Vertstreute Daten, verlorene Zeit
Personalinformationen sind in vielen Unternehmen über verschiedene Ablageorte verteilt: in Papierakten, auf Netzlaufwerken, in E-Mail-Postfächern und in unterschiedlichen HR-Systemen. Das kostet Zeit, erschwert den kontrollierten Zugriff und erhöht den Aufwand bei Prüfungen und Auskünften.
Was sich in 2027 konkret ändert
Eine pauschale gesetzliche Pflicht, sämtliche Personalakten bis zum 1. Januar 2027 vollständig zu digitalisieren, gibt es nicht. Die Anforderungen betreffen die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen sowie die elektronische Bereitstellung prüfungsrelevanter Daten für die euBP.
Das bedeutet: Nicht jede Seite muss pauschal digitalisiert werden. Klären Sie rechtzeitig, welche Unterlagen elektronisch verfügbar sein müssen, wo diese heute liegen und ob sie vollständig und zuverlässig abrufbar sind.
Wer ist Archive-IT?
Aktiv
in 4 Ländern
150 km individuelle
Lagerung
100+
Mitarbeitende
100.000+ Softwarenutzende
6 km klimatisierte
Lagerung
ISO
9001/16175/27001
500+
Vertragskundinnen und Vertragskunden
25.000
Palettenplätze
DSGVO
konform
So läuft Ihr Personalaktenprojekt ab
1. Zielstruktur festlegen
Gemeinsam definieren wir Dokumentenstruktur, Verarbeitungstiefe, Metadaten und Datenformate.
2. Pilotbestand verarbeiten
Anhand eines ausgewählten Teilbestands prüfen wir Scanqualität, Klassifizierung und Datenübergabe.
3. Akten digitalisieren
Nach Freigabe des Pilotbestands folgen die kontrollierte Übernahme, Digitalisierung und Qualitätssicherung.
4. Daten bereitsellen oder migrieren
Wir stellen die aufbereiteten Dokumente in der abgestimmten Struktur bereit oder bereiten sie für den Import in Ihr HR-System vor.
5. Originale zurückgeben, einlagern oder vernichten
Sie entscheiden nach Abschluss der Verarbeitung, was mit den Papierunterlagen geschieht.
Sicher von der Akte bis zum Zielsystem
Personalakten enthalten vertrauliche Informationen. Deshalb sichern wir jeden Schritt – von der Übernahme über den Transport bis zur Bereitstellung.
- ISO 27001
- ISO 9001
- TR-RESISCAN (Zertifizierung läuft)
- Kontrollierte Verarbeitung
- Datenschutz durch ein definiertes Berechtigungskonzept
Wie gut ist ihr unternehmen auf 2027 vorbereitet?
Noch in der Planungsphase?
Der Praxisleitfaden zur digitalen Personalakte und den Anforderungen ab 2027: Anforderungen, relevante Unterlagen, typische Stolpersteine und ein klarer Fahrplan für die Projektvorbereitung – inklusive Selbsttest für Ihr Unternehmen.