Problemstellung
Die Gemeinde Heerlen verfügt über insgesamt etwa fünf Kilometer physisches Archivgut, das sich aus verschiedenen Beständen mit unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen und einer Vielfalt von Inhalten zusammensetzt; von Archiven, die für die Ewigkeit aufbewahrt werden und gemäß dem Archivgesetz konditioniert aufbewahrt werden müssen, bis hin zu Zeichnungsschränken und kommunalen Archivboxen.
Die Gemeinde Heerlen beschloss, eine internationale Ausschreibung durchzuführen. Ziel dieser Ausschreibung war es, einen langfristig orientierten Dienstleister auszuwählen, der die Gemeinde Heerlen dabei unterstützt, Einblick in das aktuelle Archiv zu gewähren.
Das Archiv sollte über eine Softwareanwendung abrufbar sein. Diese Anwendung muss für die Mitarbeiter der Gemeinde Heerlen einfach zu bedienen sein. In der Gemeinde Heerlen werden immer noch physische Archive angelegt. In regelmäßigen Abständen wird dieser Zuwachs bei der Gemeinde Heerlen gesammelt, mit den richtigen Metadaten versehen und archiviert.
Die Lösung
Die Softwareanwendung OAK bietet den Mitarbeitern der Gemeinde Heerlen die Möglichkeit, auf einfache Art und Weise Archive anzufordern. Darüber hinaus haben sie die Wahl, die Datei physisch oder digital abzuliefern, alles von einem Cockpit aus. Bei digitaler Ablieferung ist die digital gelieferte Datei sofort zugänglich und kann gemeinsam genutzt oder von OAK heruntergeladen werden.
Auch neu angelegte Archive können von den Mitarbeitern der Gemeinde Heerlen einfach über OAK registriert werden. Das bedeutet, dass die Wissensträger selbst die richtigen Metadaten hinzufügen, so dass das Archiv schnell wiedergefunden und mit der richtigen Aufbewahrungsfrist versehen werden kann.
Das Resultat
Durch die Zusammenarbeit erhält die Gemeinde Heerlen einen besseren Einblick in das Archiv und es wird gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften archiviert. Archivierung allein ist nicht genug! Die Zusammenarbeit mit Archive-IT bietet Unterstützung bei der Verschlagwortung und der Einsicht in die verschiedenen Archivbestände des Archivs. Archive-IT koordiniert auch den Umzug des physischen Archivs und evaluiert vierteljährlich gemeinsam mit der Gemeinde Heerlen die Abstimmung der KPIs und die Messung der Leistung. Schließlich wird es häufige Transporte geben, bei denen physische Anfragen an die Gemeinde Heerlen geliefert und Neuzugänge abgeholt werden.
Schließlich könnte AIR in Zukunft der Gemeinde Heerlen die Möglichkeit bieten, auf dem Gebiet der digitalen Archive konform zu archivieren. Dies lässt sich leicht nach dem gesetzlichen Standard für Gemeinden einrichten: MDTO. Auch in diesem Prozess wird Archive-IT sein Wissen und seine Erfahrung mit der Gemeinde Heerlen teilen.