Ende letzten Jahres begann die Renovierung einer leeren Fläche bei Archive-IT. Der Raum wurde in einen voll klimatisierten Lagerraum für Archivmaterial, auch Archivraum genannt, umgewandelt. Ein Archivraum darf nur dann als solcher bezeichnet werden, wenn er den Anforderungen des Archivgesetzes entspricht. Wir erklären es Ihnen!
Das Archivgesetz
Das Archivgesetz ist das wichtigste Gesetz der niederländischen Regierung zur Bereitstellung von Informationen. Das Archivgesetz von 1995 regelt die Verwaltung und den Zugang zu staatlichen Archiven. Dieses Gesetz legt den Zeitraum fest, in dem staatliche Dokumente aufbewahrt werden müssen. Aber auch die Sorgfalt und Zugänglichkeit, Regeln für die Ausleihe und Übertragung von Eigentum, die öffentliche Zugänglichkeit von Regierungsinformationen und die Übertragung von Regierungsdokumenten in ein Repository. Nach dem Archivgesetz muss jeder Regierung ein Archivraum und ein Archivspeicher zur Verfügung stehen. Dies gilt nicht nur für analoge Informationen, sondern auch für digitale Informationen.
Ähnlichkeiten und Unterschiede erfordern Archivspeicher und Archiv-Repository.
Sie fragen sich wahrscheinlich, was der Unterschied zwischen einem Archivspeicher und einem Repository ist. Im Allgemeinen gibt es mehr Gemeinsamkeiten als Unterschiede. Beide sind sowohl analog als auch digital erhältlich. Bei der analogen Speicherung muss der Raum unterschiedlichen Anforderungen gerecht werden. Die Anforderungen an ein Archiv-Repository sind höher als die an einen Archivraum. Dies hat damit zu tun, dass Dokumente, die länger als 20 Jahre aufbewahrt werden, in einem Archivspeicher landen. Zu diesem Zweck werden diese Dokumente in einem Archivraum abgelegt. Das Gebäude, in dem sich der Raum befindet, befindet sich nicht in einer Umgebung, in der eine extreme Belastung durch Luftverschmutzung und die Gefahr von Bränden oder Überschwemmungen besteht. Die Räume müssen sowohl über Brand- als auch über Wassermelder verfügen.
Eine wichtige Anforderung, die beide Räume erfüllen müssen, ist der Klimaanspruch. Eine der wichtigsten Anforderungen ist die Temperatur. Die Temperatur muss zwischen 16 und 20 Grad Celsius liegen (mit einer maximalen Überschreitung von 25 Grad Celsius an zehn aufeinander folgenden Tagen pro Jahr). Eine weitere wichtige klimatische Anforderung ist die Luftfeuchtigkeit – sie schwankt zwischen 30% und 55%. Diese klimatischen Bedingungen müssen kontinuierlich gemessen und überwacht werden und diese Geräte dürfen sich nicht im Raum selbst befinden.
Die Räume haben keine Fenster und sind aus hochwertigem Beton. Sowohl der Archivraum als auch das Archivlager haben die gleichen Regeln für die Bodenbelastung, die mit einem Gewicht von 10 kN/m2 berechnet wird, für eine Installation mit 7 übereinander liegenden Regalen und einem Abstand von 35 cm zwischen ihnen. Es gibt auch Regeln für die Trennung von anderen Räumen. Für einen Archivraum gilt: steinernes Material mit einer Mindestfeuerwiderstandsdauer von 60 Minuten gemäß NEN6096. Beide Räume müssen mit nach NEN6077 zertifizierten Brandschutzklappen ausgestattet sein und dürfen keine Gitter oder andere Zwischengeschosse aufweisen.
Archivraum Archive-IT
Der Grund für den Bau dieses neuen Archivraums durch Archive-IT ist die steigende Nachfrage von Kommunen und Behörden nach der Aufbewahrung ihres Archivmaterials. Dabei handelt es sich meist um Archivmaterial, das sehr lange, wenn nicht gar unbegrenzt gelagert werden muss. Die Kommunen sehen sich zunehmend mit einem Platzmangel in ihren eigenen Archiven oder ihren eigenen Räumen konfrontiert, die diese strengen Vorschriften nicht (mehr) erfüllen. Durch die Unterbringung des Archivs bei Archive-IT in einem voll ausgestatteten Raum, der allen Anforderungen des Archivgesetzes entspricht, kann der Zeitraum von 20 Jahren überbrückt werden, bevor das Material in ein Repository gebracht werden muss. Effizient und zugänglich!
Darüber hinaus steigt auch die Nachfrage von Gemeinden, die fusionieren. Im Idealfall werden die Archive dieser Gemeinden zusammengeführt und von einem einzigen Standort aus allen berechtigten Nutzern im Rahmen der Fusion zur Verfügung gestellt. In den aktuellen Archivräumen der Kommunen selbst gibt es dafür oft keinen Platz. Archive-IT bietet dafür die Lösung.
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