Das Letselschadebureau De Bureaus besteht aus fünf Dienstleistungen: mathematische Expertise, Genesungscoaching, medizinische Beratung, Arbeitsexpertise und Betreuung durch Jugendprofis. Die Fachleute aus all diesen Bereichen arbeiten eng zusammen, um den Beteiligten nach einem Unfall zu helfen, ihr Leben schnell wieder in Gang zu bringen.
Risiken so weit wie möglich minimieren
Eine Trajektorie für Personenschäden kann manchmal Monate oder sogar Jahre dauern. Es gibt eine Menge Kommunikation zwischen den verschiedenen Parteien, was bedeutet, dass die zugehörige Datei nur noch dicker und dicker wird. Der Nachteil der Papierakte ist, dass sie nur an einem Ort auf einmal sein kann und viel Platz beansprucht. Darüber hinaus birgt der Postversand einer Datei eine Reihe von Risiken: Der Kurier liefert die Datei nicht korrekt aus, die Datei geht verloren oder kann beschädigt werden. Bei der Arbeit mit medizinischen Informationen, wie z.B. De Bureaus, ist dies ein Risiko, das um jeden Preis vermieden werden muss. Darüber hinaus ist dieser Prozess unnötig zeitaufwändig und kostspielig. De Bureaus in Utrecht haben dies geändert und wagen den Schritt zur Digitalisierung. Francie Peters, Direktorin von De Bureaus, erklärt, warum sie die digitale Datei bevorzugt.
Eine digitale Datei; ist das wirklich nützlich?
Zunächst zögerte Francie Peters, die dicken Papierakten zu digitalisieren. Die Fachleute kennen die Dateien blind und wissen, wie man alle Informationen schnell und einfach findet. Was wären die Vorteile einer digitalen Datei? Dann kannst du überhaupt nichts finden, oder? Francie nahm die Herausforderung an und jetzt will sie nichts anderes mehr. Francie erklärt: „Der Hauptgrund, warum wir die Herausforderung trotzdem angenommen haben, obwohl wir die Informationen in der Papierakte immer schnell finden konnten, ist die Tatsache, dass wir mit medizinischen Daten arbeiten und in diesem Zusammenhang keine Sicherheitsrisiken eingehen wollen.“
Das digitale Papierarchiv
Francie füllt aus: „Der große Vorteil der digitalen Datei von Archive-IT besteht darin, dass sie genau so aussieht wie die Papierakte. Tabs wurden hinzugefügt, das Aussehen ist das gleiche wie bei der Papierdatei und es gibt sogar eine Browsing-Funktion, die es uns ermöglicht, einfach durch die Dateien zu blättern. Diese kleinen Features machen einen großen Unterschied. Dank der praktischen Suchfunktion sind alle Informationen im Handumdrehen gefunden. Ich nenne das manchmal scherzhaft unsere digitale Papierakte. Für die Profis sind die Informationen genauso schnell digital abrufbar wie in der Papierakte, so dass keine Zeit durch die neue Arbeitsweise verloren geht.“
Die digitalen Dateien können von den medizinischen Beratern über das iPad eingesehen werden. Die Informationen werden so verschlüsselt, dass bei Verlust des iPad die Informationen für Dritte nicht zugänglich sind.
Francie schließt begeistert: „Vor einigen Jahren wurden alle Akten bei De Bureaus vollständig digitalisiert, die Papierakten sind bei De Bureaus nicht mehr erhältlich!“