Beschreibung des Problems

ONS Onderwijsbureau hatte mit Platzmangel zu kämpfen. Der Raum, in dem das Papierarchiv untergebracht war, kostete Geld für Miete und Unterhalt. Darüber hinaus wollten sie sicherstellen, dass ihre Personalakten in Übereinstimmung mit dem GDPR-Gesetz aufbewahrt werden und dass die Mitarbeiter jederzeit Zugang zu ihren eigenen Akten haben.

Lösung

Die Kombination von Digitalisierung und physischer Speicherung war die geeignete Lösung für das ONS Onderwijsbureau. Alle Personalakten der angestellten Mitarbeiter ihrer Kunden wurden digitalisiert und direkt in die AFAS-Umgebungen ihrer Kunden importiert. Es gab auch viele Papierakten von Mitarbeitern, die bereits außer Dienst sind, deren Akten aber noch gesetzeskonform aufbewahrt werden müssen. Sie haben diese im sicheren Archiv von Archive-IT archivieren lassen und können sie bei Bedarf über Scanning on Demand abrufen.

Ergebnis

  • Wertvoller Raum innerhalb der Organisation wird frei, er kann anders genutzt werden.
  • Personalakten sind überall und jederzeit für autorisierte Mitarbeiter verfügbar
  • HR-Dateien werden jetzt in Übereinstimmung mit der GDPR

Schlüsselzahlen

242

Physisch archivierte Dateien

3.309

Digitalisierte Dateien

193.080

Gescannte Bilder

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