TR-RESISCAN: Rechtssicher digitalisieren statt nur scannen

Papier zu digitalisieren ist technisch unkompliziert. Schwieriger wird es, wenn das digitale Dokument das Original dauerhaft ersetzen soll. Genau hier setzt die TR-RESISCAN des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) an. Die Technische Richtlinie BSI TR-03138 beschreibt organisatorische und technische Anforderungen, mit denen sich Dokumente rechtssicher und nachvollziehbar digitalisieren und ihre Nachweisfähigkeit stärken lassen.

Für Unternehmen ist die Richtlinie vor allem dann relevant, wenn Papierarchive nicht nur digital ergänzt, sondern langfristig reduziert werden sollen.

Was ist TR-RESISCAN?

TR-RESISCAN steht für „Ersetzendes Scannen": Papierdokumente werden digital erfasst, elektronisch weiterverarbeitet und aufbewahrt, während das Papieroriginal anschließend vernichtet wird. Die Richtlinie bietet dafür einen praxisorientierten Handlungsrahmen und verringert das Risiko, dass mit dem Original auch wichtige Nachweismöglichkeiten verloren gehen.

Wichtig ist die Abgrenzung: TR-RESISCAN entscheidet nicht, ob ein bestimmtes Original vernichtet werden darf. Das regeln die jeweils geltenden gesetzlichen, vertraglichen oder fachlichen Vorgaben. Ohne besondere rechtliche Vorgaben hat die Richtlinie grundsätzlich empfehlenden Charakter.

Was regelt die Richtlinie?

1. Vorbereitung: Strukturanalyse und Schutzbedarfsanalyse der Dokumente als Grundlage für alle weiteren Maßnahmen.
   
   
2. Durchführung: klare Vorgaben für Verantwortlichkeiten, technische Systeme und Sicherheitsanforderungen, abhängig von Sensibilität und Beweisrelevanz der Unterlagen.
   
   
3. Nachweis: die getroffenen Maßnahmen werden in Scankonzept und Verfahrensdokumentation nachvollziehbar festgehalten.

Wann ist ein Scanprozess TR-RESISCAN-konform?

Ein Prozess wird nicht allein durch professionelle Hardware oder eine Scanauflösung TR-RESISCAN-konform. Entscheidend ist, dass die relevanten Anforderungen umgesetzt und dokumentiert werden. Dazu zählen:

• Klar definierte Abläufe, Zuständigkeiten und geschultes Personal.
• Geeignete technische und organisatorische Schutzmaßnahmen.
• Kontrollen zur Sicherstellung von Vollständigkeit und Qualität sowie ein geregelter Umgang mit Fehlerfällen.

Eine freiwillige Zertifizierung durch das BSI ermöglicht einen unabhängigen Nachweis der Konformität. Entscheidend bleibt jedoch der Prozess selbst: das nachvollziehbare Zusammenspiel von Organisation, Technik und festgelegten Abläufen, nicht ein einzelner Scanner oder eine bestimmte Software.

Warum ist das für Unternehmen relevant?

Wer Papieroriginale nach dem Scannen vernichten möchte, braucht mehr als ein gutes digitales Abbild. Im Zweifel muss das Unternehmen nachvollziehbar darlegen können, wie dieses Abbild entstanden ist und welche Maßnahmen Manipulationen, Auslassungen oder Qualitätsverluste verhindern sollen.

Ein sauber definierter Scanprozess schafft dafür die Grundlage. Gleichzeitig lässt sich der Umfang physischer Archive reduzieren, der Zeitaufwand für die Suche nach Dokumenten verringern und Informationen stehen schneller für digitale Arbeitsabläufe zur Verfügung. TR-RESISCAN verbindet damit zwei Ziele, die in Digitalisierungsprojekten häufig zusammenkommen: weniger Papier und mehr Vertrauen in die digitale Akte.

