+49 (0) 2431 97744 0  |  info@archive-it.de
Wonach suchen Sie?

Dienstleister für die Digitalisierung von Personalakten

In HR-Abteilungen ist es oft eine Herausforderung, den Überblick zu behalten. Daten sind über verschiedene Systeme, Papierarchive und gemeinsame Ordnerstrukturen verteilt. Das führt zu Ineffizienz, Risiken im Bereich Datenschutz und unklaren Verantwortlichkeiten.

Als erfahrener Personalakten digitalisieren Dienstleister unterstützt Archive-IT Sie dabei, Ihre Personalakten sicher zu digitalisieren und in ein zentrales HR-System zu integrieren. So schaffen Sie Übersicht, sparen Zeit und erfüllen gleichzeitig alle gesetzlichen Anforderungen, einschließlich der DSGVO.

nehmen sie kontakt mit uns auf

Von der Papierakte zur digitalen Personalakte

Immer mehr Unternehmen wechseln zur digitalen Personalakte. Moderne HR-Systeme bieten häufig ein Modul, in dem Dokumente sicher digital gespeichert werden. Archive-IT unterstützt Sie dabei, bestehende Papierakten und digitale Ordner (z. B. von Netzlaufwerken) vollständig und sicher in diese Systeme zu migrieren.

Dies bringt nicht nur Vorteile für die HR-Abteilung, sondern auch für Mitarbeitende: Sie erhalten einfachen und transparenten Zugriff auf ihre eigenen Personaldaten.

Falls Sie neben den Papierordnern auch digitale Ordner haben, können Sie diese mit Archive-IT ebenfalls in Ihre digitale Anwendung migrieren. Auf diese Weise haben Sie nicht nur direkten Zugriff auf alle Informationen eines Mitarbeiters, sondern können demselben Mitarbeiter auch einen transparenten Zugriff auf seine eigene Akte geben.

Die Vorteile der Digitalisierung von Personalakten

Die Digitalisierung Ihrer Personalakten bringt sofort messbare Vorteile:

  • Effizienz und Platzersparnis: kein physisches Archiv mehr nötig
  • Zentraler Zugriff auf alle Personaldaten
  • Erfüllung der DSGVO und anderer gesetzlicher Vorgaben
  • Erhöhte Sicherheit dank ausgefeilter Berechtigungsstrukturen
  • Transparenz für Mitarbeitende
  • Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten

Drei Methoden der Digitalisierung 

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihre Papierakten zu digitalisieren. Grundsätzlich unterscheiden wir drei Ansätze:

  • Akte- oder Registerebene: Die komplette Struktur der Originalakte wird digital übernommen.
  • Kerndokumente: Nur die wichtigsten Dokumente werden ausgewählt und digitalisiert.
  • Dokumentebene: Jedes einzelne Dokument wird separat digitalisiert und mit Metadaten versehen.

Archive-IT berät Sie gerne zur besten Vorgehensweise für Ihre Organisation.

Integration in Ihr HR-System

Archive-IT bietet Standard-Schnittstellen zu gängigen HR-Systemen, wie z.B. SAP. So werden Dokumente automatisch und korrekt den jeweiligen Mitarbeitenden zugeordnet. Gemeinsam mit Ihrem Anbieter entwickeln wir die passende Lösung – inklusive Bulk-Import der Dokumente.

Was kostet die Digitalisierung von Personalakten?

Die Kosten hängen ab von:

  • Anzahl der Akten
  • Gewählter Digitalisierungs­methode
  • Benötigten Metadaten und Schnittstellen

Daher erhalten Sie von uns stets ein individuelles Angebot. In der Angebotsphase geben wir Ihnen einen transparenten Überblick über alle Kosten.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf