Vor Jahren benutzte die Gemeinde Alkmaar die Paternoster-Schränke von Jalema. Ein guter Start für eine langfristige Zusammenarbeit. Als die Gemeinde Alkmaar mit einem Mangel an Platz für die Zerstörung des Archivs im Jahr 2008 konfrontiert wurde, wendeten sie sich logischerweise auch für die externe Archivlagerung an Jalema. Die Zusammenarbeit nahm dann wieder neue Formen an, denn als die Gemeinde digitalisieren wollte, konnte auch Archive-IT ihren Mehrwert nachweisen. Vom Paternoster-Schrank bis zur digitalisierten Datei: Die Gemeinde Alkmaar setzt in Zusammenarbeit mit Archive-IT ihre Ambitionen um.

Externes Archiv

Frans Alleman, DIV-Spezialist in der Gemeinde Alkmaar, hat die verschiedenen Projekte vollständig betreut und teilt gerne seine Erfahrungen: „Wir hatten immer angenehme Kontakte und gute Erfahrungen mit Jalema. Die Entscheidung für Archive-IT war eine logische und vertraute Konsequenz. Neben dem zu vernichtenden Archiv werden auch die von Archive-IT digitalisierten Dateien extern gespeichert. Wenn wir eine Anfrage aus den in den Räumlichkeiten von Archive-IT gespeicherten Dateien stellen, wird sie immer ordentlich und pünktlich geliefert. Darauf kannst du dich verlassen.“

Bewährter Service

„Das erste Projekt, das Archive-IT für die Gemeinde Alkmaar digitalisierte, waren die WMO- und WWB-Dateien der Gemeinden Graft de Rijp und Schermer. Schließlich wurden auch die Gemeinde Alkmaar’s Schuldhulpverlening-Dossiers und die Friedhofsunterlagen von Alkmaar und Graft de Rijp und Schermer digitalisiert. Wir haben mit der Digitalisierung aus verschiedenen Gründen begonnen, von denen der wichtigste der Platzmangel und der Wunsch war, effizient mit digitalen Dateien zu arbeiten. Wir haben die WMO- und WWB-Dateien wirklich als Pilotprojekt genutzt, um festzustellen, ob alles unseren Wünschen und Anforderungen entspricht. Angesichts der Tatsache, dass nach dem ersten Projekt eine Reihe von Digitalisierungsprojekten folgten, können Sie vermuten, dass unsere Erfahrungen sehr positiv waren.“ 

Innovative Gemeinde

Frans Alleman gibt an, dass die Gemeinde Alkmaar ab Januar 2017 vollständig digital arbeiten wird. Das bedeutet jedoch nicht, dass das Papierarchiv der Vergangenheit angehört. Es gibt noch einige Dinge im Stadtarchiv. „Unser Stadtsekretär hat den Wunsch geäußert, eine der innovativsten Gemeinden der Niederlande zu sein. Wir sind auf einem guten Weg und gehen alles in Phasen an. Das hält es einerseits für uns überschaubar, weil wir uns um die gesamte Erleichterung dieser Prozesse kümmern, andererseits garantieren wir so auch die interne Unterstützung so sorgfältig wie möglich. Es ist ein großer Ehrgeiz, und wir werden natürlich alle zusammenarbeiten, um diesen Ehrgeiz zu verwirklichen“, sagt Frans Alleman.

Mobiles Arbeiten mit der App

„Übrigens bedauere ich immer noch, dass wir die Archive-IT Virtual File App nicht verwenden. Ich bin sehr verzaubert von dieser Art der Arbeit unterwegs und sehe absolut den Mehrwert. Wenn ich mir zum Beispiel die Friedhofsakten angesehen hätte, wäre es einfach gewesen, den Grabstein vor Ort zu fotografieren und direkt in die digitale Datei aufzunehmen. Leider haben wir intern unterschiedliche Entscheidungen getroffen und nutzen diesen Mehrwert nicht.“

Wir sind stolz darauf, dass sich die Gemeinde Alkmaar immer wieder für Jalema und Archive-IT entschieden hat, vom Paternoster-Schrank über die externe Speicherung bis zur Digitalisierung. Vielen Dank für Ihr Vertrauen in unsere Unternehmen!

Weitere Referenzen
Gemeinde Alkmaar | Archive-IT

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