbildung in den Gemeinden Roermond und Roerdalen an. Swalm & Roer ist verantwortlich für 5650 Schüler, 600 Mitarbeiter und 23 Schulen für die Grundschule.

So viel wie möglich innerhalb der Personalabteilung zu digitalisieren, das ist einer der Ziele, die die Swalm & Roer Foundation kürzlich in Zusammenarbeit mit Archive-IT erreicht hat. Luc Mintjens, P&O Staff Manager bei Foundation Swalm & Roer, hat das Projekt unter seine Fittiche genommen und ist mit dem Ergebnis sehr zufrieden.

Transparent & professionell

„Der Grund für die Digitalisierung unserer Personalakten liegt vor allem darin, dass wir für unsere Mitarbeiter transparent sein wollen. Es ist nicht mehr sinnvoll, für jeden Mitarbeiter eine Papiermappe zu haben. Bei Foundation Swalm & Roer ist uns die Eigenverantwortung sehr wichtig. Gerade durch die Digitalisierung sind wir in der Lage, den Mitarbeitern auch in diesem Bereich eine eigene Akte zu überlassen. Denken Sie daran, dass Sie Daten und Dokumente in AFAS hochladen und bestimmte Informationen selbst verwalten können. Wo wir automatisieren können, lassen wir das absolut nicht aus. Wir wollen die digitalen Möglichkeiten unserer Zeit mitmachen, das ist es, was wir wollen und dazu gehört auch eine digitale Personalakte.“

Der digitale Schritt

„Bei der Digitalisierung von Personalakten hört das aber noch lange nicht auf. Wir sind nun damit beschäftigt, Workflows innerhalb von AFAS einzurichten, damit wir auch das neue, digitale Wachstum richtig strukturieren können. Dieses System reduziert die Fehleranfälligkeit erheblich und zwingt uns, mit diesen wichtigen Daten effizient und effektiv umzugehen. Ein weiterer Vorteil ist, dass wir mit diesem digitalen Kampf die Aufbewahrungsfristen der Dokumente sehr gut verwalten und eine aktive Vernichtungspolitik anwenden können. In Papierform war dies viel umständlicher. Dies passt gut zu den Verpflichtungen aus dem GDPR-Gesetz.“

Die Wahl für Archive-IT

Luc Mintjens erklärt auch, warum sie sich für Archive-IT zur Durchführung der Digitalisierung entschieden haben: „Wir erhielten eine gute Referenz durch einen Partner, was uns Zuversicht gab und definitiv der Grund war, mit Archive-IT in einen Dialog zu treten. Wenn Sie sich ansehen, wie Archive-IT diesen Prozess überwacht und abgewickelt hat, sind wir sehr zufrieden. Es war schön, wie sie die Planung mit uns teilten; wir konnten alles in Echtzeit verfolgen. Darüber hinaus sind alle Mitarbeiter sehr kundenorientiert, vom Projektmanagement über die Ausführung bis hin zur ICT. Wenn ich noch die Geschwindigkeit von Archive-IT hinzufüge, haben sie perfekt auf unsere Bedürfnisse reagiert. Bei Archive-IT ist Termin: Termin und das war für eine gute Zusammenarbeit.“

Archive-IT dankt der Swalm & Roer Foundation für das Vertrauen in unser Unternehmen!

Weitere Referenzen
Swalm & Roer | Archive-IT

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