Behörden arbeiten täglich mit personenbezogenen und sensiblen Daten. Dabei gelten hohe Anforderungen an den Datenschutz. Gleichzeitig gibt es viele rechtliche Vorgaben zur berücksichtigen. So gibt es für viele Akten z.B. verbindliche Aufbewahrungsfristen. Das gilt u.a. für Bauzeichnungen, Baugenehmigungen, Zulassungen und andere wichtige Dokumente. Werden diese Akten nur intern archiviert hat das allerdings einige Nachteile. Papierakten nehmen viel Platz weg, verlangsamen Arbeitsprozesse und sind nur eingeschränkt zugänglich. Mit der Digitalisierung von Aktenbeständen profitieren Behörden von größerer Effizienz, indem sie Platz und Arbeitszeit einsparen.
Behörden
Digitalisierung von Akten in Behörden
Die ideale Lösung für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung – perfekt für Akten, die häufig eingesehen, an verschiedenen Standorten benötigt und langfristig aufbewahrt werden müssen.
Archive-IT verfügt über umfangreiche Erfahrung in der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung und der Einführung der E-Akte. Dieser Prozess wird gemäß den gesetzlichen Vorgaben durchgeführt, sodass die digitale Akte allen gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Gemeinsam mit Ihnen entwickelt Archive-IT eine maßgeschneiderte Lösung zur Digitalisierung der Verwaltung, die optimal zu Ihrer Organisation, Ihrem Budget und den aktuellen gesetzlichen Vorschriften passt.
Platz sparen & Effizienz steigern
Neben der Organisation bestehender Dokumente ist die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung ein entscheidender Schritt zur Optimierung des Dokumentenmanagements. Die Umwandlung physischer Dokumente in digitale Akten spart nicht nur Platz, sondern ermöglicht auch eine schnellere und einfachere Verwaltung wichtiger Daten. Dies hilft Behörden, effizienter mit Informationen umzugehen.
Scannen von Großformaten
Unsere hochmodernen Scanner verarbeiten nicht nur Standardformate, sondern auch großformatige Dokumente wie Baupläne, Umweltgenehmigungen, (Land-)Karten, Blaupausen und andere Sonderformate bis zur Größe A0. So können selbst komplexe und umfangreiche Dokumente effizient verwaltet und sicher in einem digitalen Archiv gespeichert werden.
Physische Archivierung
Archive-IT ist seit vielen Jahren ein zuverlässiger Partner für Behörden in Deutschland, wenn es um die physische Archivierung von Akten geht. Unsere Kunden schätzen unsere hohen Sicherheitsstandards und die zuverlässige Bereitstellung benötigter Akten.
Unsere physischen Aktenarchive sind klimatisiert und mit einer modernen CO₂-Löschgasanlage ausgestattet. Zudem sind sie ISO-zertifiziert. Die Aufbewahrung nach dem Archivgesetz von Archive-IT erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen in Deutschland und bietet die ideale Lösung für die externe Archivierung wertvoller Dokumente.
Ihre Vorteile
- Konstant hohe Datensicherheit
- Informationen aus Akten lassen sich auch standortunabhängig außerhalb der Geschäftszeiten anfordern
- Hoher Schutz vor Feuer, Diebstahl oder Wasserschäden
- Keine Akte geht mehr verloren
Reference
„Die Entscheidung für Archive-IT wurde nach einer gründlichen Untersuchung getroffen, bei der sie verschiedene Kriterien abwägten. Ein wichtiges Kriterium war das ISO 27001-Zertifikat, das für Informationssicherheit steht. „Wir arbeiten mit datenschutzrelevanten Dokumenten und Archive-IT hat das in Ordnung.“
Alex Huisman
,
Customer case
Die Gemeinde Peel en Maas wollte die digitalen Dienste für interne Mitarbeiter verbessern. Lesen Sie mehr über die geeignete Lösung von Archive-IT dafür.
Unsere Kunden
