Die Stichting Kindante bildet in den Gemeinden Beek, Beekdaelen, Echt-Susteren, Sittard-Geleen und Stein aus. Die Stiftung verwaltet 30 Grundschulen, darunter drei Schulen für Sonderschulen und zwei Schulen für Sonderschulen. Zusammen haben die Kindante-Schulen fast 9000 Schüler und 950 Mitarbeiter.

Digitalisierung

Kindante hat sich entschieden, seine Personalakten zu digitalisieren und in seine AFAS-Umgebung zu importieren. Odette Albers, Personalverantwortliche, sagt: „Wir wussten, dass wir digitalisieren mussten, denn so konnten wir AFAS optimal einsetzen. Darüber hinaus hielten wir es für sehr wichtig, dass alle Daten eines Mitarbeiters an einem zentralen Ort gefunden werden können. Wir hatten jedoch keine Ahnung, wie wir damit umgehen würden. Als wir mit Archive-IT ins Gespräch kamen, wurde sehr schnell viel klar. So hatten wir nach dem ersten Einführungsgespräch wirklich ein Bild von den Möglichkeiten.“

Ein Ansprechpartner

Vor der Digitalisierung hatte Kindante noch einige Fragen. Lieke Kaldenhoven, Personalreferentin, erklärt: „Wir hatten vorher einige Fragen; natürlich übergeben Sie Ihre datenschutzrelevanten Dateien! Unsere Fragen wurden jedoch schnell beantwortet und alle unsere Bedenken wurden ausgeräumt. Es war sehr schön, dass wir während des Projekts einen einzigen Ansprechpartner hatten; der Projektleiter war immer für uns da. Wenn es Unsicherheiten gab, mussten wir es einfach sagen und sie hat sofort alternative Optionen oder Beispiele entwickelt. Das hat uns großes Vertrauen in den erfolgreichen Abschluss des Projekts gegeben.“

Gesetze und Vorschriften

Lieke weiter: „Die Digitalisierung der Personalakten ist ein idealer Zeitpunkt, um zu erkennen, welche Daten tatsächlich noch gespeichert sind. Nicht unwichtig für das GDPR und die immer strengeren Gesetze und Vorschriften. Darüber hinaus ist dies der Weg zu mehr Effizienz, Sorgfalt und Transparenz. Dies ist für den Mitarbeiter unerlässlich, denn er ist der Eigentümer der Datei und muss diese jederzeit einsehen können.“

Zusammenarbeit mit Archive-IT

„Bei der Suche nach einem Partner für die Digitalisierung war es uns besonders wichtig, dass es sich um einen Partner mit Expertise handelt. Die Tatsache, dass Archive-IT über viel Erfahrung mit der Digitalisierung im Bildungsbereich und dem direkten Upload zu AFAS verfügt, machte sie zu einer perfekten Ergänzung. Ein weiterer wichtiger Faktor war, dass wir möglichst wenig Störungen durch den Digitalisierungsprozess erleben wollten, und auch die Archive-IT ist dem gerecht geworden. Wir sind mit der Zusammenarbeit sehr zufrieden! Unsere digitalen Ambitionen gehen viel weiter und wir werden definitiv auf Archive-IT zurückkommen, wenn wir den nächsten Schritt gehen wollen.“

Archive-IT dankt der Kindante Foundation für ihr Vertrauen!

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Kindante | Archive-IT

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