Behörden

Behörden arbeiten täglich mit datenschutzrelevanten Daten. Viele dieser Dokumente haben verbindliche Aufbewahrungsfristen, wie beispielsweise Bauzeichnungen, Umweltgenehmigungen, Zulassungen und andere wichtige Dokumente. Allesamt Informationen, die nicht nur für den Geschäftsbetrieb, sondern auch aufgrund gesetzlicher Vorgaben aufbewahrt werden müssen. Die interne Lagerung und Archivierung dieser Akten hat allerdings einige Nachteile – wie Platzmangel, Ineffizienz und eingeschränkte Zugänglichkeit. Die Digitalisierung und/oder externe Archivlagerung können diese Nachteile in Vorteile verwandeln. Die Lösungen von Archive-IT bietet viele Vorteile.

Digitalisierung für die Regierung

Die ideale Lösung für häufig verwendete Akten, die an vielen verschiedenen Orten benötigt werden und lange aufbewahrt werden müssen. Archive-IT verfügt über umfangreiche Erfahrung in der Digitalisierung von Akten. Dieser Prozess wird gesetzeskonform und rechtssicher durchgeführt und die digitale Akte erfüllt alle Anforderungen. Archive-IT bespricht gemeinsam mit Ihnen die Wünsche und Anforderungen, die Ihrer Organisation und Ihrem Budget, aber auch den aktuellen Gesetzen und Vorschriften entsprechen.

Laptop

Archivierung für Behörden

Für Auslagerung Ihres Archivs stehen Ihnen bei Archive-IT verschiedene Formen der Archivlagerung zur Auswahl. Auf diese Weise können wir Ihnen immer die passende Lösung anbieten und Sie während des gesamten Prozesses unterstützen. Sicherheit und Sorgfalt bilden die Grundlagen unserer Lösungen. Um die Sicherheit Ihrer Dokumente zu gewährleisten, wurden verschiedene Verfahren festgelegt und Maßnahmen ergriffen – wie beispielsweise unsere Löschgasanlagen. Zudem setzt Archive-IT auf ein einzigartiges Archivkonzept, wodurch wir den Zugriff auf Ihr Archiv und eine geeignete Verwaltung mit der Aktualität des Archivs als Mittelpunkt gewährleisten können.

Archivierungsgesetz? Archive-IT verfügt über einen klimakontrollierten Raum, der vollständig die Anforderungen des niederländischen Archivierungsgesetzes erfüllt. In diesem Raum werden mithilfe der Klimaregulierung Temperatur und Luftfeuchtigkeit auf einem stabilen Niveau gehalten. Der klimakontrollierte Raum ist insbesondere für Schriftgut gedacht, das für eine sehr lange Dauer oder auch auf unbestimmte Zeit aufbewahrt werden muss.

  • Die Datensicherheit ist stets gewährleistet.

  • Informationen sind auch standortunabhängig und außerhalb der Bürozeiten verfügbar.

  • Keine Sorgen hinsichtlich Feuer, Einbruch und/oder Wasserschäden.

  • Akten gehen nicht mehr verloren.

Tablet

Digitaler Zugriff

Letztlich ist der sichere digitale Zugriff auf Informationen entscheidend. Archive-IT bietet mit AIR eine Plattform, in der alle Informationen – physisch wie digital – korrekt archiviert werden können. Und noch viel wichtiger: Auch bequem abrufbar sind! Autark oder nahtlos integriert in Ihr vorhandenes System.

Die Gemeinde Zonhoven wird digitalisiert, um die Effizienz zu steigern!
Zonhoven | Archive-IT

Im April 2018 beschloss die Gemeinde Zonhoven, mit der Digitalisierung des Archivs zu beginnen. Sie haben sich dafür entschieden, die Digitalisierung in Phasen durchzuführen. Die Raumplanung war das erste, was man tun musste!

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