Behörden

Behörden arbeiten täglich mit datenschutzrelevanten Daten. Viele dieser Dokumente haben verbindliche Aufbewahrungsfristen, wie beispielsweise Bauzeichnungen, Umweltgenehmigungen, Zulassungen und andere wichtige Dokumente. Allesamt Informationen, die nicht nur für den Geschäftsbetrieb, sondern auch aufgrund gesetzlicher Vorgaben aufbewahrt werden müssen. Die interne Lagerung und Archivierung dieser Akten hat allerdings einige Nachteile – wie Platzmangel, Ineffizienz und eingeschränkte Zugänglichkeit. Die Digitalisierung und/oder externe Archivlagerung können diese Nachteile in Vorteile verwandeln. Die Lösungen von Archive-IT bietet viele Vorteile.

Anforderung von Informationen

Digitalisierung für die Regierung

Die ideale Lösung für häufig verwendete Akten, die an vielen verschiedenen Orten benötigt werden und lange aufbewahrt werden müssen. Archive-IT verfügt über umfangreiche Erfahrung in der Digitalisierung von Akten. Dieser Prozess wird gesetzeskonform und rechtssicher durchgeführt und die digitale Akte erfüllt alle Anforderungen. Archive-IT bespricht gemeinsam mit Ihnen die Wünsche und Anforderungen, die Ihrer Organisation und Ihrem Budget, aber auch den aktuellen Gesetzen und Vorschriften entsprechen.

DIGITALISIEREN
Laptop

Archivierung für Behörden

Archive-IT verfügt über verschiedene Formen der Archivspeicherung, nämlich: Bronze, Silber und Gold. Auf diese Weise gibt es immer eine passende Lösung, die Ihren Wünschen und Bedürfnissen entspricht. Sicherheit und Sorgfalt sind die Leitsätze unserer Lösungen. Denken Sie zum Beispiel an die CO2-Löschgasanlage und unsere ISO-Zertifizierungen.

Archivspeicher Gold von Archive-IT bietet die ideale Lösung für die externe Ablage Ihrer wertvollen Archivdokumente! Ein komplettes Klimasteuerungssystem regelt und überwacht alle Arten von Klimafaktoren. Denken Sie an konstante Luftfeuchtigkeit und Temperatur. Dieses Klimasystem signalisiert auch, wenn die Werte nicht den Standards entsprechen. Dieser Bericht ermöglicht es uns, die Werte so zu verfeinern, dass sie wieder den festgelegten Standards entsprechen.

Physische Archivierung
  • Die Datensicherheit ist stets gewährleistet.

  • Informationen sind auch standortunabhängig und außerhalb der Bürozeiten verfügbar.

  • Keine Sorgen hinsichtlich Feuer, Einbruch und/oder Wasserschäden.

  • Akten gehen nicht mehr verloren.

Tablet

Digitaler Zugriff

Letztlich ist der sichere digitale Zugriff auf Informationen entscheidend. Archive-IT bietet mit AIR eine Plattform, in der alle Informationen – physisch wie digital – korrekt archiviert werden können. Und noch viel wichtiger: Auch bequem abrufbar sind! Autark oder nahtlos integriert in Ihr vorhandenes System.

Digitale Archivierung

„Die konstante Temperatur, das Löschgassystem, die Luftfeuchtigkeit und die Sicherheit sind erstklassig. Da die Kartons unterschiedliche Abmessungen haben, war es schwierig, sie in unserem eigenen Archiv zu lagern. Bei Archive-IT bauten sie die Regale um, um die Kartons zu archivieren. Auf diese Weise müssen wir nichts wieder aufbauen, das spart uns eine Menge Geld!“

Hans van de Mortel | Städtischer Archivar, Gemeinde Roermond

„Ich habe immer gesagt: Wir werden nicht digitalisieren, weil die physischen Dateien im Moment nicht lesbar sind. Aber unsere Schulärzte arbeiten vor Ort mit Laptop und UMTS-Karte, so dass die Dateien über das Handy zugänglich sein mussten. Die Dateien wurden 1:1 übernommen und wir waren positiv überrascht, dass sie extrem einfach zu lesen sind. Wirklich großartig!“

Gertrud Vogel | Konzessionsleiter, GGD Twente

„Die Entscheidung für Archive-IT wurde nach einer gründlichen Untersuchung getroffen, bei der sie verschiedene Kriterien abwägten. Ein wichtiges Kriterium war das ISO 27001-Zertifikat, das für Informationssicherheit steht. „Wir arbeiten mit datenschutzrelevanten Dokumenten und Archive-IT hat das in Ordnung.“

Alex Huisman | Berater für Computerisierung und Automatisierung, Gemeinde Langedijk

„Wir hatten schon immer angenehme Kontakte und gute Erfahrungen mit Jalema. Die Entscheidung für Archive-IT war eine logische und vertraute Konsequenz. Neben dem zu vernichtenden Archiv werden auch die von Archive-IT digitalisierten Dateien extern gespeichert. Falls wir eine Anfrage aus den in den Räumlichkeiten von Archive-IT gespeicherten Dateien stellen, wird diese immer sauber und pünktlich geliefert. Darauf kannst du dich verlassen.“

Frans Alleman | Spezialist DIV, Gemeinde Alkmaar

„Wir haben sehr gute Erfahrungen mit Archive-IT gemacht. Und vor allem der Service. Wenn du es schnell willst, kannst du es schnell machen. Du kannst einfach Vereinbarungen darüber treffen. Es gibt eine sehr gute Unterstützung. Es gibt immer eine Lösung.“

Maarten van Berlo | Projektleiter Digitalisierung, Gemeinde Venray

„Wir haben uns selbst einen Blick auf Archive-IT geworfen, was uns Vertrauen in den Umgang mit den Akten gab. Dies geschieht in einer sehr guten Umgebung und auf sichere Weise. Unsere Zusammenarbeit verlief sehr gut und das Image, das wir von Archive-IT erhalten haben, ist zweifellos positiv. Es ist ein professionelles Unternehmen, das weiß, was es tut!“

Nick Mols | Applikationsmanager, Gemeinde Zonhoven

„Wenn Sie sich ansehen, wie Archive-IT diesen Prozess geleitet und aufgegriffen hat, sind wir sehr zufrieden. Es war schön, wie sie die Planung mit uns teilten; wir konnten alles in Echtzeit verfolgen. Darüber hinaus sind alle Mitarbeiter sehr kundenorientiert, vom Projektmanagement über die Ausführung bis hin zur ICT. Wenn ich noch die Geschwindigkeit von Archive-IT hinzufüge, haben sie perfekt auf unsere Bedürfnisse reagiert.“

Luc Mintjens | P&O Personalverantwortlicher, Stichting Swalm & Roer

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