Die Venray Primary Education Foundation ist eine Gemeinschaft von Schulen in der Gemeinde Venray. SPOV hat 13 Grundschulen und eine spezielle Grundschule unter seiner Aufsicht. Die Schulen verteilen sich auf die Kirchendörfer und die verschiedenen Stadtteile von Venray selbst. Zwischen den Grundschulen gibt es katholische und öffentliche Schulen. Die Stiftung bietet eine Ausbildung für ± 2810 Kinder an. Die Zahl der Mitarbeiter liegt bei 320.

SPOV hat sich dafür entschieden, seine Personalakten von Archive-IT digitalisieren zu lassen. Diese wurden dann direkt in die eigene AFAS-Umgebung importiert.

Warum digitalisieren?

Silvia van Went, Personalberaterin bei SPOV, sagt: „Wir haben festgestellt, dass es bei der Informationsvermittlung in der Personalabteilung zu Ineffizienzen gekommen ist. Da wir sowohl physisch als auch digital gearbeitet haben, hatten Sie nie eine einzige vollständige Datei.“ Jessica Holdinga, Leiterin der Personal- und Gehaltsverwaltung, ergänzt: „Zusätzlich zu unserem eigenen Archiv in der Zentrale von SPOV hatten alle Direktoren der 14 Schulen auch eine Akte über den Mitarbeiter. Daraus ergaben sich drei Informationsinseln für einen Mitarbeiter. Zusätzlich zu dieser Effizienz ist ein Papierarchiv nicht mehr auf dem neuesten Stand. Es war wirklich Zeit für die Digitalisierung!“

Digitale Arbeitsumgebung

Jessica fährt fort: „Wir sind schon seit einiger Zeit komplett auf die digitale Umgebung umgestellt und der Unterschied ist enorm. Es ist alles viel effizienter, so dass wir mehr Zeit für andere Arbeiten haben. Nach dem ersten Treffen mit Archive-IT bekamen wir eine gute Vorstellung von den Möglichkeiten. Dieses Beratungsgespräch hat uns das Vertrauen gegeben, dieses Projekt von Archive-IT‘ durchführen zu lassen.“

Die Wahl für Archive-IT

erklärt Silvia. „Wir sind durch die Empfehlung einer anderen Stiftung zu Archive-IT gekommen. Obwohl es sich nicht um einen Schulausschuss, sondern um eine Stiftung für Kinderbetreuung handelt. Sie waren sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit mit Archive-IT. Eigentlich hatten wir vom ersten Moment des Kontakts an ein gutes Gefühl für diese Zusammenarbeit. Dazu hat sicherlich auch unser Ansprechpartner von Archive-IT beigetragen, mit dem wir unsere ersten Gespräche geführt haben. Archive-IT ist ein erfahrener Experte auf dem Gebiet der Digitalisierung von Dateien. Sie verfügen über umfangreiche Erfahrungen im Bildungsbereich, aber auch in anderen Bereichen.“ Jessica ergänzt die Wahl für Archive-IT: „Die bewährte Verbindung mit AFAS war ebenfalls von Vorteil. Die Tatsache, dass sie so viel Erfahrung haben, gab ihnen Zuversicht. Natürlich ist es sehr wichtig, dass die richtige Datei unter dem richtigen Mitarbeiter in AFAS erscheint.“

In der Praxis

„Wichtige Kriterien waren, dass Archive-IT über die richtigen Zertifikate und die richtigen Sicherheitsverfahren verfügen musste. Schließlich handelt es sich um Dateien, die viele datenschutzrelevante Informationen enthalten. Archive-IT lud uns ein, einen Blick in die Zentrale in Reuver zu werfen, damit wir tatsächlich mit eigenen Augen erleben konnten, wie die Prozesse und Aktivitäten ablaufen. Wir fanden es interessant zu sehen, wie sorgfältig jede Datei bereinigt wird. Wir empfehlen daher dringend einen Besuch im Archive-IT, wenn das Thema Digitalisierung auf der Tagesordnung steht.“ Silvia und Jessica stehen sich nahe.

Wir danken dem SPOV für sein Vertrauen und die angenehme Zusammenarbeit bei diesem Digitalisierungsprozess!

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