Einen Vertrag ausdrucken, unterschreiben, einscannen und per E-Mail zurückschicken. In vielen Organisationen läuft es noch immer so ab. Elektronisch zu unterschreiben geht schneller, wirft aber auch Fragen auf. Was ist eine elektronische Signatur eigentlich? Welche Arten gibt es? Und ist sie genauso rechtsgültig wie eine handschriftliche Unterschrift? In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf es ankommt und wie Sie die passende Signatur für Ihre Dokumente auswählen.
Was ist eine elektronische Signatur?
Eine elektronische Signatur ist eine Unterschrift in digitaler Form. Das Gesetz fasst den Begriff weit: Gemeint sind elektronische Daten, die mit einem Dokument verknüpft sind und die zum Unterschreiben verwendet werden. Das kann ein eingetippter Name sein, das Anklicken eines Kästchens oder eine Unterschrift auf einem Tablet.
Über den Namen hinaus dokumentiert eine elektronische Signatur verlässlich, wer die Unterschrift geleistet hat, wann dies geschah und ob das Dokument danach unverändert geblieben ist. Eine eingescannte Unterschrift, die als Bild in eine PDF-Datei eingefügt wird, bietet diese Nachweise allein nicht. Wie zuverlässig sich eine Unterschrift überprüfen lässt, hängt daher vom verwendeten Verfahren ab.
eIDAS: drei Stufen elektronischer Signaturen
Die eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 bildet dafür den rechtlichen Rahmen und gilt in allen EU-Mitgliedstaaten. Dabei unterscheidet man drei Signaturstufen. Je höher die Stufe, desto strenger sind die Anforderungen an Sicherheit und Nachweisbarkeit:
- Einfache elektronische Signatur (EES): die einfachste Form, etwa ein eingetippter Name oder ein Klick auf „Einverstanden“. Diese Form ist einfach und schnell, bietet aber nur begrenzte Sicherheit darüber, wer unterschrieben hat.
- Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Sie ist eindeutig einer Person zugeordnet, ermöglicht deren Identifizierung und wird unter ihrer Kontrolle erstellt. Nachträgliche Änderungen am Dokument sind erkennbar.
- Qualifizierte elektronische Signatur (QES): eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die mit einer zugelassenen Signaturerstellungseinheit erstellt wurde und auf einem gültigen Zertifikat eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters (Qualified Trust Service Provider, kurz QTSP) beruht. Sie ist einer handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt und wird in allen EU-Mitgliedstaaten anerkannt.
Was ist ein QTSP?
Für eine qualifizierte elektronische Signatur wird ein staatlich anerkannter Vertrauensdiensteanbieter (QTSP) benötigt. Dieser ist für die Identitätsprüfung verantwortlich und stellt das erforderliche Zertifikat für die Signatur aus. Diese Anbieter werden regelmäßig unabhängig geprüft und sind in den nationalen Vertrauenslisten der EU-Mitgliedstaaten aufgeführt.
Ist eine elektronische Signatur rechtsgültig?
Ja. Nach der eIDAS-Verordnung darf einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie in elektronischer Form vorliegt. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist einer handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt. In Deutschland regelt § 126a BGB, unter welchen Voraussetzungen die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform durch die elektronische Form ersetzt werden kann. Welche Signaturart ausreicht, hängt vom jeweiligen Dokument und den geltenden Formvorschriften ab.
Die Signaturarten unterscheiden sich insbesondere in ihrer Beweiskraft. Für eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) gelten besondere gesetzliche Beweisregeln. Bei einer einfachen oder fortgeschrittenen Signatur kommt es im Streitfall stärker darauf an, wie sich der Signaturvorgang nachweisen lässt. Ein vollständiger Audit-Trail, der dokumentiert, wer wann welche Schritte vorgenommen hat, kann die Beweisführung erleichtern. Die gewählte Signaturstufe beeinflusst also, wie gut sich eine Unterschrift im Streitfall nachweisen lässt.
Welche Stufe passt zu Ihren Dokumenten?
Nicht jedes Dokument erfordert eine qualifizierte Signatur. Eine praktische Faustregel: Je größer das Risiko im Streitfall, desto höher sollte die gewählte Signaturstufe sein. In der Praxis ist eine Kombination verschiedener Signaturstufen oft am effizientesten.
|
Stufe |
Wann geeignet |
Beispiele |
| SES |
Geringes rechtliches Risiko, vor allem intern |
Interne Freigaben, Urlaubsanträge, Bestellungen |
| AES |
Vereinbarungen mit externen Parteien, bei denen nachvollziehbar sein soll, wer unterschrieben hat |
Unbefristete Arbeitsverträge, Lieferantenverträge, Mietverträge ohne besondere Formvorgaben |
|
QES |
Wenn die höchste Beweiskraft gewünscht ist oder die QES gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben ist |
Dokumente mit hohem finanziellem oder rechtlichem Wert, grenzüberschreitende Verträge |
Rechtsgültig unterschreiben mit AgileSign
Mit AgileSign wählen Sie für jedes Dokument die passende Signaturstufe: einfach, fortgeschritten oder qualifiziert. Für qualifizierte Signaturen arbeitet AgileSign mit einem QTSP zusammen. Die Plattform erfüllt die Anforderungen der eIDAS-Verordnung. Zusätzliche Funktionen unterstützen die Nachvollziehbarkeit und Beweiskraft des Signaturvorgangs:
- Zuverlässige Identitätsprüfung: Bei qualifizierten Signaturen wird die Identität der unterzeichnenden Person beispielsweise mit dem elektronischen Personalausweis oder per Videoident-Verfahren überprüft. So lässt sich nachvollziehen, wer unterschrieben hat.
- Lückenloses Prüfprotokoll (Audit-Trail): Jede Aktion wird dokumentiert, einschließlich der verfügbaren Identitäts-, Zeit- und Zertifikatsdaten.
- Sofort archiviert: Unterzeichnete Dokumente werden automatisch in Ihrem eigenen System oder im AgileSign-Archiv abgelegt. So bleibt der Nachweis auch nach Jahren verfügbar.
Auch externe Beteiligte können unkompliziert unterschreiben, ohne ein aufwendiges Portal nutzen oder ein eigenes Benutzerkonto anlegen zu müssen. Ausdrucken, Einscannen und Zurückmailen entfallen.
Möchten Sie wissen, welche Signaturstufe zu Ihren Dokumenten und Prozessen passt? Kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches Beratungsgespräch.