ONS Onderwijsbureau bietet administrative Unterstützung, Managementinformationen und Beratung für mehr als 50 Schulbehörden in der Primar- und Sekundarstufe. So werden beispielsweise für alle diese Schulen etwa 6500 Gehälter pro Monat gezahlt. Dank jahrelanger Kenntnisse und Erfahrungen können sie alle diese Schulen in den Sekundärprozessen nur allzu gut unterstützen.

Warum digitalisieren und speichern Sie extern?

René Kerstgens, Direktor des ONS Onderwijsbureau, erklärt: „Wir haben uns entschieden, die Dokumente der aktiven Mitarbeiter zu digitalisieren und die Dokumente der nicht mehr aktiven Mitarbeiter bei Archive-IT zu speichern. Für die Speicherung haben wir uns für den Speicherdienst auf Dateiebene entschieden. Die Hauptgründe dafür sind die Möglichkeit, so weit wie möglich digital zu arbeiten, und die Gefahr einer Beeinträchtigung der physischen Dateien vor Ort. Ein weiterer Grund, warum wir uns dafür entschieden haben, ist der Platzmangel. Wir stellten fest, dass die Speicherung aller Dateien viel Platz beanspruchte. Außerdem können wir durch die Digitalisierung die GDPR-Gesetzgebung noch besser einhalten. Da nun fast alles digitalisiert ist, ist es für alle Mitarbeiter viel einfacher, auf die gewünschten Informationen über ihre Akte zuzugreifen.“

Import in AFAS

Nach dem Scannen wurden die Personalakten in die AFAS-Systeme integriert. René erklärt: „Da wir die Personalakten für alle unsere Kunden digitalisiert haben und jeder Kunde seine eigene AFAS-Umgebung hat, musste jeder Kunde auch in eine eigene Umgebung importiert werden. Es kommt auch vor, dass Mitarbeiter für mehrere Gremien arbeiten und ein und dieselbe Datei in mehreren AFAS-Umgebungen kommen musste. Das bedeutete für uns eine große Herausforderung. So mussten beispielsweise etwa 50 AFAS-Umgebungen mit den richtigen Dateien der betroffenen Mitarbeiter gefüllt werden. Dank der guten Kommunikation mit Archive-IT und dem richtigen technischen Support ist das alles gut gelaufen.“

Umgang mit den Dateien

Nach der Digitalisierung bietet Archive-IT eine Reihe von Optionen: Rückgabe an den Kunden, Speicherung mit Archive-IT oder vertrauliche Vernichtung. Unser Bildungsbüro hat sich daher für die letztgenannte Option entschieden. René erklärt: „Wir haben uns dafür entschieden, dass die gescannten Dateien von Archive-IT vernichtet werden. Dies geschieht acht Wochen, nachdem alles gescannt wurde. Wir haben die Dateien vernichtet, weil sie alle im AFAS-System zu finden sind und nach den richtigen Verfahren und Zertifizierungen digitalisiert wurden. Dadurch haben die physischen Dateien keinen Mehrwert mehr.“

Firmenbesuch

Vor dem Projekt besuchte René mit einigen Kollegen die Archive-IT. Hier betrachteten sie vor allem die Prozesse. René sagt: „Wir wurden eingeladen, einen Blick auf die Prozesse innerhalb von Archive-IT zu werfen. Sie zeigten, wie der Transport ankommt und wie Dateien für das Scannen vorbereitet werden. Als wir die Expertise von Archive-IT sahen, wussten wir sofort, dass es hier in Ordnung ist!“

Wir danken ONS Onderwijsbureau für das Vertrauen und die angenehme Zusammenarbeit bei diesem Digitalisierungsprozess.

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ONS Onderwijsbureau | Archive-IT

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