Das Ikazia Hospital bietet patientenorientierte Versorgung in Rotterdam-Zuid und Umgebung, in einem evangelisch-christlichen Krankenhaus. Um die Patienten bestmöglich zu versorgen, sollte der Papierkram kein Hindernis mehr sein. Dies wird durch die teilweise Digitalisierung in Zusammenarbeit mit Archive-IT erreicht. Dr. Morrel (Gynäkologe) und Frau Mulders (Leiterin des Zentralen Medizinischen Archivs) sprechen über die Anfangsphase dieses Digitalisierungsprozesses.
Ein repräsentatives Pilotprojekt
Dr. Morrel erklärt, wie das Krankenhaus mit der Digitalisierung begonnen hat: „Wir haben mit der Gynäkologischen Abteilung als Pilotprojekt begonnen, denn es handelt sich um eine komplexe Klinik. Gerade bei Geburtshelfern kommen Frauen oft nachts ins Krankenhaus, so dass der Arzt sehr schnell die richtigen Informationen haben muss. In der Vergangenheit ist es oft vorgekommen, dass sich eine solche Akte noch in der Ambulanz, auf einem Diktierplatz oder auf der Pflegestation befand. Dann war es oft schwierig, die notwendigen Informationen zu finden. Die Entscheidung, mit einer so komplexen Abteilung zu beginnen, lag auf der Hand; denn wenn sie richtig abgeschlossen war, konnten wir die anderen Kliniken mit Sicherheit und Zuversicht angehen. Um ehrlich zu sein, bietet Archive-IT viel Unterstützung in diesem Prozess, so dass der Pilot ohne nennenswerte Probleme verlief.“
Integration iSoft
„Um den Übergang von einer Papier- zu einer digitalen Arbeitsumgebung bewältigen zu können, haben wir mehr als zwei Dateien gescannt“ , sagt Frau Mulders. „Dennoch erhalten wir immer noch physische Dokumente. Denken Sie an Überweisungen oder Ergebnisse von außerhalb des eigenen Krankenhauses, die die Patienten mitbringen. Diese werden zentral in unserem Central Medical Archive (CMA) mit der richtigen Datei gescannt. Von nun an macht der Arzt neue Notizen direkt auf dem Computer im iSoft-Softwarepaket. Archive-IT ist die perfekte Ergänzung dazu. Das Ikazia-Krankenhaus führt seine Ambulanzakten in der Regel in den Kliniken selbst und die klinischen Akten in der CMA. Natürlich kommt es manchmal vor, dass in den Kliniken nicht genügend Platz ist; wir lagern sie dann in der CMA zwischen. Anschließend gehen sie in das sichere Archivdepot von Archive-IT. Ab 2009 werden wir neue klinische Akten vollständig in eigener Regie digitalisieren.“
Effizient, schnell und sicher
„Das Ikazia Hospital arbeitet schon seit langem mit JIM zusammen“ , ergänzt Frau Mulders. „JIM wird verwendet, um die Papierakten zu verwalten und die extern platzierten Dateien von Archive-IT anzufordern. Die Beantragung von Dateien über JIM ist sehr angenehm: Innerhalb einer halben Stunde können wir bereits die angeforderten Dateien einsehen, gescannt und alles.“ „Früher war es ganz anders“ , sagt Dr. Morrel, „tagsüber war es kein großes Problem – auch wenn es manchmal etwas zu Fuß ging – aber nachts und außerhalb der Öffnungszeiten haben wir es mit dem gemacht, was wir hatten. Es war entweder nicht möglich oder wir mussten mitten in der Nacht alle möglichen Telefonate führen, um nach Dateien im Archiv zu fragen. Jetzt, mit der digitalen Datei, müssen wir uns darüber keine Sorgen mehr machen. Wir können die digitalisierten Dateien direkt von jedem Arbeitsplatz des Krankenhauses aus einsehen, wenn Sie dazu berechtigt sind.“
Digitale Zukunft
Frau Mulder erklärt die zukünftigen Schritte: „Die Gynäkologie- und Kinderklinik ist jetzt digital und im Moment ist die Chirurgie an der Reihe. Von allen Patienten, die jetzt hereinkommen, sind alle Informationen im Computer. Die Behandlungsakte der Notaufnahme wurde kürzlich ebenfalls mit einer digitalen Version aktualisiert. Dort können sie ihre eigenen Ergebnisse eintragen. Im Moment nur der Krankenschwesterteil, aber bald werden auch die Ärzte ihre Erkenntnisse einbringen können. In Kürze werden wir auch die OP-Datei digitalisieren.“ Dr. Morrel ergänzt: „Alle vom Ministerium und der Aufsichtsbehörde vorgeschriebenen Kontrollen und Doppelkontrollen werden vom Arzt und der Krankenschwester vor einer Operation ausgefüllt, und zwar auch digital. Die Gynäkologie ist daher die erste, die mit der digitalen OVD (Operation Sequel File) innerhalb von Ikazia arbeitet. Auf diese Weise können wir unsere elektronische Akte immer weiter ausbauen. Die Software und Dienstleistungen von Archive-IT sind ein wichtiges Glied in diesem Prozess.“