Digitalisierung und Archivierung für Ihre behörden

Behörden

Behörden arbeiten täglich mit datenschutzrelevanten Daten. Viele dieser Dokumente haben verbindliche Aufbewahrungsfristen, wie beispielsweise Bauzeichnungen, Umweltgenehmigungen, Zulassungen und andere wichtige Dokumente. Allesamt Informationen, die nicht nur für den Geschäftsbetrieb, sondern auch aufgrund gesetzlicher Vorgaben aufbewahrt werden müssen. Die interne Lagerung und Archivierung dieser Akten hat allerdings einige Nachteile – wie Platzmangel, Ineffizienz und eingeschränkte Zugänglichkeit. Die Digitalisierung und/oder externe Archivlagerung können diese Nachteile in Vorteile verwandeln. Die Lösungen von Archive-IT bietet viele Vorteile.

anforderung von informationen

Digitalisierung für die Behörden

Die ideale Lösung für häufig verwendete Akten, die an vielen verschiedenen Orten benötigt werden und lange aufbewahrt werden müssen. Archive-IT verfügt über umfangreiche Erfahrung in der Digitalisierung von Akten. Dieser Prozess wird gesetzeskonform und rechtssicher durchgeführt und die digitale Akte erfüllt alle Anforderungen. Archive-IT bespricht gemeinsam mit Ihnen die Wünsche und Anforderungen, die Ihrer Organisation und Ihrem Budget, aber auch den aktuellen Gesetzen und Vorschriften entsprechen.

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Wohnungsbaugesellschaften

Neben der regulären Dokumentation bestehen die Akten der Wohnungsunternehmen häufig aus Bauzeichnungen, Genehmigungen, Fotos und anderen ungewöhnlichen Formaten. Infolgedessen nehmen die Akten viel Platz in Anspruch und sind nicht immer übersichtlich. Wir bieten die Lösung!

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Großformat-Scannen

Neben dem Scannen des Standardformats A4 hat sich Archive-IT auch auf das Scannen von Großformaten spezialisiert. Mit unserem modernen Scanner können wir Dokumente bis zum A0-Format digitalisieren. Denken Sie an Konstruktionszeichnungen, (Länder-)Karten und Blaupausen.

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Physische Archivierung

Archive-IT verfügt über verschiedene Formen der Archivlagerung, nämlich: Lagerung auf Palettenebene, Lagerung auf Aktenebene und konditionierte Lagerung. Auf diese Weise gibt es immer eine passende Lösung, die Ihren Wünschen und Bedürfnissen entspricht. Sicherheit und Sorgfalt sind der rote Faden, der sich durch unsere Lösungen zieht. Denken Sie zum Beispiel an die CO2-Löschgasanlage und unsere ISO-Zertifizierungen.

Die Aufbewahrung nach dem Archivgesetz von Archive-IT erfüllt alle Anforderungen des Archivgesetzes und bietet somit die ideale Lösung für die externe Platzierung Ihrer wertvollen Archivdokumente! Eine komplette Klimaanlage regelt und überwacht alle Arten von Klimafaktoren. Denken Sie an konstante Luftfeuchtigkeit und Temperatur. Dieses Klimasystem signalisiert auch, wenn die Werte nicht den im Archivgesetz festgelegten Standards entsprechen. Diese Signalisierung ermöglicht es uns, die Werte so aufzupolieren, dass sie wieder innerhalb der gesetzten Standards liegen.

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Vorteile der physischen Archivspeicherung:

Die Datensicherheit ist stets gewährleistet
Informationen sind auch standortunabhängig und außerhalb der Bürozeiten verfügbar
Keine Sorgen hinsichtlich Feuer, Einbruch und/oder Wasserschäden
Akten gehen nicht mehr verloren

Digitale Archivierung

Letztlich ist der sichere digitale Zugriff auf Informationen entscheidend. Archive-IT bietet mit AIR eine Plattform, in der alle Informationen – physisch wie digital – korrekt archiviert werden können. Und noch viel wichtiger: Auch bequem abrufbar sind! Autark oder nahtlos integriert in Ihr vorhandenes System.

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Reference

„Die konstante Temperatur, das Löschgassystem, die Luftfeuchtigkeit und die Sicherheit sind erstklassig. Da die Kartons unterschiedliche Abmessungen haben, war es schwierig, sie in unserem eigenen Archiv zu lagern. Bei Archive-IT bauten sie die Regale um, um die Kartons zu archivieren. Auf diese Weise müssen wir nichts wieder aufbauen, das spart uns eine Menge Geld!“

Hans van de Mortel | Städtischer Archivar,

Gemeinde Roermond

„Ich habe immer gesagt: Wir werden nicht digitalisieren, weil die physischen Dateien im Moment nicht lesbar sind. Aber unsere Schulärzte arbeiten vor Ort mit Laptop und UMTS-Karte, so dass die Dateien über das Handy zugänglich sein mussten. Die Dateien wurden 1:1 übernommen und wir waren positiv überrascht, dass sie extrem einfach zu lesen sind. Wirklich großartig!“

Gertrud Vogel ,

GGD Twente

„Die Entscheidung für Archive-IT wurde nach einer gründlichen Untersuchung getroffen, bei der sie verschiedene Kriterien abwägten. Ein wichtiges Kriterium war das ISO 27001-Zertifikat, das für Informationssicherheit steht. „Wir arbeiten mit datenschutzrelevanten Dokumenten und Archive-IT hat das in Ordnung.“

Alex Huisman ,

Gemeente Langedijk

Customer case

Die Gemeinde Peel en Maas wollte die digitalen Dienste für interne Mitarbeiter verbessern. Lesen Sie mehr über die geeignete Lösung von Archive-IT dafür.

Customer case