Papier zu digitalisieren ist technisch unkompliziert. Schwieriger wird es, wenn das digitale Dokument das Original dauerhaft ersetzen soll. Genau hier setzt die TR-RESISCAN des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) an. Die Technische Richtlinie BSI TR-03138 beschreibt organisatorische und technische Anforderungen, mit denen sich Dokumente rechtssicher und nachvollziehbar digitalisieren und ihre Nachweisfähigkeit stärken lassen.
Für Unternehmen, Behörden, das Gesundheitswesen und die Justiz ist die Richtlinie relevant, wenn Papierarchive langfristig reduziert werden sollen.
Was ist TR-RESISCAN?
TR-RESISCAN beschreibt das „Ersetzende Scannen“, auch belegersetzendes Scannen genannt: Papierdokumente werden digital erfasst und aufbewahrt, bevor zulässigerweise die Originale vernichtet werden. Die Richtlinie schafft einen einheitlichen technischen und organisatorischen Rahmen, wo zuvor uneinheitliche Anforderungen für Unsicherheit sorgten.
Wichtig ist die Abgrenzung: TR-RESISCAN entscheidet nicht, ob ein bestimmtes Original vernichtet werden darf. Das regeln die jeweils geltenden gesetzlichen, vertraglichen oder fachlichen Vorgaben. Ohne besondere rechtliche Vorgaben hat die Richtlinie grundsätzlich empfehlenden Charakter. Der BSI-Anwendungshinweis R bietet dazu unverbindliche rechtliche Hinweise und Orientierung zur Schutzbedarfsanalyse.
Welche Dokumente dürfen nach dem Scannen vernichtet werden?
Geeignet sind etwa Rechnungen, Buchungsbelege und Teile von Personalakten. Auch medizinische Dokumentationen, Sozialversicherungsunterlagen und Gerichtsakten kommen infrage, soweit die jeweiligen Fachvorschriften dies zulassen. Die GoBD erlauben die Vernichtung erfasster Papierbelege, sofern keine Pflicht zur Aufbewahrung im Original besteht.
Ausgenommen sind nach § 147 Absatz 2 AO unter anderem Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und bestimmte Zollunterlagen, insbesondere amtliche Urkunden oder handschriftlich zu unterschreibende Präferenznachweise. Bei notariellen und anderen öffentlichen Urkunden sind Originalpflichten und der besondere Beweiswert gesondert zu prüfen. Vor einer Vernichtung müssen auch Aufbewahrungsfristen, laufende Verfahren und gegebenenfalls archivrechtliche Anbietungspflichten berücksichtigt werden.
Was regelt die Richtlinie?
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Vorbereitung
Strukturanalyse und Schutzbedarfsanalyse mit den Schutzbedarfskategorien „normal“, „hoch“ und „sehr hoch“, jeweils für Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit.
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Durchführung
Das Basismodul enthält grundlegende Schutzmaßnahmen. Bei „hohem“ oder „sehr hohem“ Schutzbedarf kommen passende Aufbaumodule hinzu.
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Nachweis
Die Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Kontrollen werden in Scankonzept und Verfahrensdokumentation festgehalten.
Wann ist ein Scanprozess TR-RESISCAN-konform?
Ein Prozess wird nicht allein durch professionelle Hardware oder eine Scanauflösung TR-RESISCAN-konform. Entscheidend ist, dass die relevanten Anforderungen umgesetzt und dokumentiert werden. Dazu zählen:
- Klar definierte Abläufe, Zuständigkeiten und geschultes Personal.
- Geeignete technische und organisatorische Schutzmaßnahmen.
- Kontrollen zur Sicherstellung von Vollständigkeit und Qualität sowie ein geregelter Umgang mit Fehlerfällen.
Eine freiwillige Zertifizierung durch das BSI ermöglicht einen unabhängigen Nachweis der Konformität. Bei Ausschreibungen sollten Geltungsbereich, Gültigkeit und abgedeckte Schutzbedarfskategorien geprüft werden. Zertifiziert wird der festgelegte Prozess, nicht pauschal jeder Scanner oder jede Software. TR-RESISCAN allein garantiert keine DSGVO-Konformität.
Warum ist ersetzendes Scannen für Organisationen relevant?
Wer Papieroriginale nach dem Scannen vernichten möchte, braucht mehr als ein gutes digitales Abbild. Ein dokumentierter Scanprozess stärkt die Nachweisfähigkeit, reduziert Papierarchive und erleichtert die Suche nach Dokumenten.
Auch gesetzliche Vorgaben fördern digitale Akten: § 7 EGovG regelt die Übertragung und Vernichtung von Papieroriginalen bei Bundesbehörden. Seit Oktober 2025 müssen Praxen, Krankenhäuser und Apotheken die ePA nutzen. In der Justiz gilt grundsätzlich seit 2026 die elektronische Aktenführung, mit gesetzlich vorgesehenen Übergangsmöglichkeiten bis 2027. Daraus folgt jedoch keine pauschale Erlaubnis, sämtliche Papieroriginale zu vernichten.
