Verweildauer für Dokumente

Innerhalb einer Organisation gibt es viele Dokumente mit einer obligatorischen Aufbewahrungsfrist. Es ist wichtig, diese Regeln zu verfolgen. Wenn Informationen nicht vollständig sind oder sogar verloren gehen, kann dies zu schwierigen rechtlichen Verfahren führen. Eine Reduzierung dieser Risiken ist durch eine differenzierte Anwendung der Dokumentenverwaltung möglich.

Rechtsvorschriften über Aufbewahrungsfristen

Dokumente zu strukturieren und korrekt zu speichern ist ziemlich zeitaufwändig. Selbst dann stellt sich die Frage, ob die Informationen zu einem späteren Zeitpunkt leicht abgerufen werden können. Für die Organisationen, die noch über ein Papierarchiv verfügen, nimmt es viel Platz in Anspruch, und es stellt sich die Frage, ob die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eingehalten werden können. In der Tat ist dies digital nicht anders, denn es gibt zu viele Organisationen, die sich einen Überblick verschaffen wollen. Wie sieht es mit den Aufbewahrungsfristen aus?

Bitte beachten Sie: Es gibt viele Ausnahmen von diesen Regeln, einige Teile der Akte müssen für einen kürzeren oder längeren Zeitraum aufbewahrt werden.

Es gibt viele Arten von Dokumenten, und jede Art hat ihre eigene gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Einige Beispiele für die Aufbewahrungsfristen:

  • Finanzdokumente: 7 Jahre
  • Medizinische Unterlagen: 10 Jahre nach der letzten Behandlung
  • Personalakten: 3 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses
  • Fallakten Gesetz: Halten Sie für 5 Jahre nach Abschluss eines Falles.

Differenzierter Ansatz

Wir raten dazu, die Art der Informationen, über die die Organisation verfügt, und die Unterscheidung, die am besten getroffen werden kann, richtig zu erfassen. Der differenzierte Ansatz bedeutet, dass aktuelle Akten, wie z.B. Personalakten aktueller Mitarbeiter, aber auch Krankenakten von Patienten aus dem Terminportal digitalisiert und über die Software von Archive-IT digital zur Verfügung gestellt werden. Digital können Sie Dokumenttypen leicht Aufbewahrungsfristen zuweisen, wenn Sie die richtige Software verwenden. In der AIR-Anwendung ist dies beispielsweise sehr einfach zu erreichen. Sie legen, ggf. zusammen mit einem Berater, fest, welche Dokumentarten existieren und welche Aufbewahrungsfrist mit ihnen verknüpft werden soll. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist stellt die Software eine Liste zur Vernichtung zusammen. Sicher und vertrauenswürdig.

Um Kosten zu sparen, werden die anderen (weniger aktuellen) Akten, die so gut wie nie konsultiert werden, in unserem sicheren Archivgebäude aufbewahrt. Sobald eine Datei benötigt wird, kann sie über die Software mittels Scanning on Demand angefordert werden. Eine Anfrage ist zu jeder Tageszeit möglich. Auf diese Weise sparen Sie Kosten, indem Sie nicht sofort alles digitalisieren. Bei der Registrierung der Akten kann auch eine Aufbewahrungsfrist berücksichtigt werden. Dies ermöglicht es Ihnen, eine gründliche Vernichtungspolitik auch auf die Papierakten anzuwenden. Jedes Jahr können Sie ganz einfach eine Liste ausdrucken, welche Dateien abgelaufen sind, und sie vertraulich vernichten lassen.

Kostengünstig

Auf diese Weise können Sie Ihre Dokumentation kostengünstig bearbeiten und die Aufbewahrungsfristen Ihrer Dokumente einfach verwalten. So müssen Sie nichts länger als nötig aufbewahren, es gehen keine Informationen verloren und Sie können Ihre Informationen jederzeit wiederfinden. Eine solche Investition wird sich sicherlich langfristig auszahlen.

Als Kunde bestimmen Sie die Aufbewahrungsfristen Ihres Archivs selbst. Diese können wir dann in unserer Software und unseren Prozessen verarbeiten, so dass Sie wissen, welche Dateien nicht mehr aufbewahrt werden müssen. Auf Wunsch können wir dies in unsere Vernichtungspolitik aufnehmen.