Im Januar 2019 begann das Archiv-IT mit der Digitalisierung von Umweltgenehmigungen und Bodenakten in der Gemeinde Peel en Maas. Durch die Digitalisierung der Dateien werden die Arbeitsprozesse verbessert und beschleunigt. Einzigartig an dieser Aufgabe ist, dass ein Mitarbeiter von Archive-IT die Dateien vor Ort für das Scannen vorbereitet und anschließend digitalisiert.

Effizienteres Arbeiten

Die Gemeinde Peel en Maas ist das Ergebnis einer Fusion der ehemaligen Gemeinden Helden, Kessel, Meijel und Maasbree. Die Gemeinde will den digitalen Service für ihre internen Mitarbeiter verbessern, weshalb sie sich für die Digitalisierung ihrer Akten entschieden hat. Die Dienstleistungen von Archive-IT wurden auf die Wünsche der Gemeinde Peel en Maas abgestimmt. Toos Wilms, Archivar der Gemeinde Peel en Maas, erklärt: „Die von der Gemeinde angebotenen Dienstleistungen sind vollständig digital und Papier ist dafür nicht mehr geeignet. Darüber hinaus ist eine digitale Akte viel schneller zu erstellen als eine Papierakte, und sie ist auch viel sicherer.“

Reinigung vor Ort

Eljesa Muzlijaj, Mitarbeiterin von Archive-IT, räumt die Akten in der Gemeinde Panningen auf. Eljesa erklärt, wie das funktioniert: „Ich arbeite derzeit an der Bereinigung der Umweltakten. Diese Dateien enthalten viele verschiedene Dokumente, alle mit unterschiedlichen Layouts. Deshalb ist es wichtig, dass der Inhalt dieser Dateien richtig diskutiert wird, bevor sie in die richtigen Registerkarten eingeordnet werden können. Aus allen Dokumenten wird dann ein Paket zusammengestellt und dieses Paket mit dem entsprechenden Entscheidungsdatum verknüpft. Wenn Sie später die digitale Version öffnen, sehen Sie auf einen Blick, welche Dokumente zusammengehören.“

Sorgfältigkeit

Nach der Digitalisierung aller Dateien werden diese grundsätzlich für weitere drei Jahre bei Archive-IT, in Archivlagerung Bronze, aufbewahrt. Toos Wilms: „In dieser Zeit werden wir sehen, ob es Unsicherheiten gibt und ob im Hinblick auf das digitale Archiv alles reibungslos läuft. Sollte sich dies als der Fall erweisen, geben wir eine Vernichtungserklärung ab und alles wird vertraulich vernichtet. Auf diese Weise sind wir zu 100% sicher, dass wir ein gutes und zuverlässiges Archiv haben.“

Angenehme Zusammenarbeit

Die Gemeinde Peel en Maas und Archive-IT arbeiten seit mehr als sechs Monaten zusammen. Toos Wilms erklärt: „Die Zusammenarbeit mit Eljesa und Archive-IT läuft sehr gut. Eljesa ist jetzt eine vollwertige Kollegin bei der Gemeinde, und wir sind sehr positiv über die Arbeit, die sie bisher geleistet hat. Darüber hinaus verlief auch die Art und Weise, wie wir gemeinsam mit Archive-IT die Auftragsabwicklung besprochen haben. Wir teilten den Auftrag in kleine Teile auf und betrachteten jedes Teil, um zu sehen, wie wir das genau machen konnten.“

Die Gemeinde Peel en Maas hat viele digitale Ambitionen, und diese inhaltliche Reinigung und Digitalisierung des Archivs trägt dazu bei. Diese Aktivitäten werden noch lange dauern, so dass wir uns auf eine angenehme, langfristige Zusammenarbeit freuen!

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