Was 1915 als Heim für kranke Kinder begann, hat sich in mehr als 100 Jahren zu einem Unternehmen mit 11 Standorten für medizinische Fachrehabilitation entwickelt. Die Rehabilitation Friesland zeichnet sich dadurch aus, dass der Patient der Ausgangspunkt jeder Behandlung sein soll. Unterstützung von Menschen, die durch komplexe Folgen einer Erkrankung, eines Unfalls oder einer Krankheit eingeschränkt sind, mit dem Ziel: Beteiligung an der Gesellschaft. Das ist es, wofür sich Rehabilitation Friesland einsetzt.

Hetty van Dijk, Leiterin der Geschäftsstelle für Rehabilitation Friesland, spricht über den Digitalisierungsprozess, den sie in Zusammenarbeit mit Archive-IT durchgeführt hat. Unter anderem wegen der unterschiedlichen Standorte wollten sie die Vollständigkeit und Transparenz ihrer Akten gewährleisten können. Die Digitalisierung hat dies ermöglicht.

Warum Digitalisierung

Hetty erklärt: „In der Vergangenheit hatte jeder Standort aus pragmatischen Gründen seine eigenen Dateien. Dies führte jedoch zu doppelten und teilweisen Akten eines Patienten. Effizienz in der Aktenverwaltung und Zugänglichkeit an jedem Standort waren die Hauptgründe für die Digitalisierung. Wir haben alle aktuellen Akten digitalisiert. Für uns sind dies die Patienten, die sich in Behandlung befinden und die Patienten, die die Behandlung für weniger als zwei Jahre eingestellt haben. Jetzt hat jeder Patient eine Datei. Wo auch immer du bist, dies ist die komplette Datei.“

Das Gesamtbild

„Wir haben mit mehreren Parteien gesprochen, aber bei Archive-IT war das Gesamtbild richtig. Es waren etwa 25.000 Dateien, so dass für uns die Erfahrung bei der Auswahl sehr wichtig war. Es ist sehr schön, mit einer Party zu arbeiten, von der du weißt, dass sie in Ordnung sein wird. Wenn eine Gruppe mitdenkt, sich nicht alles selbst ausdenken lässt und zeigen kann: „Wir haben das schon mal gemacht“, dann weckt das Vertrauen. Dabei wurde auch berücksichtigt, dass sie Erfahrung mit HIX hatten, so dass alle digitalisierten Dateien problemlos in unsere EPD aufgenommen wurden. Hinzu kommen die strengen Verfahren in Bezug auf Informationssicherheit, Qualität und Preis; das Bild ist genau richtig“, sagt Hetty.

Vorgehensweise

„Die kritischen Dateien wurden als erste digitalisiert, sobald sie in die Archive-IT gelangt waren. Infolgedessen war der Transport eigentlich der einzige Moment, in dem wir die Dateien für eine Weile verpassen mussten. Wenn Sie diesen Transportmoment geschickt planen, werden Sie nicht einmal bemerken, dass die Dateien extern sind. Wir schätzten die Anzahl der Dateien im Voraus auf weniger als sie tatsächlich war. Infolgedessen kamen eine Reihe von Herausforderungen auf uns zu. Infolgedessen dauerte der Digitalisierungsprozess länger als geplant. Glücklicherweise hat uns das nicht viel gestört, denn wenn wir eine Datei brauchten, die noch nicht digitalisiert war, konnten wir sie ganz einfach anfordern. Archive-IT hat sie dann vorrangig für uns gescannt, so dass sie noch schnell verfügbar war.“

Sehen bedeutet glauben

Schließlich sagt Hetty: „Ich habe einen Tag bei Archive-IT verbracht, um zu erfahren, wie die Prozesse in der Praxis funktionieren. Ich kann dies jedem empfehlen. Nur dann können Sie mit eigenen Augen sehen, wie viel Disziplin die Mitarbeiter haben, wie schnell und mit welcher Sorgfalt sie mit Kundendaten umgehen. Ich empfand diesen Besuch als sehr beeindruckend und gab mir sofort Zuversicht. Barrierefreie Menschen, die mit Ihnen als Kunde zusammenarbeiten; Beratung; Dialog: das ist es, was Archive-IT auszeichnet.“

Rehabilitation Friesland arbeitet nun erfolgreich mit der historischen Papierakte in digitaler Form innerhalb ihres EPD HIX von Chipsoft. Das passt perfekt zu ihrem Hauptziel. Denn auf diese Weise konnten sie wieder einmal eine deutliche Effizienzsteigerung erzielen, so dass sie sich noch besser auf die Hilfeleistung konzentrieren können. Das ist es, worum es geht.

Weitere Referenzen
Rehabilitation Friesland | Archive-IT

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