Wie Archive-IT Sie unterstützt

Wir begleiten Ihr Digitalisierungsprojekt mit einem strukturierten Prozess, der bereits vordem eigentlichen Scannen beginnt:

1. Abholung und Eingangskontrolle
   Auf Wunsch holen wir Ihre Akten und Dokumente mit eigenen Fahrzeugen und eigenem Personal ab. Bei Bedarf übernehmen wir auch das Verpacken vor Ort. Feuerhemmende Transportbehälter sorgen für zusätzlichen Schutz während des Transports. Nach der Ankunft erfolgt eine Eingangskontrolle der übernommenen Bestände.
   
   
2. Dokumentenvorbereitung und Strukturierung
   Bevor die Digitalisierung beginnt, werden die Unterlagen erfasst und sorgfältig vorbereitet. Dazu gehören beispielsweise das Entfernen von Klammern und das Glätten der Seiten. Gleichzeitig stellen wir sicher, dass einzelne Dokumente zuverlässig voneinander getrennt werden und der logische Zusammenhang sowie die richtige Reihenfolge der Seiten erhalten bleiben. Hierfür können unter anderem Steuer- und Platzhalter-Barcodes eingesetzt werden. Dokumente, die im Original erhalten bleiben müssen oder sollen, etwa wertvolle oder mit Siegelschnur versehene Urkunden, können gesondert behandelt und lediglich ergänzend digitalisiert werden.
   
   
3. Scannen und Qualitätskontrolle
   Für die Digitalisierung kommen geeignete professionelle Scanner zum Einsatz. Dazu zählen je nach Vorlage auch Großformat- und Buchscanner für Dokumente bis DIN A0. Festgelegte und geprüfte Scaneinstellungen sowie erfahrenes, geschultes Personal sorgen für einen kontrollierten Ablauf. Während und nach dem Scannen prüfen mehrstufige Kontrollen die Vollständigkeit und Qualität der erzeugten Dateien.
   
   
4. Nachbearbeitung und Integritätssicherung
   Auf Wunsch machen OCR-Texterkennung, Indexierung und Datenanreicherung die Inhalte durchsuchbar und erleichtern ihre weitere digitale Verarbeitung. Je nach Projektanforderung können die Dateien außerdem konvertiert oder mit geeigneten Verfahren komprimiert werden. Ergänzend erfolgen Vollständigkeitsprüfungen sowie Maßnahmen zur Integritätssicherung, beispielsweise durch Transfervermerke oder fortgeschrittene elektronische Signaturen.
   
   
5. Sichere Bereitstellung und Umgang mit den Originalen
   Die fertigen Scanprodukte werden im vereinbarten Format sicher und verschlüsselt übermittelt. Je nach Anforderung ist auch eine beweiswerterhaltende Zwischen- oder Speicherung möglich. Die Papieroriginale können anschließend zurückgegeben, nach Vereinbarung eingelagert oder nach entsprechender Freigabe datenschutzkonform auf unserem Betriebsgelände vernichtet werden.

Soll ein Digitalisierungsprojekt an den Anforderungen der TR-RESISCAN ausgerichtet werden, beginnt die Planung deshalb nicht erst am Scanner. Dokumentarten, Schutzbedarf, Zuständigkeiten, Übergabepunkte und Qualitätskriterien sollten bereits vor Projektstart eindeutig feststehen.

Ein verlässlicher Weg zu weniger Papier

TR-RESISCAN zeigt, dass moderne Digitalisierung weit mehr ist als einfaches Scannen. Die Richtlinie bietet einen technisch-organisatorischen Rahmen, um das ersetzende Scannen nachvollziehbar und sicher zu gestalten. Nur wer diesen Prozess ganzheitlich angeht, schafft die Grundlage für die digitale Aktenführung und kann Papierarchive nachhaltig reduzieren.

Möchten Sie prüfen, wie sich Ihre Akten sicher und strukturiert digitalisieren lassen? Kontaktieren Sie unser Team für eine persönliche Beratung unter +49 (0) 2431 97744 0 oder per E-Mail an info@archive-it.de.