Immer mehr Unternehmen gehen dazu über, sich von den Personalakten in Papierform zu trennen, weil z.B. die Suche nach der richtigen Datei oft unnötig lange dauert. Mit Archive-IT ist die Digitalisierung von Personalakten auf unterschiedlichen Ebenen möglich, nämlich auf Aktenebene, auf Dokumentenebene oder mit einer Auswahl von Schlüsseldokumenten. In diesem Blog erfahren Sie, was es mit der Digitalisierung auf verschiedenen Ebenen auf sich hat.
Personalakten digitalisieren: Die Vorteile im Überblick
Die Digitalisierung von Personalakten erhöht die Effizienz in Ihrem Unternehmen. Darüber hinaus ergeben sich viele weitere Vorteile:
- Struktur und Einfachheit.
- Platzeinsparung in Ihrem Unternehmen oder Betrieb.
- 24/7 Verfügbarkeit Ihrer Dokumente.
- Zusätzliche Kontrolle von Datenlecks.
- AVG-Sicherheit.
- Gleichzeitiger Zugriff von mehreren berechtigten Mitarbeitern auf die Dateien.
Auch Joan Damen, Verwaltungsleiterin der Porsche Groep Zuid, hat die Vorteile der Digitalisierung von Personalakten erkannt. Sie hat ihre Personalakten von Archive-IT digitalisieren lassen. "Ein wichtiger Vorteil ist, dass wir wieder mehr Platz in der Abteilung haben und unabhängig arbeiten können. Für ein Unternehmen mit mehreren Niederlassungen kann das sehr praktisch sein. Kurzum, wir sind sehr zufrieden mit der Digitalisierung.”
Digitalisierung auf Datei-/Tab-Ebene
Mit der Digitalisierung auf der Ebene der Dossiers/Tabellenblätter gehört die Personalakte in Papierform der Vergangenheit an. Die Datei wird eins-zu-eins vom Papier in die digitale Form in eine PDF-Datei (pro Registerkarte) übertragen. Die gescannten Dokumente sind zusätzlich mit einer OCR-Funktion ausgestattet. Sie macht es möglich, die Datei nach Schlüsselbegriffen zu durchsuchen. Das macht das Auffinden der richtigen Informationen einfach und schnell. Neue Zusätze werden auf Dokumentenebene hinzugefügt.
Vorteile:
- Günstigster Weg der Digitalisierung.
- Nur in geringem Maße fehleranfällig.
- Schnelle Durchlaufzeit
Digitalisierung auf Dokumentenebene
Bei dieser Form der Digitalisierung werden Personalakten in Papierform vollständig in die digitale Struktur Ihres HR-Systems integriert. Dies geschieht durch automatische Indexierung. Das bedeutet, dass es beispielsweise für einen Arbeitsvertrag, eine Kopie des Personalausweises, ein Vorstellungsgespräch usw. eine eigene Akte gibt.
Die Software muss erkennen, welche Dokumente zu welchem Dokumententyp gehören. Da Personalakten in jedem Unternehmen anders sind, wird die Software an Ihr Unternehmen und Ihre Anforderungen angepasst. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, werden ein oder zwei Schulungstage angesetzt, um die Software gemeinsam zu trainieren. Auf diese Weise wird die höchstmögliche Erkennungsrate erreicht.
Vorteile:
- Aufbewahrungsfrist auf Dokumentenebene einstellbar.
- Es gibt eine Klassifizierung für bereits archivierte und zukünftig angelegte Daten.
Digitalisierung anhand ausgewählter Schlüsseldokumente
Diese Form ist eine Kombination aus Digitalisierung auf Datei- und Dokumentenebene. Hier werden die am häufigsten verwendeten und visuell leicht erkennbaren Dokumente ausgewählt, wie z. B. Arbeitszeugnisse, Ausweiskopie, Arbeitsvertrag usw. Diese Dokumente werden alle in einer eigenen Registerkarte gespeichert. Die übrigen Dokumente werden auf einer separaten Registerkarte angezeigt. Auf diese Weise können Sie die am häufigsten verwendeten Dokumente leicht finden, müssen aber nicht alles in separaten Registerkarten kategorisieren.
Vorteile:
- Praktische Kombination aus Datei- und Dokumentebene
- Hohe Kosten- und Zeitersparnis
Zusammengefasst: Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, für die Digitalisierung von Personalakten. Möchten Sie mehr darüber erfahren, welche Digitalisierungsoption für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist? Dann kontaktieren Sie uns hier unverbindlich!