Ersetzendes Scannen in Kommunen: die Leitlinie nach TR-RESISCAN
Für Städte, Gemeinden und Landkreise bietet die „Leitlinie zum Ersetzenden Scannen in Kommunen nach TR-RESISCAN" eine praxisnahe Orientierung. Sie wurde 2017 vom Landkreis Breisgau-Hochschwarzwald, der KGSt und VITAKO veröffentlicht. Die Leitlinie hilft Kommunen vor allem dabei, den Schutzbedarf ihrer Unterlagen strukturiert zu bestimmen. Das BSI nennt sie in seiner Handlungshilfe zur TR-RESISCAN ausdrücklich als Vorlage.
Archive-IT unterstützt Kommunen dabei, diese Vorgaben in einen sicheren und nachvollziehbaren Scanprozess umzusetzen: von der Vorbereitung bis zur Vernichtung der Originale.
Wie Archive-IT Sie unterstützt
Wir begleiten Ihr Digitalisierungsprojekt mit einem strukturierten Prozess, der bereits vor dem eigentlichen Scannen beginnt:
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Abholung und Eingangskontrolle
Auf Wunsch holen wir Ihre Akten und Dokumente mit eigenen Fahrzeugen und eigenem Personal ab. Bei Bedarf übernehmen wir auch das Verpacken vor Ort. Feuerhemmende Transportbehälter sorgen für zusätzlichen Schutz während des Transports. Nach der Ankunft erfolgt eine Eingangskontrolle der übernommenen Bestände.
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Dokumentenvorbereitung und Strukturierung
Bevor die Digitalisierung beginnt, werden die Unterlagen erfasst und sorgfältig vorbereitet. Dazu gehören beispielsweise das Entfernen von Klammern und das Glätten der Seiten. Gleichzeitig stellen wir sicher, dass einzelne Dokumente zuverlässig voneinander getrennt werden und der logische Zusammenhang sowie die richtige Reihenfolge der Seiten erhalten bleiben. Hierfür können unter anderem Steuer- und Platzhalter-Barcodes eingesetzt werden. Dokumente, die im Original erhalten bleiben müssen oder sollen, etwa wertvolle oder mit Siegelschnur versehene Urkunden, können gesondert behandelt und lediglich ergänzend digitalisiert werden.
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Scannen und Qualitätskontrolle
Für die Digitalisierung kommen geeignete professionelle Scanner zum Einsatz. Dazu zählen je nach Vorlage auch Großformat- und Buchscanner für Dokumente bis DIN A0. Festgelegte und geprüfte Scaneinstellungen sowie erfahrenes, geschultes Personal sorgen für einen kontrollierten Ablauf. Während und nach dem Scannen prüfen mehrstufige Kontrollen die Vollständigkeit und Qualität der erzeugten Dateien.
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Nachbearbeitung und Integritätssicherung
Auf Wunsch machen OCR-Texterkennung, Indexierung und Datenanreicherung die Inhalte durchsuchbar. Ein Transfervermerk dokumentiert, wer wann in welchem technischen und organisatorischen Umfeld gescannt hat, einschließlich Auffälligkeiten, Prüfergebnis und Übereinstimmung mit dem Papieroriginal. Er stellt den Scan nicht automatisch rechtlich dem Original gleich. Geeignete elektronische Signaturen oder Siegel können je nach Schutzbedarf die Integrität von Scan und Transfervermerk sichern.
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Sichere Bereitstellung und Umgang mit den Originalen
Die fertigen Scanprodukte werden im vereinbarten Format sicher und verschlüsselt übermittelt. Virtual Archive erleichtert die Suche und den berechtigten Zugriff auf Akten; AIR unterstützt die langfristige digitale Archivierung mit Metadaten und geregelten Zugriffsrechten. Die Papieroriginale können zurückgegeben, vereinbarungsgemäß eingelagert oder nach Prüfung und Freigabe datenschutzkonform auf unserem Betriebsgelände vernichtet werden.
Soll ein Digitalisierungsprojekt an den Anforderungen der TR-RESISCAN ausgerichtet werden, beginnt die Planung deshalb nicht erst am Scanner. Dokumentarten, Schutzbedarf, Zuständigkeiten, Übergabepunkte und Qualitätskriterien sollten bereits vor Projektstart eindeutig feststehen.
Ein verlässlicher Weg zu weniger Papier
TR-RESISCAN zeigt, dass moderne Digitalisierung weit mehr ist als einfaches Scannen. Die Richtlinie bietet einen technisch-organisatorischen Rahmen, um das ersetzende Scannen nachvollziehbar und sicher zu gestalten. Nur wer diesen Prozess ganzheitlich angeht, schafft die Grundlage für die digitale Aktenführung und kann Papierarchive nachhaltig reduzieren.
Möchten Sie prüfen, wie sich Ihre Akten sicher und strukturiert digitalisieren lassen? Kontaktieren Sie unser Team für eine persönliche Beratung unter +49 (0) 2431 97744 0 oder per E-Mail an info@archive-it.de.
Quellen und weiterführende Informationen (Stand: November 2026)
- Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI): BSI TR-03138 RESISCAN – Ersetzendes Scannen, Version 1.5, 21.11.2024.
- Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI): Ersetzendes Scannen nach TR-RESISCAN leichtgemacht – Handlungshilfe zur TR-03138.
- GoBD, insbesondere Randziffern 136 bis 141
- § 147 AO, insbesondere Absatz 2 zu Originalen und Zollunterlagen
- § 7 EGovG, Übertragen und Vernichten des Papieroriginals