Beschreibung des Problems
Das ONS Onderwijsbureau hatte mit Platzmangel zu kämpfen. Der Raum, in dem das Archiv untergebracht war, befand sich an einem A-Standort. Ein geräumiger Bereich, der viel besser genutzt werden könnte, zum Beispiel für zusätzliche Arbeitsplätze. Das Papierarchiv enthielt Personalakten von 50 Kunden des ONS Onderwijsbureau. Darüber hinaus entsprachen die Akten nicht den Vorschriften des AVG. Der Kunde wollte jedem Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf seine Akte geben, um die Transparenz zu erhöhen. Dies ist nur mit einer digitalen Datei möglich.
Lösung
Die Kombination aus Digitalisierung und physischer Speicherung war die richtige Lösung für ONS Onderwijsbureau. Die Akten der derzeit beschäftigten Arbeitnehmer wurden digitalisiert und direkt in die AFAS-Umgebungen ihrer Kunden importiert. Es gab auch viele Papierakten von Arbeitnehmern, die bereits aus dem Arbeitsverhältnis ausgeschieden waren, deren Akten aber noch gemäß den gesetzlichen Bestimmungen aufbewahrt werden mussten. Diese Dateien werden in einem sicheren Archiv von Archive-IT gespeichert. Wenn eine Datei benötigt wird, wird sie per Scanning on Demand geliefert. Die Akte wird dann per Post zurückgeschickt oder digitalisiert, so dass sie noch am selben Tag digital eingesehen werden kann. Bei der Archivierung und Digitalisierung werden die Dateien AVG-sicher gemacht. Das bedeutet, dass nur das Nötigste gespeichert wird.
Ergebnis
- Wertvoller Raum innerhalb der Organisation wird frei, er kann anders genutzt werden.
- Personalakten sind überall und jederzeit für autorisierte Mitarbeiter verfügbar.
- HR-Dateien werden jetzt in Übereinstimmung mit der GDPR.
- Es spart viel Zeit, wenn man mit wenigen Klicks die richtige Datei zur Hand hat.