Ihre digitale Personalakte – rechtssicher, strukturiert und einsatzbereit. Personalinformationen liegen in vielen Unternehmen verteilt: in Papierakten, auf Netzlaufwerken, in E-Mail-Postfächern und in unterschiedlichen HR-Systemen. Das kostet Zeit, erschwert den kontrollierten Zugriff und macht Betriebsprüfungen unnötig riskant. Wir bringen Ordnung in diese Struktur – ohne pauschale Komplettdigitalisierung, sondern mit dem richtigen Startpunkt für Ihr Unternehmen und Ihre bestehende Systemlandschaft.
Personalakte & euBP-Pflicht ab 2027
Verteilt statt griffbereit
Personalinformationen liegen in vielen Unternehmen verteilt: in Papierakten, auf Netzlaufwerken, in E-Mail-Postfächern und in unterschiedlichen HR-Systemen. Häufig existieren mehrere Versionen desselben Dokuments nebeneinander, ohne dass klar ist, welche davon aktuell und vollständig ist.
Das kostet nicht nur Zeit bei alltäglichen Auskünften, sondern erschwert auch den kontrollierten, rollenbezogenen Zugriff auf sensible Beschäftigtendaten. Bei einer Betriebsprüfung oder einem Systemwechsel wird diese Fragmentierung schnell zum eigentlichen Risiko – nicht das Fehlen einzelner Dokumente, sondern die fehlende Übersicht darüber, was wo liegt und wie aktuell es ist.
Was sich 2027 konkret ändert
Eine pauschale gesetzliche Pflicht, jede vollständige Personalakte bis zum 1. Januar 2027 zu digitalisieren, gibt es nicht. Die Anforderungen betreffen die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen sowie die elektronische Bereitstellung prüfungsrelevanter Daten für die euBP.
Das bedeutet: Nicht jede Seite muss wahllos gescannt werden. Klären Sie rechtzeitig, welche Unterlagen elektronisch verfügbar sein müssen, wo diese heute liegen und ob sie vollständig und zuverlässig abrufbar sind.
Welche Unterlagen zuerst?
Der richtige Umfang beginnt mit den richtigen Prioritäten — nicht mit der Zahl vorhandener Ordner.
Entgeltunterlagen
Zuerst prüfen: liegen sie vollständig elektronisch vor und sind sie euBP-bereit?
Aktive Personalakten
Täglich gebraucht: strukturierter Zugriff auf Verträge, Bescheinigungen und Korrespondenz.
Altakten
Hybride Lösung oft sinnvoller: aktiv genutzte Akten digitalisieren, Rest sicher einlagern.
Digitale Altbestände
Verstreut über Netzlaufwerke und Postfächer? Wir ordnen und klassifizieren für die Übernahme.
Nicht jede Akte gleich detailliert
Abhängig von Zielsystem, Nutzung und Budget wählen wir gemeinsam die passende Ebene.
- Aktenebene. Vollständige Akte als zusammenhängender digitaler Bestand.
- Registerebene. Bestehende Unterteilung der Papierakte bleibt digital erhalten.
- Kerndokumente. Nur besonders relevante oder häufig benötigte Dokumentarten.
- Dokumentebene. Einzeln getrennt, klassifiziert und mit Metadaten versehen.
Von der Akte bis zum Zielsystem geschützt
Personalakten enthalten vertrauliche Informationen. Deshalb sichern wir jeden Schritt — von der Übernahme über den Transport bis zur Bereitstellung.
- ISO 27001
- ISO 9001
- TR-RESISCAN
- Kontrollierte Verarbeitung
- Datenschutz nach Berechtigungskonzept
So läuft Ihr Personalaktenprojekt ab
1. Zielstruktur festlegen
Gemeinsam definieren wir Dokumentenordnung, Verarbeitungstiefe, Metadaten und Datenformate.
2. Pilotbestand bearbeiten
Anhand eines begrenzten Bestands prüfen wir Scanqualität, Klassifizierung und Datenübergabe.
3. Akten digitalisieren
Nach Freigabe des Pilotbestands: kontrollierte Übernahme, Digitalisierung und Qualitätssicherung.
4. Daten bereitstellen oder migrieren
Aufbereitete Dokumente in abgestimmter Struktur oder vorbereitet für den Import in Ihr HR-System.
5. Originale zurückgeben, einlagern oder vernichten
Sie entscheiden nach Abschluss der Verarbeitung, was mit den Papierunterlagen geschieht.
Noch in der Planungsphase?
Der Praxisleitfaden für die digitale Personalakte 2027: Anforderungen, relevante Unterlagen, typische Stolpersteine und ein strukturierter Plan für die Projektvorbereitung — inklusive Selbsttest für Ihr Unternehmen.
Wie gut ist Ihr Unternehmen auf 2027 vorbereitet?
Häufig gestellte Fragen
Muss ich meine Dokumente selbst vorbereiten oder sortieren, bevor Archive-IT sie abholt?
Nein, das ist nicht zwingend erforderlich: Im Rahmen des Schritt-für-Schritt-Plans macht Archive-IT Ihr Archiv scanbereit, einschließlich der Entfernung nicht scanbarer Materialien. Eine vorherige eigene Ordnung kann den Prozess jedoch beschleunigen.
Wie werden die Qualität und Vollständigkeit der Scanarbeiten kontrolliert?
Archive-IT arbeitet mit einem strukturierten Registrierungs- und Empfangsprotokoll pro Akte sowie mit Qualitätskontrollen während und nach dem Scanprozess, sodass jedes Dokument nachvollziehbar und lesbar ist und im Prozess nichts verloren geht.
Kann ich während des Digitalisierungsprojekts weiterarbeiten, oder steht mein Archiv vorübergehend still?
In vielen Fällen lässt sich das Digitalisierungsprojekt so gestalten, dass Ihre Organisation ganz normal weiterarbeiten kann. Dies besprechen Sie vorab mit Ihrem Ansprechpartner, damit die Planung zu Ihren Arbeitsabläufen passt.
Wie wird die Sicherheit meiner Dokumente während des Transports und der Verarbeitung gewährleistet?
Archive-IT übernimmt den Transport zum eigenen Standort in Reuver selbst und wendet während des gesamten Prozesses, vom Empfang bis zur Digitalisierung, strikte Sicherheitsmaßnahmen an.
Kann Archive-IT auch ein bereits teilweise digitalisiertes Archiv ergänzen und strukturieren?
Ja, auch ein bereits teilweise digitales Archiv kann ergänzt und weiter strukturiert werden, sodass Sie am Ende ein zusammenhängendes, durchsuchbares Gesamtsystem haben.