Die Stichting Gehandicaptenzorg Limburg (SGL) engagiert sich für die fachliche Betreuung und Unterstützung von Menschen mit Hirnschäden, Menschen mit einer (schweren) körperlichen Behinderung und Menschen, die täglich auf Atemwegsunterstützung angewiesen sind. Diese Organisation mit Standorten in ganz Limburg kümmert sich um Menschen mit Aufmerksamkeit, damit diese Menschen mehr aus ihrem Leben machen können.

Andrea de Bie, Secretary HRM / Backoffice Mitarbeiterin bei SGL, hat dieses Projekt von Anfang bis Ende betreut. Das ging über die reine Digitalisierung der Dateien hinaus. Sie haben ihre Personaladministration in Raet komplett neu gestaltet und machen den nächsten Schritt zu einer digitalen, effizienten Organisation.

Sicherheit und Effizienz

Frau de Bie spricht über ihre Erfahrungen: „Wir waren der Meinung, dass die „alte“ Papier-Personalakte in der neuen Umgebung in Raet nicht fehlen sollte. Ein zentraler Ort, an dem alle Informationen sicher gefunden werden können. Es macht auch einen Unterschied in Bezug auf den Platz, da sich alle 550 Personalakten nicht mehr in unserem Gebäude befinden. Wir haben uns dafür entschieden, die Dateien nach der Digitalisierung von Archive-IT speichern zu lassen. Die Dateien werden dort in einer hochsicheren Umgebung aufbewahrt und wenn wir in Zukunft noch ein Papier, ein Originaldokument benötigen, ist dies einfach möglich. Das gibt uns ein gewisses Gefühl.“

Probieren Sie die Summe

„Der Digitalisierungsprozess verlief sehr gut. Kurze Kommunikationswege und die Hilfsbereitschaft der Mitarbeiter von Archive-IT sind echte Vorteile. Natürlich war es neu für uns und es war schön, dass uns bei Fragen sofort geholfen wurde. Was uns auch gefiel, war die Tatsache, dass wir einen Prozess mit einer Reihe von Dateien durchgeführt haben. Dies gab uns die Möglichkeit, unsere Wünsche und Anforderungen etwas zu verschärfen, und das führte zu einem perfekten Ergebnis bei der Digitalisierung der Masse“, sagt Frau de Bie.

Zugang für Mitarbeiter

Ab der zweiten Märzwoche erhielten alle SGL-Mitarbeiter Zugang zu ihren eigenen digitalen Personalakten. Ein Projekt, das von der Projektgruppe sehr sorgfältig bearbeitet wurde. „Transparenz und Effizienz sind uns wichtig, und die Möglichkeit, Zugang zu unserer eigenen Personalakte zu haben, trägt sicherlich dazu bei“, ergänzt Frau de Bie. „Wir haben zunächst einer kleinen Gruppe von Mitarbeitern Zugang gegeben, um ihre Erfahrungen mit dieser neuen Arbeitsweise zu testen, bevor alle Zugang erhielten.“

„Die Qualität der gescannten Dateien ist sehr hoch und entspricht zweifellos unseren Erwartungen. Wir empfehlen daher dringend anderen Unternehmen mit Digitalisierungsambitionen, dies in Zusammenarbeit mit Archive-IT zu tun.“

Weitere Referenzen
SGL | Archive-IT

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